Rapport 2015

La CPDT-JUNE prévoit que le PPDT s'efforce d'amener les parties à un accord lorsqu'il est saisi d'une requête reprochant à une autorité de ne pas avoir respecté celle-ci; lorsque la conciliation échoue, la cause peut être transmise à la CPDT pour qu'elle rende une décision susceptible de recours auprès des tribunaux cantonaux. Ci-après sont énumérées les requêtes terminées en 2015. Une seule requête est encore en cours depuis 2013. Son traitement a été suspendu dans l’attente d’une décision de la Cour de droit public neuchâteloise.

CONCILIATIONS

En matière de protection des données

• Demande de rectification d'une information détenue par un service d'aide sociale. Requête retirée.

• Demande d'accès aux données personnelles détenues par la police neuchâteloise. Conciliations aboutie.

• Demande des coordonnées des héritiers au service des contributions pour leur verser un montant dû au défunt. Requête retirée.

En matière de transparence

• Demande d'accès au nombre d'autorisations spéciales de circuler délivrées par une commune. Conciliation aboutie.

• Une association neuchâteloise demande l'accès à des documents d'impacts environnementaux. Échec de la conciliation; la Commission de la protection des données et de la transparence a été saisie.

• Un rapport d'audit sur un centre de requérants d'asile est demandé par des journalistes. Échec de la conciliation; la Commission de la protection des données et de la transparence a été saisie.

• Un citoyen demande des documents concernant les arrangements fiscaux accordés aux entreprises au Département des finances et de la santé. Échec de la conciliation.

• Demande d'accès d'un dossier au Ministère public faisant l'objet d'une ordonnance de non-entrée en matière. Échec de la conciliation.

Le PPDT doit surveiller l’application de la CPDT-JUNE et peut émettre des recommandations au besoin. Pour ce faire, il a pris l'initiative de vérifier le respect des règles de la protection des données dans divers cas de figure. Comme le nombre de nouveaux dossiers, celui des surveillances a également notablement augmenté (trente en 2015 contre dix-huit en 2014), dont la moitié est toujours en cours.

SURVEILLANCES

• Mise en place de mesures de sécurité au service des contributions.

• Le cadre des déclarations faites sur Facebook par un élu a été vérifié. Il s'est avéré que les données provenaient du cercle privé d'amis et ont été reportées à titre personnel.

• Le traitement des factures pour les prestations de traitements stationnaires dans le domaine de l'assurance-maladie obligatoire a été vérifié.

• Il a été vérifié si le DFS neuchâtelois était en droit de récolter des données auprès de Prévoyance.ne pour calculer les subventions accordées aux EMS.

• Il a été rappelé à une entité qu'il faut utiliser le champ CCi pour envoyer un e-mail à un nombre conséquent de destinataires.

• L'application Outlook pour IOS et Android a été interdite par les services informatiques puisqu'il s'agit en fait d'un cloud qui stocke toutes les données transitant par la messagerie professionnelle.

Sous ce lien, se trouve l'ensemble des Surveillances du PPDT ouvertes et terminées en 2015.

Les autorités cantonales et communales ayant respecté les avis rendus par le PPDT, il n'a pas été nécessaire cette année de les contraindre à respecter la CPDT-JUNE par l'intermédiaire de l'outil de la recommandation.

Une recommandation impose aux maîtres de fichiers de décider s'ils entendent se soumettre ou non aux injonctions du PPDT. Ce dernier peut saisir la CPDT contre les décisions de refus.

La version 1.0 de l’application permettant aux entités neuchâteloises de déclarer les fichiers est utilisable depuis la toute fin d’année 2014. Des entités neuchâteloises ont été invitées à déclarer leurs fichiers durant 2015. Dès que la phase de test sera terminée, cette solution sera reprise par le Service informatique jurassien (SDI).

Les premiers retours semblent montrer que la déclaration exige des efforts de l'administration pour lesquels elle juge parfois ne pas avoir momentanément les ressources. Le PPDT accompagne au mieux les entités dans ces démarches.

Les maîtres de fichiers neuchâtelois doivent passer par le Guichet unique. Les maîtres de fichiers jurassiens devront passer par le Guichet virtuel pour saisir leurs informations. Le public pourra accéder aux listes directement par l’intermédiaire du site du PPDT.

