Rapport d'activité 2013

Préambule

La Convention intercantonale des 8 et 9 mai 2012 relative à la protection des données et à la transparence dans les cantons du Jura et de Neuchâtel (CPDT-JUNE) a été approuvée par Décret du 4 septembre 2012 du Grand Conseil neuchâtelois et par Arrêté du 5 septembre 2012 du Parlement jurassien.

La convention est entrée en vigueur le 1er janvier 2013.

Par arrêté des 5 et 12 février 2013 du Gouvernement jurassien et du Conseil d’État neuchâtelois, ont été nommés membres de la Commission de la protection des données et de la transparence commune aux cantons du Jura et de Neuchâtel, pour la période allant du 1er février 2013 au 31 décembre 2017 :

• Monsieur Luc Dobler, Delémont;

• Madame Carmen Grand, Peseux;

• Monsieur Jacques-André Guy, Neuchâtel;

• Monsieur André Simon-Vermot, La Chaux-de-Fonds;

• Monsieur Vincent Willemin, Delémont.

La présidence de la commission a été confiée à M. Jacques-André Guy.

Activités

La commission s’est réunie à La Chaux-de-Fonds pour sa séance constitutive le 2 mai 2013. À cette occasion, elle a défini son mode de fonctionnement pour la préparation des décisions à venir; elle a estimé qu’il n’était pas nécessaire, en l’état, d’élaborer un règlement interne, comme le permet l’article 9 al. 3 CPDT-JUNE. Ayant son siège à La Chaux-de-Fonds et bénéficiant, dans la mesure nécessaire, de l’appui du greffe de l’autorité judiciaire neuchâteloise de première instance (article 7 CPDT-JUNE), la commission a aussi mis au point son fonctionnement avec le greffe du Tribunal régional des Montagnes et du Val-de-Ruz. La greffière de ce Tribunal, Mme Yvette Paroz Veuve, s’est révélée efficace, aimable et dévouée. Elle a aidé à mettre au point les documents informatiques indispensables et a trouvé l’appui du SIEN (Service informatique de l’entité neuchâteloise) entre autres pour donner une adresse électronique à la commission Com.pdt@ne.ch. Quelques problèmes de fonctionnement de la messagerie doivent encore être résolus. Grâce à cet hébergement a priori moins exposé que d’autres faisant la une de la presse internationale, la sécurité des échanges entre les membres de la commission et le greffe doit être mieux garantie ; les documents importants sont de plus protégés par un mot de passe.

La commission a accepté, dans son principe, l’offre d’avoir une rencontre avec les Ministre jurassien, respectivement Conseiller d’État, alors en charge de la mise en œuvre de la convention ; au vu cependant des élections du Grand Conseil et du Conseil d’Etat dans le canton de Neuchâtel en mai 2013, puis de la saisine d’une affaire concernant le Conseil d’État neuchâtelois en juillet 2013, la commission a décidé de différer cette rencontre.

Le 10 septembre 2013, la commission a rencontré, dans ses locaux aux Breuleux, le Préposé à la protection des données et à la transparence des cantons du Jura et de Neuchâtel, M. Christian Flückiger, pour une prise de contact. Cette rencontre a été décidée sans perdre de vue le souci - légitime - des législateurs cantonaux de préserver une stricte séparation organique entre le préposé et la commission.

A l’occasion de cet échange de vues, la publicité des activités de la commission, voulue par l’article 13 al. 2 CPDT-JUNE et qui ne concerne pas seulement l’information due aux autorités, mais aussi au public¹, a été mise au point ; une page internet a été créée sur le site du préposé http://www.ppdt-june.ch.

Décisions

La commission a été saisie durant l’exercice 2013 d’une (seule) affaire que le préposé lui a transmise, ainsi qu’il en a la compétence après l’échec d’une conciliation tentée devant lui entre les parties (article 42 CPDT-JUNE).

La commission a rendu sa décision le 19 novembre 2013. En résumé, un journaliste souhaitait avoir accès à la convention de départ signée entre le Conseil d’État neuchâtelois et un chef de service de l’administration. Suite au refus du Conseil d’État, puis de l’échec de la conciliation devant le préposé à la protection des données et à la transparence, ce dernier a saisi la commission. Dans sa décision du 19 novembre, la commission a considéré que la convention de départ est un document officiel ; son accès ne pouvait pas en l’espèce être refusé en raison d’un intérêt public ou privé prépondérant. Un caviardage des mentions étroitement liées au fonctionnaire concerné a été ordonné pour permettre de préserver suffisamment l’intérêt privé de ce fonctionnaire. La décision a été mise en ligne Decision de la CPDT 2013 01. Un recours est pendant.

