Listes nominatives diverses
Principes à respecter pour communiquer une liste de personnes
Les communes et l'administration cantonale sont en droit (mais n'ont pas l'obligation) de communiquer à des particuliers des listes de noms, si elles respectent les conditions suivantes (art. 29 CPDT-JUNE) :
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interdiction de livrer des listes pour un but commercial ou dans un cadre de relations commerciales;
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le critère de sélection et le contenu de la liste doivent, en principe, se limiter au nom, prénom, sexe, adresse, date de naissance;
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en principe, seuls les fichiers concernant la plupart des citoyens peuvent être utilisés pour effectuer une extraction (ex: registres du contrôle des habitants, fichiers d'un ensemble d'élèves,...);
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l'exécutif dont dépend l'entité sollicitée doit rendre une décision autorisant la communication de la liste;
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les demandeurs ont besoin de la liste pour atteindre un but idéal (ex: associations, fondations);
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les communications répétitives doivent répondre à un intérêt public;
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la décision (voir modèle) doit spécifier que :
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la liste ne pourra être utilisée qu'une seule fois pour contacter les personnes concernées;
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la liste ne pourra pas être transmise à des tiers et devra être détruite après usage; (cette condition exclut l'enregistrement dans la plupart des clouds et le traitement des données à travers des services online ne garantissant pas l'accès exclusif par l'utilisateur (le fournisseur du service ne doit pas pouvoir accèder aux données) et le stockage en CH ou dans l'UE).
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avant d'utiliser la liste, les demandeurs se doivent de vérifier qu'elle correspond à la demande;
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l'entité sollicitée décline toute responsabilité en cas d'utilisation d'une liste erronée non préalablement vérifiée.
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Les entités sollicitées peuvent exiger un émolument pour l'établissement de la liste, si leurs règlements le permettent.