Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Bonnes pratiques pour l'utilisation du VIS

Protection des données

A l'attention des responsables d'entités

Il appartient aux responsables des entités jurassiennes ou neuchâteloises dont des collaborateurs/trices bénéficient d'un accès au VIS, de :

  1. Vérifier que les bénéficiaires d'un accès au VIS en ont réellement besoin.

  2. Octroyer de nouveaux accès au VIS que s'il est nécessaire pour l'accomplissement des tâches.

  3. S'assurer que l'accès est supprimé lorsque la personne quitte l'entité ou change d'affectation.

  4. Rappeler aux bénéficiaires d'un accès la bonne pratique figurant ci-dessous.

  5. Prendre des mesures si des comportements inadéquats sont constatés.

A l'attention des utilisateurs/trices du VIS

Il appartient aux utilisateurs d'un système d'information métier, tel que RIPOL, SPI, SYMIC, ORBIS, API, MACS,  eneXs, de respecter rigoureusement les règles suivantes :

Des utilisateurs sont régulièrement surpris à rechercher des membres de la famille, des proches ou des personnes célèbres.

  • Ne pas livrer l'identifiant/mot de passe à qui que ce soit.

Même pour dépanner un(e) collègue, il est strictement interdit de livrer son identifiant/mot de passe. Une négligence mettrait fortement dans l'embarras l'utilisateur qui devra justifier ses requêtes lors d'un contrôle du PPDT.

Ces derniers ne vous seront jamais demandés par téléphone ou e-mail par qui que ce soit. Dans le canton de Soleure en 2016, 10 % des collaborateurs-trices ont livré ces informations après avoir été sollicités pour une offre promotionnelle par e-mail.

  • Ne pas faire de recherches systématiques.

  • Ne pas utiliser l'accès pour l'accomplissement de tâches d'une autre fonction.

Les personnes à temps partiel, dans une fonction bénéficiant d'un accès au VIS, ne peuvent pas faire de requêtes pour l'accomplissement de tâche d'une autre fonction ne prévoyant pas l'accès au VIS.

  • Aiguiller sur cette page internet les personnes concernées désirant accéder à leurs données figurant dans le VIS.
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