Comptes et budget

Dans son rapport du 9 mai 2012 à l’appui d’un projet de décret portant approbation de la convention (cf pp. 40ss) le Conseil d’État neuchâtelois rappelle un principe important :

« Il est proposé de renoncer à la mise sur pied d'un contrôle de gestion interparlementaire au présent cas, notamment pour les motifs suivants : Tout d'abord, la taille de l'institution commune rendrait un tel contrôle disproportionné (il est question d'un budget inférieur à 300'000 francs; outre des commissaires se réunissant sporadiquement, la dotation en personnel est inférieure à deux postes). Par ailleurs, l'indépendance dont doivent disposer les autorités compétentes en matière de protection des données pour répondre aux exigences de Schengen-Dublin se verrait amoindrie si un contrôle de gestion interparlementaire était prévu. Il y a également lieu de relever que tant la commission que le préposé auront l'obligation de faire un rapport annuel aux autorités législatives et exécutives des deux cantons, comprenant notamment l'exposé de leurs comptes respectifs (art. 10, al. 2, et 13 CPDT-JUNE). Les pouvoirs législatifs de nos deux cantons disposeront ainsi d'un moyen de contrôle. Compte tenu de ces éléments et au vu de la complexité avec laquelle s'exerce le contrôle de gestion interparlementaire, il apparaît préférable de renoncer à l'instituer ici. »

Dans ce même rapport, le budget nécessaire au fonctionnement de la commission a été évalué, avec toutes les réserves liées à l’absence de base de comparaison, à 5'000 francs.

En application de l’article 10 al. 1 CPDT-JUNE, et dès sa première réunion, la commission a présenté un budget pour 2013 - théorique puisque le montant de 5'000 francs mentionné ci-dessus avait déjà été voté en décembre 2012 - de 6'623 francs (tablant sur 3 séances ou audiences annuelles), de 10'871 francs pour 2014 (4 séances + 1 en réserve) et - au titre de la planification roulante 2015-2017 - de 10'870 francs à 12'994 francs (soit 5 ou 6 séances ou audiences annuelles).

Le budget 2014, qui a été voté par le Parlement jurassien et par Grand Conseil neuchâtelois, était difficile à établir ; en effet, il n’y a guère d’éléments concrets permettant de prévoir l’ampleur de l’activité future d’une toute nouvelle commission. Il y a par ailleurs des activités imprévisibles, telle la 2ème évaluation Schengen pour la Suisse², qui se déroulera en 2014 très probablement en partie dans les cantons du Jura et de Neuchâtel. C’est ce que la commission a appris plusieurs mois après l’élaboration de son budget 2014, et sans savoir encore quelle ampleur ce contrôle aura pour ce qui la concerne. La participation durant une journée d’une délégation réduite de la commission (2 personnes) ne peut pas être refusée au motif que le budget 2014 ne prévoit pas cette charge ! Dans un tout autre ordre d’idée, il serait regrettable aussi de renoncer à une formation continue parce que l’occasion à saisir ne se présente que durant l’année en cause. Il faudra sans doute que les autorités législatives et exécutives de nos cantons admettent comme possible un dépassement de budget en cours d’exercice. La commission fera naturellement preuve de mesure sur ce plan et présentera les comptes.

Cette obligation de prudence en matière de prévisibilité budgétaire étant rappelée, il apparaît que l’exercice comptable 2013 boucle avec un chiffre positif de 322.10 francs (6'623 francs de dépenses prévues au budget, 6'300.90 francs de dépenses effectives). En bref, la commission a tenu les trois séances déjà énumérées (séance constitutive du 2 mai ; rencontre avec le Préposé du 10 septembre ; séance de délibérations et décision du 19 novembre dans la cause opposant une société de presse au Conseil d’État). Les dépenses sont des indemnités de séance (5'540 francs) et des frais de déplacement (760.90 francs) fixés en application d’un Arrêté adopté par les gouvernements cantonaux.

Remarques finales

Ce premier rapport est succinct. L’activité durant l’exercice 2013 aura été réduite, elle aussi, puisque la commission s’est organisée le 2 mai seulement et qu’elle a été saisie d’un seul dossier, dans lequel la décision a été rendue dans un délai raisonnable. Les membres de la commission, issus des deux cantons concordataires, ont eu le temps de faire connaissance et de mesurer que la confiance nécessaire existe entre eux pour entreprendre dans les meilleures conditions une activité dont les buts sont élevés : protéger la personnalité et les droits fondamentaux des personnes qui font l’objet d’un traitement de données personnelles par des entités jurassiennes et neuchâteloises, d’une part (article 1er al. 2 de la convention), permettre la formation autonome des opinions, favoriser la participation des citoyens à la vie publique et veiller à la transparence des activités des autorités, d’autre part (article 1er al. 3). Si la commission n’a aucune compétence pour contrôler l’activité du Préposé lui-même, elle rendra les décisions qui lui incombent avec l’indépendance qui fait sa force et en assumant la responsabilité que cela induit.

1 « Les rapports au sens de l’article 13 ne se limitent pas à de simples considérations statistiques et financières, mais consacrent également l’autonomie du préposé et de la commission. Ils sont également un moyen d’information du public » (Rapport précité du Conseil d’Etat, p. 32).

2 Voir le communiqué de l’Office fédéral de la Justice du 10 décembre 2013 : http://www.news.admin.ch/message/index.html?lang=fr&print_style=yes&msg-id=51329