Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Mise sur pied d’un guichet unique dans une commune pour l’ensemble des prestations (2019.2683 et 2019.3030)

Protection des données

Une commune peut-elle prévoir un guichet unique pour l’obtention de toutes les prestations communales, y compris de l’agence AVS, du registre des impôts, de la caisse communale, du contrôle des habitants et de l’office du travail ?

Avis du PPDT 2019.2683 et 2019.3030 publié le 31 décembre 2019

La mise en place d’un guichet unique ne peut se faire que si les employés devant s’en occuper sont officiellement des membres de l’agence AVS, l’Office du travail, le registre des impôts, la caisse communale et le contrôle des habitants. Les données récoltées dans l’accomplissement d’une de ces tâches ne pourront pas être utilisées pour l’accomplissement des autres tâches.

La délivrance des prestations de l’agence AVS, du registre des impôts, de la caisse communale, du contrôle des habitants et de l’office du travail doivent répondre aux exigences des lois fédérales ou cantonales.

Les articles 5 et 6 de la Loi cantonale portant introduction de la loi fédérale sur l’assurance-vieillesse et survivants (RSJU 831.10) prévoient que les communes créent des agences AVS. Un-e préposé-e doit être désigné-e, conformément à l’article 7 Ordonnance d'exécution de la loi portant introduction de la loi fédérale sur l'assurance-vieillesse et survivants (RSJU 831.101).

Cette personne et ses collaborateurs se doivent de respecter les conditions de l’article 49a LAVS. Or, ce dernier prévoit que seuls les organes chargés d’appliquer la LAVS sont en droit de traiter les données personnelles nécessaires pour accomplir les tâches légales qui leur sont dévolues.

Quant à l’article 15 Loi portant introduction de la loi fédérale sur le service de l'emploi et la location de services et de la loi fédérale sur l'assurance-chômage obligatoire et l'indemnité en cas d'insolvabilité (RSJU 837.0), il prévoit la mise en place d’un office du travail dans les communes. Ce dernier se doit de traiter les données conformément à l’article 96b LACi.

Selon l’article 39 LHID, les personnes chargées de l’exécution de la législation fiscale, au sein des communes ou d’un canton, sont tenues de garder le secret. La communication de données doit impérativement être prévue par une disposition légale fédérale ou cantonale.

Au vu de ce qui précède, pour mettre en place un guichet unique communal, faute de pouvoir changer les règles fédérales, la seule possibilité envisageable, c’est que toutes les personnes chargées de travailler au guichet unique soient officiellement et hiérarchiquement affiliées à temps partiel à l’agence AVS, à l’Office du travail, au registre des impôts, à la caisse communale et au contrôle des habitants. Toutefois, ces personnes devront être très soigneusement instruites sur les traitements des données autorisés. Par exemple, elles ne pourront pas utiliser des données recueillies dans l’accomplissement d’une de ces tâches pour une autre. De plus, elles agiront sous la responsabilité et les instructions des différents dirigeants des entités concernées

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