Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Communications des contrôles des habitants aux sociétés de distribution d'eau et d'énergie (2015.1231)

Protection des données

Les sociétés de distribution d'eau et d'énergie (notamment celles qui étaient d'anciens services communaux) sont-elles en droit d'obtenir une mise à jour des adresses par le contrôle des habitants ?

Avis du PPDT 2015.1231 publié le 27 janvier 2016

Les sociétés de distribution d'énergie, même si elles appartiennent à une collectivité publique, ne sont pas en droit d'obtenir une mise à jour des adresses des clients auprès du registre du contrôle des habitants. Celles qui distribuent l'eau peuvent obtenir des données dudit registre à certaines conditions.

Pour la distribution d’électricité, du gaz et du chauffage à distance, le fichier client constitue des données à caractère personnel traitées en situation de concurrence économique. Par conséquent, la CPDT-JUNE n’est pas applicable (art. 15 CPDT-JUNE). Les sociétés distribuant l'énergie sont dès lors considérées comme toutes les autres sociétés privées et l'obtention de données du registre du contrôle des habitants est exclue, que ce soit en ligne ou par la communication périodique de listes (art. 29 al. 2 CPDT-JUNE).

Quant aux sociétés distribuant l'eau, l’article 28 CPDT- JUNE prévoit qu’une entité peut accéder en ligne si elle en a régulièrement besoin pour l'accomplissement des tâches légales qui lui incombent.

Soit la société bénéficie d'une base légale communale qui lui délègue la gestion et la distribution de l'eau (un contrat de mandat n'étant pas suffisant) et elle peut dès lors se prévaloir de la disposition précitée pour accéder en ligne, sous réserve de l'approbation de l'exécutif cantonal concerné.

Soit il appartient à la commune de gérer et distribuer l'eau. L’accomplissement de cette obligation conduisant à devoir traiter des données personnelles, les communes concernées sont en droit de sous-traiter les traitements de données si les conditions de l’article 54 CPDT-JUNE sont respectées.

En l’occurrence il s’agirait principalement de :

  • Etablir un contrat de mandat en octroyant au sous-traitant le pouvoir de traiter les données personnelles des clients du réseau d’eau.

  • Obtenir la levée du secret de fonction auquel sont soumis les contrôles des habitants des communes concernées. En principe, cela devrait passer par un règlement adopté par les législatifs communaux.

  • Assurer la sécurité des données. Lorsqu'une société distribue l'énergie et l'eau, cela signifie concrètement que le fichier des clients du réseau d’eau soit séparé et totalement indépendant de celui du gaz, électricité et chauffage à distance. Les mises à jour du premier ne peuvent en aucun cas bénéficier au second.

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