Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Rapport neuchâtelois 1992

Protection des données

Rapport de l'Autorité de surveillance constituée par la loi sur la Protection de la personnalité

Rapport du 25 janvier 1993

Conformément à l'article 29 al.2 de la Loi cantonale sur la protection de la personnalité, nous avons l'honneur d'adresser le présent rapport au Conseil d'Etat à l'attention du Grand Conseil.

La composition de l'Autorité de surveillance est restée inchangée. Elle se compose des personnes suivantes :

Président : M. Daniel Hirsch
Président suppléant : M. Claude Bourquin
Membres : Me Claire-Lise Oswald et M. Bernard Renevey

Membres suppléants : Me Jérôme Fer et M. Pierre-André Chardon

Durant l'année 1992, l'Autorité de surveillance s'est réunie à cinq reprises pour séances ordinaires et a procédé à six contrôles auprès de divers services. Elle s'est en outre consacrée à la liquidation des tâches courantes selon les explications qui figurent ci-après.

Publication des fichiers

La publication des fichiers déclarés a pu être faite comme annoncé dans le rapport 1991. Cette publication semble n'avoir engendré aucune réaction. L'Autorité de surveillance a par ailleurs constaté des publications complémentaires en cours d'année en particulier en ce qui concerne le Service cantonal des automobiles et la Police cantonale, ce qui nous donne à penser que le contrôle auprès de ce service relaté dans notre rapport 1991 n'aura pas été inutile.

Contrôles de fichiers

Hôpital de La Chaux-de-Fonds

La Fiduciaire ATAG, sur mandat de l'Autorité de surveillance, a effectué un contrôle de fichiers auprès de l'Hôpital de La Chaux-de-Fonds. Elle nous a remis son rapport qui a fait l'objet d'une discussion entre un représentant de la fiduciaire et les membres de l'Autorité de surveillance. Il en ressort d'une manière générale que la situation peut être qualifiée de bonne. Quelques points peuvent cependant être soulevés, en particulier l'omission d'annoncer les fichiers nouveaux ou modifiés. De même, l'analyse a montré un certain risque du point de vue de la confidentialité des données dont la sécurité pourrait être améliorée par diverses mesures comme le changement régulier des mots de passe par les utilisateurs eux-mêmes et la désactivation des écrans après un certain temps d'utilisation. Il y aurait par ailleurs lieu de détruire physiquement au moyen d'appareils appropriés les documents confidentiels.

Les représentants de la Maison ATAG ont eu l'occasion de discuter directement avec les responsables de l'Hôpital les points à améliorer, et ceci dans une parfaite collaboration.

Administration communale de Cernier

Nous nous sommes rendus le 7 septembre 1992 auprès de l'Administration communale de Cernier. Nous avons alors constaté que la majorité des fichiers manuels déclarés en 1987 avaient depuis lors été transférés sur ordinateur. Cette modification fondamentale n'a pas fait l'objet d'une annonce à l'Autorité de surveillance ni à la Chancellerie de l'Etat alors que tel devait être le cas. Par conséquent, elle n'a pas été publiée.

Nous avons constaté des lacunes au sujet de la confidentialité. Le système de mots de passe ne nous paraît pas satisfaisant (un seul mot de passe pour tout le personnel de l'administration, sans changement régulier, pas de désactivation après un certain temps d'utilisation, pas de privilèges particuliers pour certains utilisateurs). Par ailleurs la sécurité physique ne paraissait, au moment du contrôle guère suffisante, mais des travaux importants de réaménagement étaient en cours.

Greffe du Tribunal du district de Neuchâtel

En mai 1990, l'Autorité de surveillance avait procédé à un contrôle dans ce même service. Le rapport établi ensuite avait montré que de nombreux fichiers non annoncés devaient l'être. Or, la situation est à ce jour identique à celle de l'époque et aucune nouvelle annonce n'a été faite. Par ailleurs l'informatisation des tribunaux doit également conduire à procéder à de nouvelles déclarations qui font totalement défaut. Enfin, il avait déjà été relevé l'absence totale de sécurité du point de vue des locaux. Sur ce point également, la situation est restée identique.

Prisons de Neuchâtel

La situation paraît conforme à la LCPP en ce qui concerne les fichiers tenus et la confidentialité. Toutefois les déclarations de fichiers n'ont pas été faites. Il y a lieu d'y procéder.

