Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Listes nominatives diverses

Protection des données

Principes à respecter pour communiquer une liste de personnes

Les communes et l'administration cantonale sont en droit (mais n'ont pas l'obligation) de communiquer à des particuliers des listes de noms, si elles respectent les conditions suivantes (art. 29 CPDT-JUNE) :

  • interdiction de livrer des listes pour un but commercial ou dans un cadre de relations commerciales;

  • le critère de sélection et le contenu de la liste doivent, en principe, se limiter au nom, prénom, sexe, adresse, date de naissance;

  • en principe, seuls les fichiers concernant la plupart des citoyens peuvent être utilisés pour effectuer une extraction (ex: registres du contrôle des habitants, fichiers d'un ensemble d'élèves,...);

  • l'exécutif dont dépend l'entité sollicitée doit rendre une décision autorisant la communication de la liste;

  • les demandeurs ont besoin de la liste pour atteindre un but idéal (ex: associations, fondations);

  • les communications répétitives doivent répondre à un intérêt public;

  • la décision (voir modèle) doit spécifier que :

    • la liste ne pourra être utilisée qu'une seule fois pour contacter les personnes concernées;

    • la liste ne pourra pas être transmise à des tiers et devra être détruite après usage; (cette condition exclut l'enregistrement dans la plupart des clouds et le traitement des données à travers des services online ne garantissant pas l'accès exclusif par l'utilisateur (le fournisseur du service ne doit pas pouvoir accèder aux données) et le stockage en CH ou dans l'UE).

    • avant d'utiliser la liste, les demandeurs se doivent de vérifier qu'elle correspond à la demande;

    • l'entité sollicitée décline toute responsabilité en cas d'utilisation d'une liste erronée non préalablement vérifiée.

Les entités sollicitées peuvent exiger un émolument pour l'établissement de la liste, si leurs règlements le permettent.

 

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