Accès à la boîte e-mail d'une personne décédée (2014.0845, 2014.0874)

* La consultation des données d'une personne décédée est accordée lorsque le requérant justifie d'un intérêt à la consultation et qu'aucun intérêt prépondérant de proches de la personne décédée ou de tiers ne s'y oppose. Un intérêt est établi en cas de proche parenté ou de mariage avec la personne décédée.

Les parents, proches, conjoints, employeurs ont le droit d'accéder à la boîte e-mail de leur enfant, proche, conjoint, employé.

Lorsqu'une personne qui décède bénéficiait d'un compte e-mail d'une entité, se pose la question des droits d'accès à ses données personnelles.

Ces derniers relèvent des droits de la personnalité. A ce titre, ils sont non transmissibles à cause de mort, non cessibles et ne se prescrivent pas (Philippe Meier, Protection des données, 2010, PdS, N. 975, p. 364).

Il s'agit également de droits strictement personnels. Le mineur ou une personne sous curatelle l'exerce de manière autonome, dès qu'il a la capacité de discernement (plus ou moins 12 ans selon la doctrine, mais à déterminer au cas par cas). Lorsque le mineur ou la personne sous curatelle n'est pas capable de discernement, le droit d'accès peut être exercé par son représentant légal, car il ne s'agit pas d'un droit strictement personnel absolu. Rien ne semble s'opposer au fait qu'un représentant privé (par ex. un avocat), muni d'une procuration, demande l'accès pour le compte de son mandant. Il appartiendra au maître de fichier d'être attentif à l'identification du mandataire et à la documentation du pouvoir de représentation privée. (Philippe Meier, Protection des données, 2010, PdS, N. 1009 ss, p. 375).

Le droit d'accès s'éteint avec la personnalité de la personne concernée (Philippe Meier, Protection des données, 2010, PdS, N. 1012, p. 376).

Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) va dans le même sens :

"[…] le droit d'accès est réservé exclusivement à la personne concernée et n'est pas transmissible, ni à des personnes vivantes ni par testament. Mis à part les cas, dans lesquels la personne concernée est incapable de discernement et où les parents peuvent par exemple faire valoir le droit d'accès en qualité de représentant légal de leur enfant, le droit d'accès ne revient même pas à la parenté. Ces derniers peuvent uniquement faire valoir leur propre droit d'accès, pour autant qu'il existe.  L'article 1er, 7e alinéa, OLPD, octroie en principe un droit de consultation aux proches parents de personnes décédées, droit qui est cependant limité par d'éventuels intérêts prépondérants de proches de la personne décédée ou de tiers." (3ème Rapport d’activités 1995/1996 du PFPDT).

Certes l'Ordonnance sur la loi fédérale de la protection des données (OLPD, RS 235.11) n'est pas directement applicable aux entités. Toutefois, comme l'indique le "Commentaire de l'Office de la justice à l’appui de l’ordonnance du 14 juin 1993 (état au 1^er janvier 2008) relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD, RS 235.11)" (p. 3) :

cet "alinéa 7 règle un cas particulier: les demandes de consultation de données concernant des personnes décédées. Cette disposition n'est pas à proprement une règle d'application de l'article 8 LPD. Elle détermine les conditions auxquelles une personne peut consulter des données relatives à une personne décédée tout en garantissant la protection de la personnalité des proches. Cette disposition reprend les principes minimaux dégagés par la jurisprudence […]" .

Par conséquent, les modalités d'accès aux données d'une personne décédée relevant de la jurisprudence interprétant la constitution fédérale, l'article 1 al. 7 OLPD doit être appliqué aux entités soumises à la CPDT-JUNE, puisqu'il n'est qu'une retranscription des conditions posées par le Tribunal fédéral.

Autrement dit :

"La consultation des données d'une personne décédée est accordée lorsque le requérant justifie d'un intérêt à la consultation et qu'aucun intérêt prépondérant de proches de la personne décédée ou de tiers ne s'y oppose. Un intérêt est établi en cas de proche parenté ou de mariage avec la personne décédée." (art. 1 al. 7 OLPD).

En pratique cela impose notamment d'agir ainsi dans les cas suivants :

• Les parents, ou un mandataire (avocat, police, …), ont le droit d'accéder à la boîte e-mail de leur enfant décédé si des intérêts prépondérants de tiers ne s'y opposent pas. La pesée des intérêts entre ceux des tiers et ceux des parents (reconnus expressément par la jurisprudence) doit être faite par le responsable du service informatique de l'entité (de préférence avec l'aide du PPDT) qui met à disposition la boîte e-mail et qui a les droits d'accès nécessaires.

  Concrètement, l'entité devra préalablement s'assurer de la légitimité du mandataire lorsque les parents ne demandent pas directement. Ensuite, il lui appartiendra de trier les données qui pourraient atteindre la personnalité de tiers.

  Par exemple:

  • La demande d'accès à la boîte e-mail d'un élève doit être faite à la Direction qui devra juger de sa pertinence. Ensuite, le(s) responsable(s) du service informatique devra(-ont) trier (de préférence avec l'aide du PPDT) les e-mails et éviter de laisser l'accès à un courriel mentionnant, par exemple, que "X. a fumé du cannabis avec Z. qu'ils ont acheté dans un bar", "j'ai vu mon oncle avec sa maîtresse…", "ma sœur m'a confié qu'elle avait le SIDA", "ma tante m'a confié qu'elle voulait divorcer"…

• Un employeur, ou un mandataire (avocat, …) a le droit d'accéder à la boîte e-mail de son employé décédé pour autant qu'il justifie d'un intérêt et qu'aucun intérêt prépondérant de proches de la personne décédée ou de tiers ne s'y oppose. Concrètement, la pesée des intérêts entre ceux des tiers, des proches et de l'employeur doit être faite en premier lieu par le responsable du service informatique de l'entité (de préférence avec l'aide du PPDT) qui met à disposition la boîte e-mail et qui a les droits d'accès nécessaires.
  
  Pour faciliter les démarches, les employeurs sont encouragés à demander aux utilisateurs de mettre les e-mails privés dans un répertoire particulier de leur boîte.

• Compte tenu que le droit d'accès n'est pas transmissible en cas de décès, les directives d'employeurs prévoyant d'autres modalités que celles qui précèdent ne sont pas applicables, sont en revanche réservées les éventuelles bases légales cantonales (en principe formelles).

• La police sollicite, sur mandat du ministère public, l'accès à une boîte e-mail d'une personne décédée. L'entité sollicitée doit s'exécuter selon les instructions figurant dans ledit mandat.

Dans tous les cas, le PFPDT conseille :

en "cas de décès, le compte de courrier électronique du défunt sera immédiatement bloqué et les données seront sauvegardées. Les personnes qui enverront un message à l’adresse bloquée seront automatiquement informées du fait que cette adresse n’existe plus. La réponse automatique pourra en outre leur indiquer une adresse de remplacement."

De plus, il est rappelé que les responsables informatiques soumis au statut de la fonction publique neuchâtelois ou à la loi jurassienne sur le personnel ont l'obligation de dénoncer au Ministère public les infractions qu'ils constatent dans le cadre de leur fonction. Pour ce faire, ils doivent informer leur hiérarchie qui procédera à la dénonciation si la situation l'impose.

Concrètement, si un e-mail d'une personne décédée mentionne que "Z. a vendu de la cocaïne à Y.", il faut le dénoncer au Ministère public.