Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Traitements de données au sein de NOMAD dans le cadre d'enquêtes pénales (2015.1287)

Protection des données

Quelles sont les modalités pour les traitements de données personnelles par l'ensemble du personnel de NOMAD dans le cadre d'enquêtes pénales ?

Avis du PPDT 2015.1287 publié le 21 octobre 2016

Les traitements de données personnelles, dans le cadre d'enquêtes pénales, par l'ensemble de NOMAD, y compris les apprentis, étudiants, élèves, stagiaires, ainsi que les membres de la direction générale et les cadres supérieurs (ci-après le personnel), sont soumis à certaines conditions qui peuvent varier selon les cas de figure. Les principaux sont développés ci-après.

1. L'ensemble du personnel est-il en droit de répondre aux questions de la police dans le cadre d'une enquête pénale ?

La police judicaire a notamment le droit de procéder à toutes les recherches et de faire toutes les constatations nécessaires et utiles à l'enquête et de prendre toutes les mesures qui lui paraissent indiquées pour établir l'état de fait (Procédure pénale suisse, Alain Macaluso, Gérard Piquerez, 2011, p. 567, N.1656).

Contrairement aux demandes usuelles de communication de données personnelles, le personnel interrogé ne peut pas exiger que la police motive sa démarche, en raison du secret de l'instruction auquel est tenue cette dernière (art. 73 CPP, RS 312.0). En principe, la police se contente d'indiquer l'objet de la procédure. Toutefois, il ne faut pas oublier que la police doit respecter les principes de protection des données contenus dans la CPDT-JUNE et est soumise à la surveillance du PPDT. Par conséquent, si les personnes interrogées considèrent que des questions ne respectent a priori pas le principe de la proportionnalité, elles peuvent faire part de leur sentiment au PPDT, qui effectuera une surveillance a posteriori, s'il le juge nécessaire.

Par ailleurs, il est préférable de s'assurer préalablement que la question émane bien de la police. S'il s'agit d'un téléphone, il est préférable que la personne interrogée demande à appeler la centrale. S'il s'agit d'un e-mail, elle vérifiera l'authenticité de l'auteur en cliquant sur l'adresse e-mail afin de voir apparaître le carnet d'adresse comportant des indications cohérentes avec la signature du courriel.

En principe, le personnel de NOMAD interrogé a la qualité de personne appelée à donner des renseignements (art. 178 al. 1 let. g CPP, RS 312.0). Il n'est dès lors pas tenu de répondre (art. 180 CPP, RS 312.0), mais s'il souhaite le faire, il doit préalablement respecter les modalités suivantes :

  • S'il est soumis au secret médical (notamment les médecins et les collaborateurs agissant sous leur responsabilité, telle que les infirmiers), il doit préalablement s'en faire délier  par le patient ou une décision du Département des finances et de la santé, sur préavis du médecin cantonal, sauf si les questions sont relatives à une infraction qu'il a l'obligation de dénoncer.

  • S'il s'agit du personnel non soumis au secret médical et que les questions concernent des faits relatifs aux patients, résidents ou à des clients. Dans ce cas, le personnel a la qualité de fonctionnaire au sens du droit pénal (art. 110 CP, RS 311.0; ATF 135 IV 198, consid. 3.3) et est soumis au devoir de discrétion/secret de fonction imposé par l'article 8.4 de la CCT 21 de droit public. Il ne peut répondre que si l'autorité à laquelle il est soumis l'y a habilité par écrit.

    A relever que la CCT 21 n'impose pas le secret de fonction pour les rapports internes de NOMAD, notamment les relations employeur-employé, ou employé-employé. La discrétion relative à ces dernières est dès lors exclusivement soumise aux règles de la protection des données de la CPDT-JUNE. En d'autres termes, le personnel interrogé, par exemple sur des actes commis par un autre membre du personnel, ne peut pas se prévaloir du secret de fonction.

    Il se peut que dans certains cas, le ministère public convoque un membre du personnel de NOMAD en qualité de témoin. Dans ce cas, le personnel peut également refuser de répondre, mais uniquement si : 

  • Il entre dans la liste de l'article 168 CPP  (par exemple, lien de parenté avec le prévenu), sauf dans les cas prévus à l'alinéa 3.

  • C'est nécessaire pour sa propre protection ou celle d'un proche (art. 169 CPP).

  • Il est soumis au secret médical (voir ci-dessus), sauf s'il s'agit de faits relatifs à un crime ou à un délit contre la vie ou l'intégrité corporelle, la santé publique ou l'intégrité sexuelle, ou que les exceptions de l'article 171 al. 2 et 3 CPP sont remplies. Il peut néanmoins s'en faire délier selon la manière décrite ci-dessus.

