Registre public inventoriant les fichiers de données sensibles

Selon l’article 22 de la Convention relative à la protection des données et à la transparence pour les cantons du Jura et Neuchâtel (CPDT-JUNE), le préposé (PPDT) a pour mandat de tenir un registre public inventoriant les fichiers contenant des données sensibles.

L'existence de ces fichiers doit lui être annoncée par les maîtres de fichiers de toutes les entités concernées, avant que les fichiers soient opérationnels.

Pour ce faire, il suffit de remplir ce formulaire. En cas de doutes, n'hésitez pas à consulter les traitements déjà déclarés neuchâtelois et jurassien.

Le but est de fournir les indications importantes relatives à tous les traitements de données sensibles d’une entité ou d’un sous-traitant. Le registre des fichiers permet donc d'aider aux personnes concernées de faire valoir leurs droits.

La déclaration n'engage que le responsable du traitement. Le PPDT n'effectue pas de contrôle systématique des formulaires réceptionnés. Elle n'équivaut pas à une mise en conformité à toutes les règles de protection des données. Ce n'est que l'accomplissement d'une des obligations imposées par les règles de protection des données.

Les entités ont également l'obligation de tenir un répertoire interne de leurs fichiers contenant des données personnelles (art. 21 CPDT-JUNE).

Elles doivent être en mesure de livrer sur requête les informations suivantes :

1. L'identité du responsable du traitement, coordonnées incluses
2. Les catégories de données traitées
3. La base légale et la finalité du traitement
4. Les destinataires ou catégories de destinataires des données.

Si nécessaire, une plate-forme est à disposition des entités pour remplir leurs obligations légales. Pour l'utiliser, les entités jurassiennes et neuchâteloises doivent suivre la démarche décrite sur la page consacrée à la déclaration de traitement sur le guichetunique.ch.