Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Rapport neuchâtelois 1991

Protection des données

Rapport de l'Autorité de surveillance instituée par la loi cantonale sur la protection de la personnalité

Rapport du 31 janvier 1992

Conformément à l'article 29 al.2 de la Loi cantonale sur la protection de la personnalité, nous avons l'honneur d'adresser le présent rapport au Conseil d'Etat à l'attention du Grand Conseil.

La composition de l'Autorité de surveillance est restée inchangée. Elle se compose des personnes suivantes :

Président :    M. Daniel Hirsch

Président suppléant : M. Claude Bourquin

Membres : Me Claire-Lise Oswald et M. Bernard Renevey

Membres suppléants : Me Jerôme Fer et M. Pierre-André Chardon

Durant l'année 1991, l'Autorité de surveillance s'est réunie à six reprises. Elle a procédé à des contrôles et s'est consacrée à la liquidation des tâches courantes selon les explications qui figurent ci-après.

Publication des fichiers

La préparation de la publication dans la Feuille Officielle des listes des fichiers annoncés a enfin pu être terminée en collaboration avec la Chancellerie d'Etat. Cette opération a nécessité, outre un important travail de saisie, de fastidieuses opérations de contrôle, afin que la publication soit complète et conforme aux déclarations de fichiers reçues. La publication doit paraître incessamment dans la Feuille Officielle du canton de Neuchâtel.

Recensement

L'Autorité de surveillance a continué à se préoccuper des opérations de recensement. Rappelons, en effet, que le règlement d'application de la Loi d'introduction de la Loi fédérale sur le recensement fédéral de la population avait chargé l'Autorité de surveillance d'assurer le contrôle de la protection des données au niveau cantonal et communal, notamment en collaboration avec le service homologue jurassien pour assurer la protection des données relatives aux questionnaires neuchâtelois traités à Delémont. Dans ce cadre, nous nous sommes rendus au Centre de dépouillement de Delémont le 14 mai 1991 après accord avec M. Jean Moritz, président de la Commission cantonale jurassienne de la protection des données (homologue jurassienne de l'Autorité de surveillance LCPP). Pour l'essentiel, il y a lieu de relever ici que nous avons été surpris de constater la présence au Centre de Delémont de plusieurs classeurs contenant les listes de tous les administrés du canton de Neuchâtel, liste remise par l'Administration cantonale neuchâteloise. Suite à un rapport intermédiaire que nous avons établi, M. Francis Matthey, chef du Département des finances, a ordonné une enquête sur ce point. Des renseignements récoltés alors, il apparaît que le responsable du Centre de dépouillement s'est adressé en janvier 1991 au Service cantonal de la statistique pour solliciter de telles listes de renseignements. Ce service a transmis la demande, avec préavis favorable, au Service du traitement de l'information de l'Etat qui y a donné suite en remettant le 28 février 1991 un listing contenant les noms, prénoms, état-civil, religion, sexe, nombre d'enfants et date de naissance. Le problème de la protection de la personnalité n'a pas été envisagé lors de cette transmission, notamment du fait que les destinataires étaient tous des fonctionnaires soumis au secret de fonction. Il faut relever encore que la demande de telles listes émanant du Centre de dépouillement était motivée par le fait que les administrations communales n'avaient pas toujours contrôlé et, au besoin complété, les formulaires de recensement récoltés ainsi que cela aurait dû être fait. Pour combler ces lacunes, le personnel du Centre de dépouillement devait soit prendre contact avec l'administration communale concernée pour chaque formulaire incomplet, soit obtenir des listes de renseignements afin de pouvoir directement compléter les formulaires sur place. C'est donc cette deuxième solution qui a été utilisée. Même si l'Autorité de surveillance comprend bien le but pratique poursuivi, il n'en demeure pas moins que la transmission de tels renseignements s'avère contraire à la Loi cantonale sur la protection de la personnalité. Nous n'avons cependant pas demandé la destruction de ces listes, voire sa restitution immédiate à leur expéditeur. En effet, l'irrégularité nous est surtout apparue comme d'ordre théorique. Elle ne nous semble pas véritablement mettre en péril la protection de la personnalité dans les faits. Au surplus, il est manifeste que, sur le plan pratique, ce mode de faire simplifie grandement le travail tant du Centre de dépouillement que des diverses administrations communales qui auraient dû procéder à un nombre important de recherches.

Nous nous sommes également aperçu, au Centre de Delémont, d'un autre point douteux à savoir que le responsable du Centre nous affirmait que les données transmises à Berne par ordinateur n'étaient que celles servant purement à la statistique à l'exclusion des noms des personnes. Or, la personne spécifiquement chargée de la transmission à l'Office fédéral des statistiques nous a affirmé que la totalité des formulaires était transmise à Berne. Renseignement pris directement auprès de l'Office fédéral, il est apparu que la réponse à cette question doit être nuancée. En effet, ce ne sont pas les formulaires eux-mêmes qui sont transmis à l'Office fédéral, mais une image de ceux-ci saisie par ordinateur. Seule la partie contenant des renseignements utiles à la statistique fait l'objet d'un traitement informatique (reconnaissance des caractères). La zone contenant les noms des personnes n'est transmise que sous forme de fichier-image dans lequel il n'est pas possible d'effectuer une recherche ou une sélection en fonction de tel ou tel critère. Cette démarche nous paraît finalement conforme aux exigences de la protection de la personnalité.

