Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Déclaration des activités de traitement au Guichet Unique

Protection des données

Obtenir un accès professionnel au Guichet Unique

Suivez la procédure d'inscription "S'inscrire en tant que professionnel" décrite sur le site guichetunique.ch.

  1. Télécharger le contrat d'utilisation pour professionnel.

  2. Remplir en deux exemplaires le contrat d'utilisation pour professionnel. Attention: ne pas le signer tout de suite, la signature devant se faire en présence d'une autorité reconnue, le PPDT est dorénavant habilité à offrir ce service, selon l'arrêté de la Chancellerie neuchâteloise du 8 juin 2017.

  3. Le ou les signataire(s) doivent se munir du contrat d'utilisation pour personne morale rempli en deux exemplaires non signés, d'une pièce d'identité ainsi que d'un extrait récent du registre du commerce uniquement pour les entités inscrites et se présenter devant l'autorité reconnue de son (leur) choix pour la signature.

L'autorité reconnue signe, date et appose son sceau en fin de document, dans le rectangle "Apposition ou légalisation de la signature par l'autorité compétente".

Les documents sont ensuite envoyés à la Chancellerie (contrat en 2 exemplaires, signés par le demandeur d'accès, copie d'une pièce d'identité, et de l'extrait du registre du commerce pour les entités inscrites).

Après contrôle, la Chancellerie d'État envoie aux signataires associés au contrat d'utilisation de la personne morale (chaque signataire reçoit le courrier à son nom et à l'adresse de la personne morale):

  • une copie du contrat, éventuellement amendée (rôles), muni de toutes les signatures;
  • une lettre contenant le code contrat, le code utilisateur et le mot de passe initial pour se connecter au Guichet unique;
  • un mode d'emploi complet du Guichet unique;
  • un mode d'emploi sur la création et le blocage de comptes collaborateurs.

 

Le délai normal du traitement du processus d'enregistrement des contrats est estimé à 6 semaines. Il n'y a pas d'émolument dans le cadre de la procédure décrite ci-dessus.

                 

Données nécessaires à obtenir avant de déclarer un fichier

       

Généralités

Bases légales

Contenu

Droits d'accès

Nom du fichier Inscrit dans une base légale Données personnelles traitées Entité ayant un droit d'accès aux données
Abréviation Nom de la base légale Données récoltées auprès de Liste de personnes ayant accès aux données
Année de création Article(s) concerné(s) Destinataire(s) Nbre de personnes ayant accès aux données
But   Durée de conservation  
Format   Nbre de personnes concernées  
Gestion technique      
 

Déclaration d'un fichier

Connectez-vous sur guichetunique.ch et utilisez votre identifiant/mot de passe/code professionnel.

Après vous être connecté, choisissez le thème Protection des données et la prestation Registre des fichiers dans le menu (à gauche de la page).

La déclaration d'un fichier se fait en 4 étapes. Tout au long du processus vous avez la possibilité de revenir à la page précédente, d'aller à la page suivante ou d'annuler. Ce dernier bouton annule TOUT  ce que vous avez fait précédemment.

Attention au BUG : lors des étapes dans lesquelles un menu déroulant vous propose des choix, vous avez également la possibilité d'écrire vos propositions en toutes lettres (si le cadre reste rouge cela n'a pas de conséquence). Validez ensuite votre choix par le bouton "Ajouter" (ou autre bouton qui confirme le champ).

 

 

Cliquez sur Ajouter un nouveau fichier

 

 

Onglet Généralités :

  • Le champ Abréviation n'est pas obligatoire au contraire des quatre autres.

  • Le champ But : liste prédéfinie en déroulant le menu ou vous pouvez "forcer" l'écriture.

  • Dans le champ Format, si vous choisissez l'option Informatique, une boite de dialogue apparait Gestion technique. Cochez :

    • Maître de fichier : si vous avez votre propre service informatique qui gère l'aspect technique du fichier
    • Autre service interne : si c'est le SIEN ou le CEG par exemple qui le gère
    • Entreprise externe : si ce n'est pas l'un des deux précédents.

 

Onglet Bases légales :

  • Si vous connaissez la base légale qui légitime le fichier, veuillez cocher la case et suivre ce qui est demandé à l'écran. Dans le cas contraire, ne pas cocher; le PPDT reviendra peut-être vers vous pour avoir des précisions.

 

Onglet Contenu :

  • Données personnelles traitées : La liste est prédéfinie et vous y accéderez en  cliquant sur Modifier, les données sensibles sont signalées en bleu. Choisissez les données correspondantes à vos fichiers et cliquez sur la flèche pour les passer dans Données sélectionnées. Dans le cas où des données sensibles se trouveraient dans une rubrique qui n'est pas précisée comme telle (ex. "Enquête policière" dans laquelle se trouvent : traces, ADN, données signalétiques"), il faut cocher une autre rubrique comme "Poursuites /sanctions pénales" pour apporter le caractère sensible au fichier.

 

Validez vos choix en cliquant sur Modifier et vous reviendrez à la page principale du Contenu.

  • Données récoltées auprès de : Cliquez sur Nouveau participant choisissez dans la liste et enregistrez les données au moyen du bouton Ajouter, refaire l'opération si vous avez plusieurs sources. Vous avez aussi la possibilité d'écrire une nouvelle entité si elle n'existe pas encore. Le cadre reste rouge (bug identifié) mais l'entrée est bel et bien validée.

  • Destinataires : Cliquez sur Nouveau destinataire, choisissez dans la liste et enregistrez les données au moyen du bouton Ajouter, refaire l'opération si vous en avez plusieurs. Vous avez aussi la possibilité d'écrire une nouvelle entité si elle n'existe pas encore. Le cadre reste rouge (bug identifié) mais l'entrée est bel et bien validée.

    • Durée de conservation : Cochez la case qui correspond à votre usage.

    • Nombre approximatif de personnes concernées : idem.

Cliquez sur le bouton Suivant.

 

Onglet Droit d'accès :

  • Si d'autres entités que la vôtre ont accès aux données, enregistrez-les, soit au moyen de menu déroulant soit en les écrivant. Le type d'accès est un champ obligatoire. Validez en cliquant sur le bouton Ajouter.

    • Une liste de personnes ayant accès est établie : A cocher si c'est le cas.

    • Nombre de personnes ayant accès : Champ obligatoire en cas de liste établie.

Vous avez terminé, il ne vous reste qu'à Enregistrer comme brouillon.

 

Fin de la procédure :

  • Le bouton Action permet de consulter, modifier ou supprimer la déclaration d'un fichier.

  • Les déclarations de fichiers contenant des données sensibles ou des profils de la personnalité seront automatiquement publiées. En revanche, pour ceux qui n'ont que des données personnelles "ordinaires", il appartient au maître de fichier de décider s'il veut publier sa liste sur internet ou la conserver à l'interne et ne la communiquer que sur demande.

  • Dans tous les cas le PPDT recevra un message et finalisera la publication en validant votre fichier.

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