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Modalités de la mise à disposition des documents archivés (2016.1703)

Transparence

Quelles sont les modalités de consultation des documents archivés ?

Avis du PPDT 2016.1703 publié le 7 février 2017

   

Neuchâtel

 

Les modalités de la mise à disposition des documents neuchâtelois archivés figurent aux articles 20 et 27 ReLArch (RSN 442.23) :

  • L'office gère une salle de consultation et une bibliothèque spécialisée ouvertes au public.

  • Le Conseil communal met à disposition du public un espace adapté à la consultation.

  • La consultation dans les locaux de conservation d'archives n'a lieu qu'à titre exceptionnel, sous la surveillance du personnel de l'office, respectivement de l'administration communale.

  • Des copies peuvent être fournies à la place des originaux afin de préserver l'état de conservation de ceux-ci.

  • Si l'état des documents archivés ou de leur classement l'impose, leur consultation peut être restreinte, soumise à condition ou refusée. L'office, respectivement le Conseil communal, motive sa décision et s’efforce de proposer une solution alternative.

  • Le nombre de documents archivés délivrés à chaque usager peut être limité s’il excède la capacité d’encadrement du personnel de surveillance ou pour des motifs de sécurité des documents.

  • La reproduction d'archives par tout moyen technique est soumise à l’autorisation de l'office, respectivement du Conseil communal.

  • La reproduction ne peut être autorisée s'il en résulte un dommage pour les originaux.

  • Les éventuels droits d’auteur sont réservés.

  • La reproduction d’unités complètes (fonds, séries) n’est pas autorisée, sauf dans le cadre de projets présentant un intérêt public et approuvés par l'office, respectivement par le Conseil communal.

Jura

 

Les modalités de la mise à disposition des documents cantonaux/de district jurassiens archivés figurent principalement aux articles 28 à 30 de l'Ordonnance sur les archives publiques de la République et Canton du Jura (RSJU 441.211). Pour les détails, il faut se référer au règlement de d'utilisation des archives par le public de l'Office du patrimoine historique édicte un règlement.

  • L'usager qui ne respecte pas le règlement d'utilisation des archives peut se voir interdire l'accès à ces dernières par le chef de l'Office du patrimoine historique.

  • En règle générale, la photocopie de documents d'archives est autorisée s'il n'y a aucun risque de détérioration pour l'original.

  • L'Office du patrimoine historique peut pratiquer le prêt à l'extérieur. Dans le Canton, les documents ne sont prêtés qu'aux services de l'État, aux communes et aux musées. Hors du Canton, les documents ne sont prêtés qu'aux archives et bibliothèques suisses et étrangères qui usent de réciprocité envers les archives jurassiennes.

  • L'Office du patrimoine historique tient un registre des prêts et se fait délivrer un reçu des pièces sorties.

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