Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Stockage des souches d'amendes d'ordre (2013.0507)

Protection des données

Quelle est la durée de stockage des souches d'amendes d'ordre ?

Avis du PPDT 2013.0507 publié le 14 juin 2013

La police cantonale est en droit de conserver pendant 10 ans les souches d'amendes d'ordre pour respecter les règles comptables.

Dans la mesure où les souches papier des amendes d'ordre constituent l'équivalent d'une facture ou d'une quittance d'encaissement, elles doivent être qualifiées de pièces comptables, de même que les correspondances relatives à leur recouvrement. La police cantonale doit pouvoir justifier la cause du versement d'un tiers. Faute de quoi, elle serait dans l'impossibilité de se défendre contre une action civile en enrichissement illégitime.  Même si les montants unitaires ne sont pas conséquents, elle pourrait aussi être dans l'impossibilité de se défendre face aux reproches de recevoir illégalement de l'argent (corruption, pots-de-vin…).

Un délai de conservation de 10 ans est dès lors imposé par les règles comptables. L'accès à ces documents papiers doit cependant être strictement limité aux personnes s'occupant de la gestion financière.  Le nombre de ces personnes doit également être restreint au strict minimum nécessaire.

Quant à la destruction, elle doit respecter les règles cantonales en vigueur en matière d'archivage. Il appartient à la police cantonale de s'en enquérir auprès à l'archiviste cantonal pour déterminer plus précisément le sort des documents ayant atteints la fin du délai de conservation, au regard des règles sur la protection des données.

 

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