Informations requises par les services sociaux relatives aux traitements dentaires

Préambule

Par courrier du 3 octobre 2001, l’Autorité de surveillance LCPP a été saisie par un particulier qui soumettait à son appréciation le questionnaire des Services sociaux relatif aux traitements dentaires.

Le particulier demandait si ce questionnaire, qui contient nombre de questions personnelles, est conforme avec la loi sur la protection des données et si des radiographies peuvent être exigées.

Contacté par l’Autorité de surveillance LCPP, le Chef du Service social de Neuchâtel a expliqué que les rubriques du questionnaire sont remplies en fonction du traitement à faire. Pour les traitements de moins de Fr. 1'500.00, le Service social contrôle la correspondance du genre du traitement et des points facturés par le dentiste; pour les traitements supérieurs à Fr. 1'500.00, les formulaires sont remis au dentiste-conseil qui donne son préavis sur la nécessité de garantir tout ou partie du traitement. Les documents sont conservés dans le dossier du client, ces informations étant utiles lors du traitement des factures. Le Chef du Service précisait que cette pratique relève des directives du Service de l’action sociale et a été inspirée par les pratiques de la Caisse cantonale de compensation et du Service des réfugiés.

Selon l’article 29 ch. 1 let c et d LCPP, l’Autorité de surveillance a notamment pour tâches de contrôler périodiquement les installations, la gestion des données et leur utilisation, de même que d’ordonner d’office ou sur requête la rectification ou la suppression de données. En ces conditions, il apparaît que l’Autorité de surveillance peut également être habilitée à faire part de son avis, s’agissant d’une question relevant de la protection de la personnalité, sans sortir de son domaine de compétences. Il ne s’agira cependant que d’un avis, lequel ne liera pas l’Autorité de surveillance qui pourrait, le cas échéant, par exemple dans le cadre d’un recours, devoir nuancer voire modifier son opinion en fonction des circonstances de l’affaire qui lui serait présentée.

Avis

Les articles 3 et 4 LCPP (RSN 150.30) fixent différents principes quant au traitement de données par l’administration.

Ainsi, ne sont gérées que les données nécessaires à l’accomplissement de tâches conférées à l’administration qui les traite (article 3 al.1) ; de plus, les principes de vérité, de proportionnalité et de spécificité notamment doivent être respectés (article 4).

Selon l’article 13 de l’arrêté fixant les normes pour le calcul de l’aide matérielle (RSN 831.02), en principe, seuls sont pris en charge les frais dentaires résultant de soins d’urgence ou nécessaires à la conservation de la mastication (alinéa 1) ; à l’exception des cas d’urgence, les traitements dentaires doivent faire l’objet d’un devis soumis par le médecin-dentiste traitant à l’autorité d’aide sociale pour décision (alinéa 2) ; lorsque le montant total du devis dépasse Fr. 1'500.00, il doit être soumis pour contrôle au médecin-dentiste conseil désigné par le Département (alinéa 3).

De surcroît, l’article 32 de la loi sur l’action sociale (RSN 831.0) stipule que la personne qui sollicite une aide matérielle est tenue de renseigner l’autorité sur sa situation personnelle et financière de manière complète et de produire les documents nécessaires (alinéa 1) ; elle doit, en outre, donner à l’autorité la possibilité de prendre toute information utile (alinéa 2), l’autorité pouvant, à défaut, refuser d’intervenir (alinéa 3).

Les Services sociaux sont donc habilités à réclamer un devis du médecin-dentiste traitant.

L’article 13 alinéa 1 de l’arrêté fixant les normes pour le calcul de l’aide matérielle n’assure la prise en charge par les Services sociaux que des frais dentaires résultant de soins d’urgence ou nécessaires à la conservation de la mastication. L’autorité doit donc déterminer, pour chaque devis qui lui est soumis, si les conditions de cette disposition sont remplies. Il paraît par conséquent justifié qu’elle réclame les informations qui figurent dans les formulaires qu’elle utilise, pour qu’elle puisse être à même de prendre sa décision en connaissance de cause. Pour la même raison, elle peut être habilitée à réclamer des radiographies.

L’Autorité de surveillance relève en outre que l’article 28 de la loi sur l’action sociale prévoit que les membres des autorités et les personnes chargées de l’aide sociale sont tenus à un devoir général de réserve et de discrétion ; ils ne peuvent divulguer sans l’accord de l’intéressé ou de l’autorité compétente les faits dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leur activité qui doivent rester secrets, des renseignements et documents pouvant toutefois être communiqués à l’intérieur des collectivités publiques ou entre elles lorsque cette communication est nécessaire à l’exécution de leurs tâches.

Ces dispositions assurent au bénéficiaire de prestations des Services sociaux que les informations qu’il leur remet vont être traitées avec confidentialité. Cela vaut également pour les informations contenues dans le formulaire des Services sociaux relatif aux traitements dentaires, et aux radiographies qui leur sont confiées.

L’Autorité de surveillance relève cependant qu’une fois un traitement achevé et les factures réglées, la personne concernée doit avoir la possibilité de demander aux Services sociaux que les radiographies lui soient restituées ou retournées à son médecin-dentiste traitant. De même, il a la possibilité de demander que les postes du devis relatifs à l’état de sa denture avant le traitement soient caviardés. En effet, il n’apparaît pas que ces documents et renseignements soient encore d’une quelconque utilité aux Services sociaux quand les soins ont été accordés et la facture honorée, alors que l’article 3 alinéa 1 LCPP ne permet aux autorités de ne gérer que les données nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.

Conclusion

L’Autorité de surveillance LCPP prend ainsi les conclusions suivantes :

Les Services sociaux sont autorisés par la loi à réclamer des devis des médecins-dentistes traitants lorsqu’une aide matérielle est demandée.

Le formulaire de devis utilisé par les Services sociaux et l’exigence de la remise de radiographies paraissent justifiés afin de permettre aux autorités de déterminer si les conditions de l’octroi d’une aide sont réunies.

Cependant, une fois le traitement achevé et la facture honorée, la personne concernée a la possibilité de demander aux Services sociaux que les radiographies lui soient retournées ou restituées au médecin-dentiste traitant, et que les postes du devis relatifs à l’état de sa denture avant le traitement soient caviardés, ces documents et renseignements n’étant alors plus nécessaires aux Services sociaux.