  • Il s'agit du personnel non soumis au secret médical et que les questions concernent des patients, des résidents ou des clients. Dans ce cas, le personnel est aussi soumis au devoir de discrétion/secret de fonction imposé par l'article 8.4 de la CCT 21 de droit public. Il ne peut répondre que si l'autorité à laquelle il est soumis l'y a habilité par écrit. Cette dernière ne peut ordonner à la personne concernée de témoigner que si l'intérêt à la manifestation de la vérité l'emporte sur l'intérêt au maintien du secret (art. 170 CPP).

    A relever que si les questions portent sur les rapports internes de NOMAD, notamment les relations employeur-employé ou employé-employé, la discrétion relative à ces dernières est dès lors exclusivement soumise aux règles de la protection des données de la CPDT-JUNE. En d'autres termes, le personnel interrogé, par exemple sur des actes commis par un autre membre du personnel, ne peut pas se prévaloir du secret de fonction. Il est donc dans l'obligation de répondre, sauf s'il peut invoquer l'une des exceptions des articles 168 et 169 CPP. Par contre, si le personnel est interrogé pour des actes commis par des patients, résidents ou clients, il doit préalablement se faire relever du secret de fonction selon les modalités figurant ci-dessus.

2. Le personnel interrogé ou au courant de l'enquête peut-il communiquer des informations y relatives ?

Conformément à l'article 165 CPP, la police peut enjoindre au personnel entendu en qualité de témoin, sous commination de la peine prévue à l'art. 292 CP, de garder le silence sur les auditions envisagées ou effectuées et sur leur objet. Cette obligation est limitée dans le temps.

Même si le personnel ne reçoit pas d'injonction de la police, il se doit de respecter les principes généraux des règles de la protection des données (art. 16 ss CPDT-JUNE). Plus précisément, il n'est en droit de communiquer aux autres membres du personnel que les données qui leurs sont nécessaires pour l'accomplissement de leur travail.

Concrètement, cela signifie que si quelqu'un est interrogé en qualité de salarié de NOMAD au sujet d'un collègue, il n'est pas en droit d'aller le dire à d'autres, sans le consentement de ce dernier. Le cas échéant, cela constituerait une atteinte à la personnalité.

3. Le témoin interrogé ou les dirigeants de NOMAD sont-ils en droit d'être tenus au courant de la suite des poursuites pénales ?

Non, sauf s'il s'avère par la suite qu'ils sont également victimes et qu'ils se sont portés parties plaignantes.

La direction de NOMAD pourrait néanmoins être partiellement informée s'il était nécessaire de protéger le personnel ou les personnes qu'elle prend en charge.

A relever que pour les infractions poursuivies exclusivement sur plainte, le délai pour la déposer est de 3 mois.

4. NOMAD peut-il se renseigner sur l'actualité ou les antécédents pénaux du personnel ?

Lors de l'entretien d'embauche, l'employeur soumis à la CCT 21 ne peut obtenir des données personnelles des candidats qu'avec leur consentement et en respectant les principes généraux de la protection des données. Cela signifie qu'il ne peut récolter que les données nécessaires pour évaluer l'aptitude du candidat à occuper le poste offert, et après avoir précisé la finalité de l'obtention de l'information, si elle n'est pas facilement reconnaissable.

Par conséquent, il peut par exemple demander le casier judiciaire à un candidat qui devra s'occuper de la trésorerie ou de personnes à leur domicile. Ces activités n'étant notamment pas compatibles avec une condamnation pour vol. Il peut également demander la présentation du permis de conduire aux candidats qui seront amenés à conduire pendant leurs activités professionnelles.

En revanche, ces documents ne peuvent pas être demandés à un candidat qui s'occupera de tâches administratives sans responsabilités particulières. Les demandes systématiques sont donc exclues.

En cours de contrat, se pose la question du droit de l'employeur à pouvoir vérifier si les conditions de l'embauche sont toujours remplies (condamnations pénales incompatibles, retrait de permis).

Un contrôle régulier, voir planifié de la possession du permis de conduire ou de l'absence de condamnations pénales ne peut avoir lieu que s'il est prévu contractuellement.

Un contrôle ponctuel peut avoir lieu en cas de soupçons suffisants.

Le respect du devoir de fidélité impose aux employés d'informer spontanément une condamnation pénale incompatible avec l'activité professionnelle, ou un retrait de permis lorsqu'il est nécessaire.

5. Le personnel est-il dans l'obligation de dénoncer des infractions pénales constatées dans le cadre de leurs activités professionnelles ?

Le personnel de NOMAD qui acquiert, dans l'exercice de ses activités professionnelles, la connaissance d'une infraction se poursuivant d'office, est tenu d'en aviser sans délai le ministère public, en procédant par voie hiérarchique (art. 33 LI-CPP; RSN 322.0).

 

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