Les opérations concernant le recensement fédéral ne sont pas encore terminées de sorte que l'Autorité de surveillance continuera encore de s'en préoccuper jusqu'à achèvement (probablement dans le courant de l'année 1992).

Contrôle de fichiers 

Université

Nous avons procédé à un contrôle le 25 octobre 1991 auprès du Secrétariat général de l'Université de Neuchâtel. Nous avons constaté lors de ce contrôle que la notion même de fichier nous paraît toujours mal comprise notamment en ce sens que seuls sont généralement considérés comme fichiers ceux qui sont tenus par ordinateur à l'exception des données conservées directement sur papier. En effet, M. Hubert Gross (comptable de l'Université auquel le Secrétaire général avait délégué la tâche de nous recevoir) en est persuadé. Il s'agit probablement d'une des raisons pour lesquelles seuls deux fichiers avaient été annoncés par l'Université. Par ailleurs, l'Université est très fractionnée et différents fichiers ne se trouvent qu'au niveau des secrétariats de telle ou telle faculté. En outre, le Secrétariat général est relié au Centre de calcul qui détient toutes les données. Nous envisageons dès lors un contrôle plus important qui devra sans doute être confié à une entreprise spécialisée en informatique.

Police cantonale

L'Autorité de surveillance s'est rendue, au mois de novembre 1991, à la Police cantonale de Neuchâtel, également pour y procéder à un contrôle. L'Autorité de surveillance avait décidé de procéder à ce contrôle à l'improviste, donc sans que le service concerné en soit averti au préalable. Apparemment, nos interlocuteurs ont été extrêmement surpris de cette démarche. Nous avons dû réclamer à plusieurs reprises une liste de tous les fichiers informatisés détenus par la Police. Finalement, une liste nous a été remise. Elle contient plus de 50 fichiers alors que les déclarations du service sont au nombre total de huit! Nous ne pouvons, au surplus, pas garantir que la liste remise est véritablement complète en ce sens que nous avons pas eu l'occasion de vérifier par nous-mêmes. Nous avons également été très surpris de constater que les membres de la Police cantonale qui nous ont reçus ont fait de grandes difficultés pour montrer aux membres de l'Autorité de surveillances leurs propres fiches. Or, c'est précisément par souci de discrétion et également parce que nous pourrions alors immédiatement constater d'éventuelles anomalies que nous avons demandé à pouvoir consulter celles-ci. Finalement, après bien des discussions et téléphones avec l'Adjoint du commandant de la Police cantonale (absent ce jour-là), l'autorisation nous en a été donnée. Notre contrôle ne nous a pas permis de mettre en évidence des irrégularités de ce côté-là. Néanmoins, l'Autorité de surveillance est d'avis qu'un contrôle approfondi devra être demandé à des spécialistes de l'informatique. Nous l'envisageons pour l'avenir.

Hôpital de La Chaux-de-Fonds

Toujours au chapitre des contrôles effectués, mentionnons encore que l'Autorité de surveillance a mandaté la fiduciaire ATAG afin qu'elle examine les fichiers annoncés par la Commune de La Chaux-de-Fonds, plus précisément ceux, très nombreux, de l'Hôpital de la ville. Ce travail est en cours et nous ferons part de nos conclusions dans notre prochain rapport.

Activité courante 

Dans son activité régulière, l'Autorité de surveillance est souvent interpellée, généralement par téléphone, par des membres d'administrations communales qui rencontrent un problème particulier. Il est souvent demandé s'il peut être donné suite à une demande de remise de listes de noms de personnes par exemple nées en telle ou telle année, ou propriétaires de bâtiments dans la commune, ou l'ensemble des nouveaux citoyens de telle ou telle commune. Généralement, le soussigné répond directement à ce genre de questions. Lorsqu'elle est plus complexe ou plus générale, elle est traitée en séance de l'autorité de surveillance. Dans tous les cas, la réponse est donnée sous forme de simple avis (la loi ne nous permettant d'ailleurs pas d'agir autrement).

Activité future et propositions

Pour l'année 1992, l'Autorité de surveillance envisage d'intensifier son action au niveau des contrôles d'installations et de fichiers existants. Mentionnons que nous avons proposé à Me Jérôme Fer et à M. Pierre-André Chardon (membres suppléants) de participer au contrôle auprès de l'Université. En effet, afin que nous puissions procéder à plus de contrôles que jusqu'ici, il nous est apparu nécessaire que les suppléants de l'Autorité de surveillance y prennent part également pour, par la suite, pouvoir fonctionner chacun en collaboration avec l'un ou l'autre membre régulier.

La plupart du temps, la réponse aux questions posées à l'Autorité de surveillance se trouve simplement dans la loi ou dans son règlement d'exécution. Nous pensons qu'il pourrait être utile de distribuer ces textes à jour à toutes les administrations communales ainsi qu'aux divers services cantonaux. Outre les renseignements qu'apporterait une telle distribution, nous estimons qu'elle aurait pour effet de rappeler cette réglementation. Nous constatons en effet souvent qu'elle est entrée en vigueur de manière très discrète et que rares sont les personnes qui en connaissent l'existence.

Au surplus, une information générale auprès de tous les services de l'Etat ainsi qu'auprès des administrations communales précisant que tous les fichiers sont considérés comme tels (manuels ou informatisés) et doivent être annoncés nous semblerait profitable.

La commission continuera bien entendu de répondre aux demandes de renseignements qui lui parviennent tout au long de l'année. Au cas où des problèmes particuliers et importants se révéleraient, elle ne manquerait pas d'en tenir immédiatement informé le Conseil d'Etat.

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