Bonnes pratiques pour l'utilisation du VIS
A l'attention des responsables d'entités
Il appartient aux responsables des entités jurassiennes ou neuchâteloises dont des collaborateurs/trices bénéficient d'un accès au VIS, de :
-
Vérifier que les bénéficiaires d'un accès au VIS en ont réellement besoin.
-
Octroyer de nouveaux accès au VIS que s'il est nécessaire pour l'accomplissement des tâches.
-
S'assurer que l'accès est supprimé lorsque la personne quitte l'entité ou change d'affectation.
-
Rappeler aux bénéficiaires d'un accès la bonne pratique figurant ci-dessous.
-
Prendre des mesures si des comportements inadéquats sont constatés.
A l'attention des utilisateurs/trices du VIS
Il appartient aux utilisateurs d'un système d'information métier, tel que RIPOL, SPI, SYMIC, ORBIS, API, MACS, eneXs, de respecter rigoureusement les règles suivantes :
-
Prendre le temps de découvrir le VIS en parcourant les pages d'informations.
-
Ne consultez le(s) système(s) d'informations que pour l'accomplissement de tâches professionnelles.
Des utilisateurs sont régulièrement surpris à rechercher des membres de la famille, des proches ou des personnes célèbres.
-
Ne pas livrer l'identifiant/mot de passe à qui que ce soit.
Même pour dépanner un(e) collègue, il est strictement interdit de livrer son identifiant/mot de passe. Une négligence mettrait fortement dans l'embarras l'utilisateur qui devra justifier ses requêtes lors d'un contrôle du PPDT.
Ces derniers ne vous seront jamais demandés par téléphone ou e-mail par qui que ce soit. Dans le canton de Soleure en 2016, 10 % des collaborateurs-trices ont livré ces informations après avoir été sollicités pour une offre promotionnelle par e-mail.
-
Ne pas faire de recherches systématiques.
-
Ne pas utiliser l'accès pour l'accomplissement de tâches d'une autre fonction.
Les personnes à temps partiel, dans une fonction bénéficiant d'un accès au VIS, ne peuvent pas faire de requêtes pour l'accomplissement de tâche d'une autre fonction ne prévoyant pas l'accès au VIS.
- Aiguiller sur cette page internet les personnes concernées désirant accéder à leurs données figurant dans le VIS.