Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Accès à ses données personnelles figurant dans un procès-verbal ou des documents d'aide à la décision (notes internes) (2019.2676 & 2019.2921)

Protection des données

Est-il possible d’accéder à ses données personnelles figurant dans un procès-verbal ou des documents d'aide à la décision (notes internes) d’une entité ?

Avis du PPDT 2019.2676 et 2019.2921 publié le 27 janvier 2020

Il est possible d’accéder aux parties des procès-verbaux/notes internes dans lesquelles figurent ses propres données personnelles, pour autant qu’aucun autre intérêt public/privé prépondérant ne s’y oppose. Pour l'accès à l'ensemble d'un dossier, voir l'avis sur l'accès aux dossiers de procédures pendantes ou clôturées ou sur l'ensemble d'un document d'aide à la décision (note interne), voir l'avis sur cette notion.

Les articles 31 ss CPDT-JUNE offrent le droit d’accès à ses données personnelles. Cette notion doit être comprise dans un sens large et englobe toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable, peu importe leur nature, leur contenu ou le support sur lequel elles sont enregistrées. Cette condition est remplie quand le lien entre une information et une personne est explicite (p.ex. informations contenues sur une carte d'assurance-maladie nominative, propos tenus par une personne), mais également quand ce lien découle d'une corrélation d'informations tenant au contexte. Ainsi, un procès-verbal de séance contient des informations relatives aux personnes qui se sont exprimées durant la séance, mais également des données personnelles relatives aux personnes au sujet desquelles des affirmations ont été faites. De même, une expertise immobilière contient des informations relatives au bien expertisé mais aussi, indirectement, au sujet du propriétaire dudit bien, qu'il soit nommément cité dans l'expertise ou non (arrêt du Tribunal cantonal fribourgeois du 13 septembre 2018 601 2018 76, consid. 4.2.1).

Il n'est pas déterminant que la personne n'ait pas été présente durant la rédaction du procès-verbal en question. Seule est déterminante l'existence, dans un document, d'informations ayant trait à la personne concernée (élément de contenu), lesquelles sont en l'occurrence susceptibles d'influencer ses droits et ses obligations (élément de résultat) (arrêt du Tribunal cantonal fribourgeois du 13 septembre 2018 601 2018 76, consid. 4.2.1).

Afin de pouvoir ensuite procéder à l'analyse du droit d'accès et de ses modalités, il faut encore délimiter précisément quelles parties des procès-verbaux/notes internes sollicités contiennent des données personnelles du recourant, dans la mesure où le simple fait qu'un document contienne des données personnelles d'une personne ne justifie pas nécessairement de donner à cette dernière l'accès à l'entier du document (arrêt du Tribunal cantonal fribourgeois du 13 septembre 2018 601 2018 76, consid. 4.3).

Deux dimensions de la protection des données entrent en conflit pour une demande d’accès à ses données personnelles figurant dans un procès-verbal/notes internes. Le droit d’accès à ses données personnelles (art. 31 CPDT-JUNE) et l’exigence d’une base légale ou d’un consentement pour la communication de données personnelles (art. 25 CPDT-JUNE) entrent en collision. En raison du caractère mixte des données figurant dans un procès-verbal, on peut considérer que le droit d'accès est une base légale au sens de l'art. 25 CPDT-JUNE, de telle sorte que leur communication est admissible. Il n'en demeure pas moins qu'une pesée des intérêts est rendue nécessaire en vertu de l'art. 26 CPDT-JUNE, et que l'accès ne pourra être octroyé que si l'intérêt de la personne concernée à l'absence d'une communication ne prime pas celui de la partie demanderesse à une telle communication. On relèvera encore que la double dimension personnelle des données sollicitées a pour effet de relativiser fortement la portée du principe de finalité du traitement dans le cadre de la communication des données en vertu du droit d'accès. Dans la mesure où une personne sollicite un accès à ses propres données, il serait insoutenable de lui refuser l'accès au seul motif que celles-ci ont été collectées auprès d'un tiers dans un but autre que celui de les lui communiquer. Une application stricte du principe de finalité dans ces circonstances aurait manifestement pour effet de vider de sa substance le droit d'accès dans la plupart des situations où les données en cause sont les données personnelles de plusieurs personnes. Dans ce contexte, c'est bien plutôt dans le cadre de la pesée des intérêts qu'il faut tenir compte de l'ensemble des circonstances de l'espèce, y compris de celles entourant la collecte des données litigieuses (arrêt du Tribunal cantonal fribourgeois du 13 septembre 2018 601 2018 76, consid. 5.3).

Le droit d'accès étant strictement limité aux parties des procès-verbaux qui contiennent les propres données du demandeur, la pesée des intérêts ne doit porter que sur la communication de celles-ci (arrêt du Tribunal cantonal fribourgeois du 13 septembre 2018 601 2018 76, consid. 5.6).

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