Le PPDT a régulièrement des contacts informels avec le suppléant du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Il est également le vice-président du groupe de coordination des autorités suisses de protection des données (ACPD) depuis 2011 (réunissant le PFPDT ainsi que tous les cantons) qui a notamment pour but d’échanger les informations nécessaires et utiles à la surveillance effective de l’utilisation du SIS, ainsi que de soutenir et coordonner les activités de surveillance de chacun de ses membres.

Depuis avril 2014, le PPDT a intégré le comité de privatim, association regroupant les préposés cantonaux. Cette dernière soutient ses membres sur les questions générales d'importance internationale, nationale ou intercantonale. Cette institution est très utile, voire indispensable, pour se former des opinions et prendre des positions si possible coordonnées au niveau national. La complexité croissante des questions soumises aux autorités cantonales, qui sont souvent en grande partie identiques ou du moins similaires dans les cantons, nécessite une étroite collaboration. Le PPDT a pu cette année profiter des travaux effectués dans ce cadre, notamment le contrôle cantonal des factures de prestations stationnaires dans le domaine de l'assurance obligatoire de soins.

Le PPDT a également été nommé en qualité de membre du Groupe de travail Protection des données de l’Organisation d’accompagnement intercantonale de la Conférence des gouvernements cantonaux, qui évaluera les conséquences de la reprise de la nouvelle directive européenne à propos de Schengen-Dublin sur les droits cantonaux de la protection des données.

Il a aussi été nommé préposé suppléant pour le Canton de Vaud par son Conseil d’Etat qui a anticipé une éventuelle demande de récusation de la préposée vaudoise. Finalement, le dossier concerné s’est clôturé sans que le PPDT n’ait eu à intervenir.

Une collaboration informelle entre les préposés des cantons latins a également été mise sur pied. Il est prévu des réunions semestrielles. Le PPDT a accueilli ses homologues à Neuchâtel en mai.

Sous l’impulsion du PPDT, une plateforme d’échanges a été mise sur pied et est effective depuis le deuxième semestre 2014.

Bien que la Commission de la protection des données et de la transparence et le PPDT aient été mis dans le même centre financier, alors qu’il s’agit de deux autorités autonomes et indépendantes, les comptes ci-dessous ne prennent pas en considération les chiffres de la Commission.

Le budget 2015 a été bien respecté puisqu’il en ressort une économie de SFr. 33'796.-. Les trois quarts des économies s’expliquent par la non utilisation de prestations de services. L’attribution ou non de mandats dépend de la complexité et de l’ampleur des dossiers rencontrés. Le quart restant est essentiellement dû à une budgétisation trop élevée des formations et fournitures.

Les graphiques ci-après permettent de détailler les 352 dossiers ouverts en 2015.

Plus des deux tiers de l'activité consistent à conseiller le public et les entités soumises à la CPDT-JUNE. Le nombre de dossiers en matière de transparence est en baisse (- 9), contrairement à ceux relatifs à la protection des données, qui en compte 66 de plus. Cette forte augmentation s’explique en partie par un accroissement de 40 % des dossiers de vidéosurveillance. Dans le rapport 2014, il avait d’ailleurs été annoncé que cette problématique ferait l’objet d’une attention particulière.

Les communes sont à l'origine d'environ 17 % des dossiers, soit une proportion stable par rapport à 2014 (+ 1 %).

Huit nouvelles requêtes de conciliation ont été réceptionnées en 2015, dont quatre ont été retirées, deux se sont conclues par une conciliation et deux par un échec, aucune ne reste donc pendante, ou n’a pour l’instant fait l'objet d'une transmission à la CPDT.

Le nombre d’ouvertures de dossiers est passé de 292 à 352 entre 2014 et 2015, soit une augmentation de 20.5 %. Cependant, le nombre de dossiers classés est resté stable : 313 contre 316 en 2014. Cependant, le rythme de clôture des dossiers dépend davantage de leur vitesse de traitement par les administrations que par le PPDT. Fin 2015, environ 133 dossiers étaient dans l’attente de nouvelles ou de réponses, alors qu’ils n’étaient que 70 à fin 2014. Pour l’heure, aucune entité n’attend avec impatience une détermination du PPDT.

