Modalités d'accès aux documents officiels (2016.1602)

Bien que la loi mentionne une consultation sur place, voire l'obtention de copies des documents officiels, la transmission par courrier électronique, ou la mise à disposition par internet, est autorisée.

Les modalités d'accès à un document officiel se traitent selon l’article 71 CPDT-JUNE, « En principe, l’accès aux documents officiels comprend la consultation sur place, et cas échéant l’obtention de copies. ». Mais cette disposition doit s’interpréter ainsi selon le rapport explicatif de l'ancienne loi neuchâteloise à l'origine de cette disposition :

« Cette disposition précise les modalités du droit d'accès. Ce dernier peut s'exercer sur place, par la consultation des documents officiels requis, mais aussi, cas échéant, par l'obtention de copies. Il se peut très bien en effet que l'intéressé envisage dans un premier temps de se contenter d'une simple consultation sur place, puis qu'il constate, à la lecture des documents consultés, que ces informations sont dignes d'être conservées et qu'il souhaite en obtenir copie. C'est ce que permet l'alinéa 1. Même s'il n'en est pas expressément fait mention, il n'en demeure pas moins que la forme écrite la plus économique et la plus efficace est celle du courrier électronique et de la mise à disposition des documents sur Internet, pour peu qu'ils soient disponibles sous forme de documents électroniques. Si tel est le cas, l'autorité pourra renvoyer la personne intéressée à ces modes de consultation, et lui communiquer cas échéant l’adresse du site Internet où le document est publié. Pour les documents disponibles publiquement sur papier, l'autorité requise orientera la personne concernée sur l'organe de publication, telle la Chancellerie d'Etat.» (BOGC - LTAE - 2006-2007, Tome 1, p. 444).