Conditions de travail exceptionnelles et protection des données

En cette période difficile, il va sans dire que la Conférence suisse des préposés à la protection des données soutient la lutte contre le COVID-19. Elle est consciente que l'ensemble du personnel est soumis à des conditions difficiles et inédites.

Mais la lutte contre le COVID-19 et la protection des données ont en commun la lutte contre un risque invisible et difficilement perceptible.

De toute évidence la première doit être privilégiée actuellement, mais il serait également bien dans l'intérêt de tous, tant que faire se peut, de ne pas trop oublier la seconde.

Pour cela, vous pouvez vous rafraîchir la mémoire dans le cadre inédit du télétravail pour certains, en parcourant notamment les pages :

1. Des obligations à respecter lors des traitements des données personnelles.

2. Des Thèmes A à Z permettant de trouver des réponses à vos questions.

3. Du guide vous aidant à déterminer si une communication est autorisée ou non.

Une des règles d'or est que, tant dans le cadre du télétravail que dans une situation ordinaire, les données personnelles des citoyens ne doivent être accessibles qu'aux personnes qui en ont besoin pour l'accomplissement de leurs tâches légales.

Au vu des circonstances, même s'il est difficile de mettre sur pied des précautions infaillibles, il est vivement conseillé de suivre les prescriptions en matière de protection des données.

Si des questions restent sans réponse, vous pouvez sans hésitation contacter le PPDT.

Sitôt que la situation sera revenue à la normale, les responsables de traitement seront invités à vérifier le bien-fondé des éventuels nouveaux traitements de données personnelles nés durant cette crise sanitaire.

Pour les écoles qui ont conclu un contrat-cadre Microsoft convenu avec Educa, les visioconférences doivent se faire à l'aide de Microsoft Teams, à moins qu'elles ne disposent d'un outil bénéficiant au moins des mêmes garanties contractuelles relatives à la sécurité et à la protection des données.

L'administration et les écoles ne bénéficiant pas du contrat précité peuvent se tourner vers une autre solution, telles que celles proposées par la Préposée zurichoise et aux conditions indiquées. Voir aussi le tableau synthétisant les différentes solutions à disposition à ce jour (11.3.2021).

Le PFPDT a aussi donné les conditions cadre qu'un système de visioconférence doit respecter dans ce feuillet.

Quant à l'utilisation d'une messagerie instantanée, telle que WhatsApp, Facebook,  Messenger, Instagram,... doit être proscrit, tant dans les écoles que dans l'administration. Au vu de l'analyse des applications courantes sur le marché faite par la Préposée zurichoise à la protection des données, l'utilisation de Threema doit être privilégiée, voire celle de Wire. Ces deux applications sont aussi faciles à installer et à utiliser que les messageries courantes moins respectueuses de la personnalité des utilisateurs.

Pour des échanges professionnels ou scolaires, l'utilisation d'une nouvelle/seconde messagerie instantanée respectant la personnalité des utilisateurs ne paraît pas être un problème insurmontable ou trop chronophage.