Communications entre le service comptable et l'aide sociale (2013.0476)

Un service comptable d'une commune ne peut pas obtenir la liste des bénéficiaires de l'aide sociale.

Un service comptable communal souhaite obtenir la liste des bénéficiaires de l'aide sociale pour éviter les frais de recouvrement des factures de dentistes.

Conformément à la CPDT-JUNE, la communication de listes de personnes bénéficiaires de l'aide sociale au service comptable est exclue. Le respect du principe de la proportionnalité ne permet pas de livrer une liste complète de bénéficiaires, alors que seuls quelques-uns doivent s'acquitter d'une facture de prestations dentaires.

Il est néanmoins possible d'informer ponctuellement le service comptable communal d'une prestation d'aide sociale ou non, pour autant que la personne concernée soit préalablement informée de cette communication avec les précisions suivantes :

• l'identité du maître du fichier (l'aide sociale communale);

• les finalités du traitement pour lequel les données sont collectées;

• les catégories des éventuels destinataires des données;

• le droit d'accéder aux données la concernant, conformément aux articles 31ss de la Convention intercantonale relative à la protection des données et à la transparence dans les cantons du Jura et de Neuchâtel (CPDT-JUNE);

• les conséquences liées au refus de sa part de fournir les données personnelles demandées (en l'occurrence le refus de prise en charge par l'aide sociale).

Il est possible d'échapper à ce devoir d'information si la personne a déjà été renseignée à ce sujet, ou si la communication figure dans la réglementation communale.

Le non-respect de cette obligation constitue une violation de la CPDT-JUNE qui peut être reprochée au maître du fichier (l'aide sociale communale) et engager sa responsabilité en présence de dommage ou de tort moral pour la personne concernée.

En d'autres termes, pour les personnes qui ont déjà un dossier, il s'agira de les informer de cas en cas. Pour les nouveaux dossiers, il est suggéré de mettre ces informations dans un des formulaires remplis à l'ouverture du dossier.

Il est aussi possible et préférable que le service comptable s'adresse directement aux personnes concernées pour obtenir l'information en leur expliquant la finalité du besoin.