Requêtes anonymes d'accès à des documents officiels (2010.0082)

Préambule

L'administration est régulièrement confrontée à des demandes anonymes en matière d'accès à des documents officiels.

AVIS

La loi ne précise pas qu’une personne doit être identifiée formellement ; on ne peut donc pas exiger l'identification d'une personne qui demande à accéder à un document officiel.

À propos des modalités de la transmission des renseignements, l'article 22 de la loi cantonale du 28 juin 2006 sur la transparence des activités étatiques (LTAE, RSN 150.50) prévoit que l'accès aux documents officiels comprend la consultation sur place et cas échéant l'obtention de copies. L'autorité peut aussi donner oralement des renseignements sur le contenu d'un document officiel si la requérante ou le requérant s'en satisfait.

Le Bulletin officiel du Grand Conseil, mai 2005 - avril 2006, p. 444, précise que "même s'il n'en est pas fait mention, il n'en demeure pas moins que la forme écrite la plus économique et la plus efficace est celle du courrier électronique et de la mise à disposition des documents sur Internet, pour peu qu'ils soient disponibles sous forme de documents électroniques. Si tel est le cas, l'autorité pourra renvoyer la personne intéressée à ces modes de consultation, et lui communiquer cas échéant l'adresse du site Internet où le document est publié."

Quant à l'article 30 LTAE, il prévoit que lorsque l'autorité refuse, restreint, diffère ou assortit de charges la communication d'un document, elle indique sommairement par écrit les motifs de sa décision, de même que la possibilité de saisir le Préposé cantonal à la gestion de l'information.

Ce dernier ne peut être valablement saisi que par une requête contre une décision de l'autorité requise Une décision doit avoir été notifiée à l'administré pour acquérir force exécutoire, conformément à l'article 4 al. 1 let. b de la loi cantonale du 27 juin 1979 sur la procédure et la juridiction administratives (LPJA, RSN 152.130).

Elle déploie ses effets à l'égard des personnes qu'elle concerne dès qu'elle leur a été notifiée, c'est-à-dire à partir du moment où elle a été communiquée à son ou ses destinataires. La date de notification est importante car elle marque le point de départ du délai de recours. Pour des motifs de sécurité du droit il ne serait pas acceptable que le destinataire ait en son pouvoir de décider lui-même si et quand une décision lui est notifiée. La notification est considérée comme un acte sujet à réception, ce qui signifie qu'elle a lieu au moment à partir duquel le destinataire peut en prendre connaissance. La preuve de la notification – soit de l'existence même d'une notification et de sa date précise – incombe à l'administration. La décision doit être notifiée à l'administré. On entend par là le ou les destinataires visés par la mesure qu'elle comporte (Schaer Robert, Juridiction administrative neuchâteloise, Ed. Ides et Calendes, Neuchâtel 1995, p. 38 ss).

Pour remplir ces conditions, deux seules formes de notification par l'administration neuchâteloise sont pour l'heure possible, soit l'envoi par porteur ou par lettre recommandée.

Au vu de ce qui précède, l'administration devrait réagir ainsi face à une demande anonyme d'accès à un document.

Si l'administration accepte la demande d'accès, le demandeur peut rester anonyme. L'administré peut obtenir le document par voie électronique, pour autant que l'administration le possède sous format électronique et qu'il n'est pas déjà accessible sur internet. Le cas échéant, seul le lien sera envoyé. Si le document n'existe pas sous format électronique, l'administration est en droit, conformément à l'article 22 LTAE, d'exiger que la personne vienne au guichet. Mais elle est aussi libre de demander par email une adresse postale (une boîte postale suffit) pour envoyer les documents sous format papier.

Si l'administration refuse, restreint, diffère ou assortit de charges l'accès, elle doit en informer l'administré anonyme et lui demander de s'identifier ainsi que ses coordonnées postales, afin de lui notifier une décision formelle.

La demande de coordonnées devra indiquer à l'administré qu'il:

• n'est pas obligé de répondre, mais que le cas échéant, il perd son droit de saisir le Préposé cantonal à la gestion de l'information pour contester la décision.

• peut requérir anonymement l'opinion du Préposé cantonal à la gestion de l'information sur le bien-fondé de la demande de l'administration.

Selon les principes généraux du droit, seules les personnes physiques et morales sont susceptibles de se voir notifier valablement une décision administrative. Par conséquent, l'administration pourra demander qu'une association justifie son existence légale par l'intermédiaire de statuts signés par les membres fondateurs.