Prisons de La Chaux-de-Fonds

Là également, la situation paraît conforme à la LCPP. La sécurité matérielle des locaux contenant des fichiers devrait être mieux assurée. Il y aura lieu d'y penser dans le cadre du réaménagement général des locaux. Ici également, aucune déclaration n'a été faite et il y a lieu de le faire.

Service de la Formation Technique et Professionnelle

Les fichiers annoncés comme manuels en 1987 ont été transférés sur informatique depuis lors. Il y a lieu d'annoncer les modifications correspondantes. Par ailleurs, il semble qu'un certain nombre de rubriques prévues ne sont en fait plus utilisées. Une mise à jour serait souhaitable.

Nous avons constaté que les programmes et les fichiers de données ne sont pas séparés de sorte qu'il existe un risque, au niveau confidentialité, en ce sens que le gestionnaire de programmes a ainsi accès à toutes les données. Lors d'une réorganisation générale du système, il serait bon de prévoir une séparation à ce niveau. Toutefois, les données contenues ne présentant pas de caractère particulièrement sensible, une telle modification ne présente pas de caractère d'urgence.

Activité courante

En constatant que bon nombre d'administrations communales se sont dotées de systèmes informatisés dont les programmes sont fournis par le Centre Electronique de Gestion de la Ville de Neuchâtel (CEG), l'Autorité de surveillance a pris contact avec M. Leclerc, responsable de ce service. Nous avons alors appris que la plupart des communes du canton (51) ont conclu une convention de collaboration avec le CEG. Ce service met l'accent sur l'aspect de la sécurité en rappelant en particulier aux communes les impératifs de protection matérielle (locaux fermés, pas d'installations dans les couloirs, etc.). Il rappelle également aux communes les impératifs de la protection de la personnalité. Enfin, il vérifie ces aspects lors de la mise en place d'un système, mais n'est pas responsable des changements ultérieurs. L'échange de données entre communes n'est pas possible.

L'Autorité de surveillance constate cependant n'avoir pas reçu de déclarations relatives au transfert sur ordinateur des fichiers manuels précédents. Une nouvelle fois nous pensons opportun, si l'on tient à ce que la LCPP soit respectée, de rappeler l'obligation d'annoncer les fichiers et leurs modifications afin que les publications correspondantes puissent être faites et que les listes tenues par la Chancellerie et par l'Autorité de surveillance reflètent la réalité.

Au surplus, l'Autorité de surveillance continue d'être interpellée sur des sujets divers. Généralement il s'agit d'administrations communales qui demandent si elles sont en droit de fournir tel ou tel renseignement demandé.

Nous avons été confronté au cas d'un particulier qui demande à prendre connaissance de la totalité des données médicales le concernant. Comme nous l'a demandé cette personne, nous avons fait un certain nombre de démarches en son nom afin de lui fournir les renseignements recherchés. Cette situation nous a amenés à nous interroger sur le bien-fondé de la modification de l'article 27 LCPP intervenue en juin 1989. Il nous apparaît en effet qu'il n'est peut-être pas toujours souhaitable qu'un patient puisse prendre connaissance de la totalité de son dossier, ceci étant bien entendu dit dans l'intérêt du patient lui-même.

Activité future

Pour l'année 1993, l'Autorité de surveillance envisage de continuer à procéder à des contrôles auprès de divers services, parfois à l'improviste, parfois après annonce. Certains contrôles seront confiés à des spécialistes en informatique. Au surplus nous continuerons bien entendu à répondre aux diverses demandes de renseignements qui nous sont adressées.

Conclusions

En constatant que les remarques formulées dans des précédents rapports n'ont eu pratiquement aucun effet, l'Autorité de surveillance se demande s'il convient de déployer passablement d'énergie (mobilisation de plusieurs personnes, établissement de rapports) en continuant à se livrer à des contrôles. Certains sont d'ailleurs relativement coûteux lorsqu'ils doivent être confiés à des spécialistes. Pour que ces investissements aient un sens, il est nécessaire qu'ils soient suivis d'effet.

Nous estimons donc qu'il appartient aux Autorités cantonales de donner suite aux rapports qui leur parviennent.

Ce n'est qu'à cette condition que les membres de l'Autorité de surveillance pourront se défaire du sentiment – peut-être exagéré – qu'ils ont pour tâche de remplir des rapports sans suite. Nous relevons toutefois ici une exception notable, à savoir le cas de la Police cantonale puisque le contrôle a eu là pour effet l'annonce et la publication ultérieure de nombreux fichiers.

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