Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Conditions et modalités du droit d'accès

Protection des données

Principe

Toute personne peut demander au responsable du traitement d'une entité si des données la concernant sont traitées, ainsi que l'origine desdites données.

But

Le droit d’accès – clef de voûte de la protection des données – est destiné à permettre à la personne concernée d’exercer ses autres droits en matière de protection des données.

Base légale

Le droit d'accès d'une personne à ses propres données est régi par les articles 31 ss CPDT-JUNE.

Etendue du droit

Le droit d'accès s'étend à toutes les données relatives à une personne qui se trouvent dans un fichier de données, c'est-à-dire à toutes les données qui se rapportent à cette personne et qui peuvent lui être attribuées par voie de classement.

Cette notion de données personnelles inclut toute information qui se rapporte au requérant, qu’il s’agisse de faits ou de jugements de valeur, de données matérielles ou factuelles permettant de remonter à la personne concernée par l’agrégation ou la combinaison de données.

Cela exclut en revanche les données concernant des tiers.

Il appartient ainsi au responsable de traitement de s’organiser et de prendre les mesures de sécurité nécessaire (trier les données, caviarder les noms ou d’autres données) pour éviter que le demandeur n’ait accès aux données de tiers, faute de quoi il risque de porter atteinte à la personnalité de tiers.

Le droit d’accès n’est ainsi pas conçu comme un droit à la consultation du fichier lui-même, mais comme un droit à se faire communiquer directement et sous une forme compréhensible une information contenue dans le fichier (arrêt du Tribunal administratif fédéral A-6356/2016 du 19 avril 2018 consid. 3.2.1 et réf. citée).

L'accès aux données comprend les informations disponibles sur l’origine des données, le but du traitement, sa base légale, les catégories de données traitées, de participants au fichier et de destinataires des données.

Si les données personnelles sont mélangées dans un document avec celles d'autres personnes, un caviardage suffisant doit être effectué pour que ces dernières ne soient pas reconnaissables. Selon l'article 33 CPDT-JUNE, la disproportion du travail à effectuer pour le caviardage pourrait être invoqué. Cependant, cette exception n'est acceptée que très restrictivement pas la jurisprudence :

Le travail occasionné à l'autorité est réputé manifestement disproportionné lorsque cette autorité n'est pas en mesure, avec le personnel et l'infrastructure dont elle dispose ordinairement, de satisfaire la demande d'accès sans que "le fonctionnement de l’autorité ne s’en trouve pas paralysé" (ATF 142 II 324 consid. 3.5, JdT 2017 I 13 (23)) pour l'accomplissement de ses tâches.  Autrement dit : "Un refus de l’accès ne peut donc entrer en considération que lorsque cet accès nécessite un travail si extraordinaire que le fonctionnement de l’autorité s’en trouverait quasiment paralysé" (ATF 144 I 170 consid. 8.2, JdT 2019 I p. 50 (55)).

Si l'exécution du droit d'accès à ses données personnelles est susceptible d'atteindre la personnalité de tiers, malgré le caviardage, il faut suivre la procédure décrite [ ici ].

Demande d'accès

Une demande d'accès à ses données personnelles peut se faire à l'aide d'un modèle.

Modalités d'accès

Selon l'article 32 CPDT-JUNE, l’accès aux données comprend la consultation sur place et l’obtention des données par écrit. L’autorité saisie peut aussi communiquer oralement les données si la personne concernée s’en satisfait. Mais cette règle doit s’interpréter ainsi selon le rapport explicatif de l'ancienne loi neuchâteloise à l'origine de cette disposition :

« Cette disposition précise les modalités du droit d'accès. Ce dernier peut s'exercer sur place, par la consultation des documents officiels requis, mais aussi, cas échéant, par l'obtention de copies. Il se peut très bien en effet que l'intéressé envisage dans un premier temps de se contenter d'une simple consultation sur place, puis qu'il constate, à la lecture des documents consultés, que ces informations sont dignes d'être conservées et qu'il souhaite en obtenir copie. C'est ce que permet l'alinéa 1. Même s'il n'en est pas expressément fait mention, il n'en demeure pas moins que la forme écrite la plus économique et la plus efficace est celle du courrier électronique et de la mise à disposition des documents sur Internet, pour peu qu'ils soient disponibles sous forme de documents électroniques. Si tel est le cas, l'autorité pourra renvoyer la personne intéressée à ces modes de consultation, et lui communiquer cas échéant l’adresse du site Internet où le document est publié. Pour les documents disponibles publiquement sur papier, l'autorité requise orientera la personne concernée sur l'organe de publication, telle la Chancellerie d'Etat.» (BOGC - LTAE - 2006-2007, Tome 1, p. 444).

Si les renseignements ne peuvent pas être communiqués directement à la personne concernée parce qu’elle en serait par trop affectée ou parce que des explications complémentaires sont nécessaires, le dossier est transmis à une personne de confiance désignée par la personne concernée (médecin de famille par exemple) (art. 33 CPDT-JUNE).

Selon l'article 33 CPDT-JUNE, l’accès aux données est refusé ou restreint lorsque un intérêt prépondérant public ou privé l’exige ou qu'une loi au sens formel le prévoit (par exemple, la loi sur la police).

Gestion des demandes par les entités

D’un point de vue formel, les demandes d’accès devront être traitées avec diligence et rapidité (art. 39 CPDT-JUNE) par les entités possédant le dossier. Ces dernières ne devront pas rendre de décision, mais simplement en informer par écrit la personne concernée avec de brefs motifs et lui indiquer la possibilité de saisir le préposé pour une conciliation (art. 37 et 78 CPDT-JUNE) (au besoin, les greffes pourront s’inspirer des modèles de réponses figurant [ ici ]).

Procédure

Une personne qui se voit refuser l'accès à ses données devra être informée qu'elle peut saisir le PPDT pour la mise sur pied d'une séance de conciliation.

Nul ne peut renoncer par avance au droit d’accès.

En cas d’échec de celle-ci, toutes les parties, y compris le PPDT, pourront saisir la Commission de la protection des données et de la transparence pour qu’elle rende une décision formelle, susceptible de recours devant le Tribunal cantonal du canton siège de l’entité (art. 43 CPDT-JUNE).

A relever que la saisie du PPDT, ou de la Commission peut se faire en tout temps, sous réserve de la présence d’un intérêt actuel (art. 41 et 42 CPDT-JUNE).

Enfin, les procédures sont en principe gratuites (art. 81 CPDT-JUNE), excepté lorsque :

  • une personne agit avec témérité ou légèreté, ou abuse d’une autre manière de ses droits ;

  • le requérant a déjà obtenu le même renseignement dans les douze derniers mois et ne peut exciper d’un intérêt pressant ;

  • que le traitement de la demande nécessite un travail d’une certaine importance ou occasionne des débours conséquents.

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