Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Droit d'accès des élèves/étudiants/apprenants à leurs évaluations/examens (2014.0899)

Protection des données

L'accès à ses évaluations/examens doit-il respecter le droit d'accès aux données personnelles ?

Avis du PPDT 2014.0899 publié le 20 février 2015

*  Sous réserve de l'application occasionnelle de quelques modalités, les élèves/étudiants/apprenants du canton de Neuchâtel ont accès à leurs évaluations/examens, selon les règles générales du droit d'accès à ses données personnelles.

Des examens/évaluations constituent des données personnelles d'élèves/étudiants/apprenants, puisque sont considérées comme telles, toutes les informations se rapportant à une personne identifiée ou identifiable (art. 14 let. a CPDT-JUNE)

Par conséquent, les règles sur le droit d'accès à ses données personnelles s'appliquent (art. 31 ss CPDT-JUNE).

Selon la CPDT-JUNE, l’accès aux données comprend la consultation sur place et l’obtention des données par écrit. Il est possible aussi de communiquer oralement les données si le requérant s’en satisfait. Mais cette règle doit s’interpréter ainsi selon le rapport explicatif de l'ancienne loi neuchâteloise à l'origine de cette disposition :

« Cette disposition précise les modalités du droit d'accès. Ce dernier peut s'exercer sur place, par la consultation des documents officiels requis, mais aussi, cas échéant, par l'obtention de copies. Il se peut très bien en effet que l'intéressé envisage dans un premier temps de se contenter d'une simple consultation sur place, puis qu'il constate, à la lecture des documents consultés, que ces informations sont dignes d'être conservées et qu'il souhaite en obtenir copie. C'est ce que permet l'alinéa 1. Même s'il n'en est pas expressément fait mention, il n'en demeure pas moins que la forme écrite la plus économique et la plus efficace est celle du courrier électronique et de la mise à disposition des documents sur Internet, pour peu qu'ils soient disponibles sous forme de documents électroniques. Si tel est le cas, l'autorité pourra renvoyer la personne intéressée à ces modes de consultation, et lui communiquer cas échéant l’adresse du site Internet où le document est publié. Pour les documents disponibles publiquement sur papier, l'autorité requise orientera la personne concernée sur l'organe de publication, telle la Chancellerie d'Etat.» (BOGC - LTAE - 2006-2007, Tome 1, p. 444).

Toutefois, le droit d'accès peut être restreint lorsqu'un intérêt prépondérant public/privé l’exige ou une loi au sens formel le prévoit.

En l'occurrence, il n'existe qu'une seule disposition prévoyant un droit d'accès qu'en cas d'échec (art. 18 Règlement d'application de la loi sur la formation professionnelle, RSN 414.110). Toutefois, cette base légale n’étant pas une loi au sens formel, elle n'est pas applicable.

Par conséquent, pour qu'une direction puisse restreindre l'accès, elle ne peut invoquer qu'un intérêt public prépondérant.

En principe, il n'en existe pas pour refuser purement et simplement l'accès. Par contre, il peut en exister un pour imposer des modalités de consultation.

Plus concrètement, il est possible de limiter l'accès à une consultation sous surveillance pour éviter d'éventuelles copies numériques, notamment lorsqu'il n’est pas possible de composer beaucoup de questions dans une matière particulière, que l'élaboration de l'épreuve/examen nécessite un travail conséquent pour atteindre un but particulier (épreuve cantonale pour comparer les élèves, coordination entre plusieurs écoles…) ou que les questions sont partiellement reprises d'années en années pour effectuer une comparaison du niveau des élèves dans le temps.

Il est également possible de différer le droit à l'accès pour assurer l'égalité de traitement. Notamment si un élève était absent et doit repasser l’évaluation/examen quelques semaines plus tard. Afin de pouvoir poser des questions similaires, le droit d'accès peut être reporté jusqu'à ce que tout le monde ait passé l'examen. De même lorsque qu'un élève est exclu pour une fraude effective ou tentée, l'accès peut être reporté jusqu'à la fin de la session d'examen ou il n'aura pas fait l'objet d'une exclusion.

Bien évidemment, l'accès ne peut pas être restreint (sauf dans le cadre des exemples précédents) lorsque les évaluations/examens sont utilisés les années suivantes pour préparer les prochaines épreuves, ou que la matière offre de multiples possibilités de poser des questions (français, langues étrangères, mathématiques,…).

Au surplus, les directions sont évidemment libres dans la fixation des modalités du rendez-vous. Elles peuvent grouper les demandes d'accès et/ou offrir des horaires fixes de consultations.

Il leur appartient également de décider si elles veulent offrir ou non des explications lors de la consultation des évaluations/examens. Les règles sur la protection des données n'exigent rien à ce propos.

Lorsque l'accès est restreint, la personne doit être informée de ses droits de saisir le PPDT. Pour ce faire il est possible de s'inspirer de ce modèle.

Enfin, il ne faut pas oublier qu'en principe, les évaluations/examens sont soumis aux droits d'auteur. Par conséquent, il n'est pas inutile de rappeler à la personne qui reçoit une copie, qu'elle n'est pas en droit de la publier, sous quelle que forme que ce soit, sans l'accord de son auteur.

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