Durée de conservation des avertissements des employés (2017.1706)

Les données personnelles des membres de la fonction publique neuchâteloise ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Les entités doivent respecter des délais précis prévus par la loi.

Principe général

De manière générale, une entité ne peut conserver des données personnelles que pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de ses tâches légales. Sitôt que celles-ci sont inutiles, elles doivent être soit archivées conformément à la loi sur l’archivage (LArch), soit supprimées.

L'accomplissement des tâches prévues aux articles 45 à 49 de la Loi sur le statut de la fonction publique (LSt) ne permet de traiter les données personnelles que dans le respect des délais légaux détaillés ci-après.

Délai d'utilisation de 7 ans

En règle générale, les faits pouvant constituer une violation des devoirs de service, tels que :

• des prestations insuffisantes,
• des manquements répétés,
• une inaptitude,
• ou d’autres motifs graves,

ne peuvent pas être utilisés au-delà de 7 ans à compter de la réalisation des faits, conformément à l’article 50 LSt. Par conséquent, si les données personnelles n'ont plus d'utilité pour l'application des articles 45 à 49 LSt, ni pour d'autres finalités, l'entité doit soit les archiver, conformément à la LArch, soit les supprimer.

Cas particulier :

1. Blâme ou déplacement

Lorsque les faits ont conduit à un blâme ou à un déplacement, un autre délai s’applique : les données personnelles peuvent alors être utilisées pendant 5 ans à compter de la décision disciplinaire (art. 48 LSt).

Ainsi, si des faits datant de moins de 7 ans servent de base à un blâme, un nouveau délai de 5 ans commence à courir dès la décision. Dans certains cas, les informations peuvent donc être utilisées pendant près de 12 ans au total à des fins disciplinaires.

2. Infractions pénales

Si les faits reprochés constituent également une infraction pénale et que le délai de prescription pénale est plus long, ce dernier s’applique (la prescription est généralement d’au moins 7 ans; elle peut atteindre 15 ans pour certaines infractions comme le vol ou l’escroquerie)

3. Documents sousmis à d'autres délais

Certaines données personnelles peuvent être conservées plus longtemps lorsqu’elles sont soumises à d'autres lois déterminant des délais plus long, tel qu'un décompte d’heures. Ce dernier peut être conservé pendant 10 ans pour des raisons comptables et salariales. Si ce même document devait également être utilisé dans une procédure liée à des prestations insuffisantes, il ne doit pas concerné des heures effectuées il y a plus de 7 ans.

4. Découverte d'anciens faits

D'anciennes données personnelles (plus de 7 ans) peuvent néanmoins être utilisées quand leur découverte ultérieure impose, dans l'intérêt de l'Etat, la fin des rapports de service. Toutefois, le respect de la bonne foi impose que leur utilisation ne tarde pas après leur découverte.