Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Un extrait de poursuites ou/et du casier judiciaire peuvent-ils être demandé en cours d’emploi ? (2020.3425)

Protection des données

Un extrait de poursuites ou/et du casier judiciaire peuvent-ils être demandé en cours d’emploi ?

Avis du PPDT 2020.3425 publié le 2 novembre 2020

L’obtention d’un extrait de poursuites ou/et du casier judiciaire doit être impérativement nécessaire pour que l’employeur puisse s’assurer que la sécurité est garantie.

Dans l’avis 2019.2791, il est traité la question des données pouvant être récoltées lors de l’embauche, en particulier les casiers judiciaires et les extraits de poursuites. En cours d’emploi, l’employeur est en droit d’effectuer des contrôles de sécurité.

« Il a toutefois un devoir d’assistance vis-à-vis de son personnel, ce qui signifie qu’il doit limiter sa collecte de données à ce qui est absolument nécessaire; l’employé doit être informé préalablement au contrôle de sécurité et par écrit relativement à l’objectif de la collecte d’informations et à la durée de conservation des données ; l’employeur  devra motiver la nécessité du contrôle dans chaque cas particulier et lui indiquer qui va diligenter les démarches; idéalement le contrôle doit être opéré au début du rapport de travail, mais parfois les circonstances peuvent le rendre  nécessaire une fois le rapport établi, auquel cas la mesure doit être annoncée suffisamment tôt pour que le  collaborateur puisse y réfléchir ; il est vivement conseillé au collaborateur qui refuserait le contrôle de sécurité en raison du fait que celui-ci est disproportionné ou non indispensable pour son activité d’en parler à son employeur et de solliciter de savoir pourquoi il doit fournir les informations; » (Sébastien Fanti, Protection des données informatiques, in Jean-Philippe Dunand, Pascal Mahon (éds), La protection des données dans les relations de travail, Collection CERT, Genève/Zurich 2017, Schulthess Éditions Romandes, p. 253).

Mais avant même l’inscription au casier judiciaire, si le titulaire d’une fonction publique est poursuivi pénalement en raison d'un crime ou d'un délit intentionnel, il doit en aviser immédiatement l'autorité dont il dépend. Le Ministère public informe d'office cette autorité des poursuites pénales ouvertes contre un titulaire de fonction publique en raison d'un crime ou d'un délit intentionnel. Au Jura, les autorités pénales n’ont pas le devoir d’informer  (art. 35 LSt ; RSN 152.510 ; art. 24 al. 4 Loi sur le personnel de l’Etat ; RSJU 173.11).

A relever également que les membres de la police neuchâteloise ont le devoir d’informer sans délai le commandant de la police s’ils ne remplissent plus les conditions d’embauche, c’est-à-dire ne pas avoir encouru de condamnation pénale incompatible avec l’exercice de la fonction et ne pas avoir d’actes de défaut de biens définitifs (art. 64 RELPol ; RSN 561.10).

En conclusion, certaines fonctions particulières (notamment les membres de la police, agents de détention, personnes gérant les finances publiques ou des données sensibles) peuvent être amenées, pour des raisons de sécurité, à devoir livrer un extrait de poursuites ou de casier judiciaire. Bien évidemment, le principe de la proportionnalité doit être rigoureusement respecté. Il va de soi que ces documents ne peuvent pas être demandés si leur prise de connaissance n’apporte rien à la sécurité.

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