La précision des statistiques est à relativiser. L’outil a surtout été prévu pour obtenir des chiffres à titre indicatif. Il n’est pas impossible qu’elles comportent quelques petites erreurs ou incohérences.

L’année écoulée a été marquée par une augmentation substantielle des dossiers (+ 20.5 %), mais uniquement en matière de protection des données. Le nombre de dossiers en matière de transparence a légèrement fléchi. Malheureusement, il n’y a pas d’outil permettant de savoir s’il s’agit d’une baisse d’intérêt pour le domaine ou si les entités donnent plus facilement satisfaction aux requêtes qui leur sont adressées.

Parallèlement, le registre de fichiers est arrivé à la phase de production pour le canton de Neuchâtel. Après la sollicitation des premiers services, il s’avère que cette tâche exigera beaucoup plus d’énergie que prévu, en tout cas au début.

Un audit d’une certaine ampleur du service des contributions neuchâtelois a également exigé beaucoup de temps. S’étant terminé en toute fin 2015, le résultat sera publié durant l’année 2016 et fera l’objet d’un commentaire dans le prochain rapport.

`À relever que le premier trimestre 2016 laisse présager à nouveau une augmentation d’une ampleur similaire à celle de 2015.

Quoi qu’il en soit, le volume des dossiers traités semble montrer un intérêt grandissant pour la protection des données et la transparence.

Comme chaque année, le PPDT cherche à donner des réponses rapides et aussi claires que possible, de manière à ce que le demandeur puisse mettre en œuvre l'avis reçu sans trop se torturer l'esprit. Vu que la CPDT n'a été saisie que deux fois en 2015 sur neuf requêtes traitées (aucune fois sur sept requêtes traitées en 2014), la réalisation de cet objectif paraît rester sur le bon chemin.

Les dossiers traités montrent qu'il faut rester particulièrement vigilant sur les sujets suivants, d'autant plus que certaines de ces problématiques deviennent "chroniques" :

• L'absence de base légale, qui permettrait la pose de vidéosurveillance dans les entités paraétatiques. Ces dernières peinent à comprendre pourquoi les particuliers, les entreprises privées, les communes et les administrations réussissent à y recourir, mais pas elles. Dans le cas des structures d'accueil extrafamilial neuchâteloises, celles-ci ont obtenu la base légale nécessaire grâce à la collaboration du Service de Protection de l'Adulte et de la Jeunesse (SPAJ). Mais toutes les entités paraétatiques ne bénéficient pas d'un tel relais.

  Une exigence difficilement réalisable a pour conséquence que des vidéosurveillances s'installent tout de même au mépris des conditions imposées par les règles de la protection des données.

• Les fournisseurs d'applications informatiques proposent de plus en plus des solutions en ligne et non plus hébergées exclusivement au sein des structures des entités soumises à la CPDT-JUNE. Les administrations cantonales réussissent en principe, pour l'instant, à conserver l'hébergement des données personnelles. Il n'en va pas de même pour certaines entités paraétatiques qui, pour des raisons de coûts essentiellement, sont tentées par l’adoption de solutions externalisées.

• La communication par e-mail est devenue le standard, mais le respect de la confidentialité n'a malheureusement pas suivi l'évolution. Si les envois de courriels au sein du même réseau (RCJU ou ACN par exemple) sont sécurisés, il n'en va pas de même pour ceux envoyés entre deux réseaux (par exemple, administration cantonale jurassienne et certaines communes, administration cantonale et Confédération, …). En raison des coûts, voire de convivialité d’utilisation, la mise en place d'échanges d'e-mails chiffrés peine à voir le jour.

Note :  

[1]    Par autorités cantonales et communales, il faut comprendre le Grand Conseil, son bureau et les commissions qui en dépendent; le Conseil d'État, l'administration cantonale et les commissions qui en dépendent; le pouvoir judiciaire; les Conseils généraux et communaux, leurs administrations et les commissions qui en dépendent; les établissements et corporations de droit public cantonaux et communaux, leurs administrations ainsi que les commissions qui en dépendent; les personnes morales et autres organismes de droit privé dans lesquels une autorité détient une participation majoritaire; les personnes privées, lorsqu'elles accomplissent une tâche de droit public sur délégation d'une autorité; les groupements d'autorités.

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