Récolte de données lors de procédure d'engagement du personnel (2019.2791)

Un employeur ne peut obtenir des données personnelles du candidat qu'aux conditions présentées ci-après.  

Les règles relatives au contrat de travail du Code des obligations sont applicables à titre subsidiaire, en cas de lacunes dans la réglementation ou si celle-ci le prévoit (ATF 138 I 132 consid. 6.1). Tant les règles sur le personnel jurassien, que sur le statut de la fonction public neuchâtelois ne traitent pas la question de l'étendue des données personnelles pouvant être traitées. Seul l'article 17 CPDT-JUNE prévoit le respect de la proportionnalité lors de la récolte des données en général. 

Par conséquent, les récoltes de données lors des procédures d'engagement sont régies par l’article 328b du Code des obligations. Le Préposé fédéral à la protection des données a eu l'occasion de définir l'étendue de cette disposition lors d'une procédure d'engagement

« L’employeur ne peut demander au candidat que les indications dont il a besoin pour déterminer si ce dernier satisfait aux exigences du poste compte tenu de la nature de l’entreprise. Seuls peuvent donc être exigés les documents et les renseignements qui visent à établir la capacité du candidat à remplir ces exigences. Lorsque le poste à pourvoir est un poste de caissier, par exemple, l’employeur peut lui demander s’il a déjà été condamné pour abus de confiance. Mais interroger systématiquement les candidats sur leurs antécédents judiciaires irait beaucoup trop loin. Les questions concernant la formation ainsi que le parcours et les perspectives professionnels sont généralement autorisées. Par contre, les questions sur le revenu, un endettement éventuel, des maladies existantes ou une grossesse en cours ne sont admises que si des raisons particulières l’exigent au vu du poste à pourvoir. […] Si l’employeur potentiel veut prendre des renseignements auprès de tiers – auprès de l’actuel ou de l’ancien employeur, par exemple – il doit obtenir préalablement le consentement du candidat. Il va sans dire que l’actuel ou l’ancien employeur ne peut donner aucun renseignement au nouvel employeur sans le consentement de son employé ou ex-employé. De plus, les renseignements communiqués doivent porter exclusivement sur les indications déterminantes pour l’activité considérée (prestations et comportement de l’employé à son lieu de travail, par exemple). L’actuel ou l’ancien employeur ne doit pas autoriser la consultation du dossier personnel de son employé ou ex-employé, ni communiquer les conditions de son contrat de travail, ce type de renseignements étant susceptible d’affaiblir considérablement la position du candidat. » (e PFPDT) 

Il a aussi eu l’occasion de se prononcer sur la demande du casier judiciaire :

« Sous l’angle de la protection des données, l’examen systématique des extraits du casier judiciaire de tous les employés est disproportionné. Néanmoins, par analogie avec la réglementation concernant les informations sur les poursuites, une exception est admissible par exemple lorsque l’employé occupe un poste de confiance, lorsqu’il est en contact avec des marchandises précieuses ou des sommes importantes ou qu’il en est responsable. Dans ce cas, la sécurité de l’entreprise peut prévaloir sur l’intérêt à la protection de la personnalité. Les extraits du casier judiciaire recelant des données sensibles, les principes de la protection des données doivent s’appliquer avec toute la rigueur nécessaire. L’employeur se doit d’informer la personne concernée en toute transparence et lui accorder le droit d’accès. Les données doivent être utilement protégées contre toute consultation illicite, le cercle des ayants droit doit être restreint au maximum et les données doivent être détruites dès qu’elles ne sont plus utilisées. » 

Sur la question des recherches internet à propos du candidat, voir cet article : La googlelisation des employés respecte-t-elle les principes de la protection des données ?, Christian Flueckiger, in: Internet au travail, Genève, Schulthess, Jean-Philippe Dunand, Pascal Mahon (éd.), 2014, p. 73 à 98.