Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Durée de conservation des avertissements des employés (2017.1706)

Protection des données

Combien de temps un avertissement peut-il être conservé dans le dossier d'un employé neuchâtelois ?

Avis du PPDT 2017.1706 publié le 31.12.2017

Les faits constitutifs d'une procédure disciplinaire pour un employé de la fonction publique neuchâteloise sont soumis à un délai de prescription selon les modalités décrites ci-après.

Un service ne peut conserver des données personnelles que le temps nécessaire pour accomplir ses tâches légales.

En ce qui concerne les données récoltées dans le cadre des articles 45 à 49 Loi neuchâteloise sur le statut de la fonction publique (LSt), elles doivent effectivement faire l’objet d’un archivage au sens de la loi sur l'archivage (LArch) ou d’un effacement après 5 ans (excepté en cas de renvoi), conformément à l’article 50 LSt al. 1 et 3, sauf si les faits sont pénalement punissables et que la prescription pénale est plus longue (en principe elle est d’au moins 7 ans ; vol et escroquerie = 15 ans).

Plus concrètement, tous les faits susceptibles de constituer une violation des obligations de service (inaptitudes, prestations insuffisantes, manquements graves ou répétés aux devoirs de service ou d’autres raisons graves) sont soumis au délai de 5 ans à compter de leur réalisation, pour autant qu’ils n’aient pas servi à l’élaboration d’une décision de renvoi. Ceux ayant servi à motiver un blâme ou un déplacement sont soumis à un délai de 5 ans à compter de la date de la décision au sens de l’article 48 LSt.

A relever que lorsque des faits non prescrits (moins de 5 ans) sont invoqués dans un blâme, un nouveau délai de 5 ans débute, conformément à l’article 50 al. 3 LSt. Dans un tel cas, les faits peuvent être finalement conservés près de 10 ans.

Les données permettant de motiver une procédure disciplinaire, mais récoltées à d’autres fins, sont soumises au délai prévu pour remplir le but initial. Par exemple, le décompte d’heures est nécessaire pour l’établissement du salaire et peut donc être conservé 10 ans, selon les règles de la comptabilité. Mais ce même décompte d’heures pourrait servir à motiver un cas de prestations insuffisantes. Cependant, les courriers « disciplinaires » restent soumis au délai de 5 ans.

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