Stockage des données

Un dossier d’employé doit régulièrement être épuré des documents qui ne sont plus nécessaires pour la « vie active » du dossier. Le cas échéant, ils doivent être proposés aux archives qui décideront du sort de ceux-ci. Concrètement cela signifie que la durée de conservation d’évaluations est a priori de cinq ans maximum à compter de celles-ci. Pour les pièces comptables relatives à des paiements, la durée de conservation sera de 10 ans à compter de la transaction. La conservation globale d’un dossier pendant 10 ans, après le départ de l’employé, est manifestement excessive. Certes, l’employeur est tenu de pouvoir établir un certificat de travail jusqu’à 10 ans après le départ de l’employé. Cependant, cette obligation ne nécessite pas la conservation de tout le dossier. D'autant plus que rien n'empêche l’employeur d'établir un certificat, quand bien même il n’est pas demandé (dossier 2022.4144).

Les données des resquilleurs dans les transports publics doivent être supprimées après 2 ans, sous réserve des données comptables pour ceux qui ne se sont pas acquitté de leur dû durant ce délai. Toutefois, ils ne doivent plus figurer dans un fichier de resquilleurs, mais de débiteurs (dossier 2022.4143).

Pour déterminer la durée de stockage des données, il est indispensable de se poser quelques questions pour tenter de cerner la durée : le document, le dossier ou l’applicatif contient-il des données personnelles ? Quel est le traitement concerné ? Quel est l’objectif (finalité) de ce traitement ? Quels sont les éléments qui peuvent être utiles à la détermination de la durée (par ex : présence de données sensibles, environnement juridique ou réglementaire applicable, etc.) ? Un texte (législatif ou réglementaire) impose-t-il une durée pour ce traitement ?

• Si oui : quel est le périmètre de cette obligation ? Quelles sont les données personnelles concernées par cette obligation ? Pendant combien de temps doivent-elles être conservées en base active ? Est-ce une durée minimale ou maximale ? S’agit-il d’une obligation d’effacement ou de conservation ?

• Si non : jusqu’à quand les données sont-elles nécessaires pour atteindre l’objectif (finalité) fixé ? Existe-t-il des recommandations sectorielles pour ce traitement ? (dossier 2021.4015).

Tout employé a le droit d’accès à ses données personnelles (pour plus de détails). Les données ne peuvent être traitées que le temps nécessaire pour l’accomplissement des tâches légales. Chaque document, chaque information, doit faire l’objet d’un examen. Néanmoins, dans le Canton de Neuchâtel, il est prévu que des faits qui ont motivé un blâme ou un déplacement, ne peuvent plus être mentionnés après l'écoulement d'un laps de temps de cinq ans à compter du jour où ils ont été prononcés (art. 50 LSt). Alors que dans le Canton du Jura, l’autorité ne peut pas ouvrir la procédure de licenciement plus d’une année après la découverte des faits et, en tous les cas, pas plus de dix ans après que les faits se sont produits (art. 88 LPers). Par conséquent, les informations concernées doivent être effacées à l’échéance des délais précités. Quant aux critiques des tiers figurant dans le dossier, si les autorités n’en ont rien fait pendant plusieurs années, leur conservation devient inutile. En revanche, si elles sont utilisées pour la mise en place de mesures, les informations pourront être conservées le temps de la gestion de la problématique et quelques années suivant la fin de cette dernière.

Selon la loi sur l’archivage, tous les documents doivent être proposés aux archives, qui décideront de la conservation ou de la destruction (dossier 2020.3158).

L’examen de la durée de stockage des dossiers des ressources humaines doit se faire document par document. Il n’est pas possible de considérer le dossier comme un tout. Un recueil de durée de conservation est mis à disposition par les autorités genevoises (dossier 2019.2756).

Les données relatives aux résidences secondaires peuvent être conservées tant que le statut ne change pas. Par contre, après un départ de la commune ou lors du passage de résidence secondaire en principale, les documents doivent être archivés selon la loi sur l'archives ou détruits (dossier 2016.1355).

Il est fermement déconseillé aux entités d'utiliser un cloud pouvant stocker des données aux USA, malgré l'existence du Safe Harbor (dossier 2015.1017).