Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Demandes anonymes (2013.0480)

Tranparence

Une demande d'accès à un document officiel peut-elle être anonyme ?

Avis du PPDT 2013.0480 publié le 6 mai 2013

* La plupart du temps, les demandes anonymes  d'accès à un document officiel ne pourront pas le rester car la CPDT-JUNE  et les règles sur la procédure administrative imposent aux entités d'identifier les demandeurs.

Certes, Les demandes d’accès anonymes sont légalement envisageables, sous réserves du respect de certaines conditions,  mais elles ne sont guère encouragées car les demandeurs anonymes ne bénéficient d’aucun droit si la CPDT-JUNE ne leur est pas correctement appliquée.

L'administration est régulièrement confrontée à des demandes anonymes en matière d'accès à des documents officiels.

L’ancienne autorité neuchâteloise chargée de la protection des données et de la transparence (préposé à la gestion de l’information, PCGI) avait  rendu un avis le 14 septembre 2010 à ce propos (voir ici).

Cependant, la nouvelle convention intercantonale relative à la protection des données et à la transparence dans les cantons du Jura et de Neuchâtel (CPDT-JUNE) impose une pratique un peu différente face à une requête anonyme adressée par e-mail, principalement en raison de l’adoption de l’article 81 al. 2 let. b CPDT-JUNE, dont le contenu est mentionné ci-après.

En principe, l’accès aux documents officiels comprend la consultation sur place, et cas échéant l’obtention de copies. L’entité peut aussi donner oralement des renseignements sur le contenu d’un document officiel si le requérant s’en satisfait (art. 71 CPDT-JUNE).

Une demande d’accès  n'a pas à être motivée et n’est soumise à aucune exigence de forme; cependant, l’autorité peut demander qu’elle soit formulée par écrit (art. 74 CPDT-JUNE).

L’exercice du droit d’accès à un document officiel est gratuit. Toutefois, un émolument et des débours peuvent être perçus, lorsqu’une personne a déjà obtenu le même renseignement dans les douze derniers mois et ne peut exciper d’un intérêt pressant, ou abuse d’une autre manière de ses droits,  voire occasionne un travail ou/et des débours d’une certaine importance, l'autorité se doit d’obtenir l’identité des requérants (art. 81 al. 2 let. a, b et c CPDT-JUNE). Pour appliquer cette disposition, l’obtention de l’identité de la personne demanderesse s’impose.

Quant à l'article 78 CPDT-JUNE, il prévoit que lorsque l'autorité refuse, restreint, diffère ou assortit de charges la communication d'un document, elle en informe par écrit la personne concernée avec de brefs motifs et lui indique la possibilité de saisir le préposé pour conciliation (voir modèle de lettre). Ce dernier ne peut être valablement saisi que par une requête suite à un refus de l'autorité requise de transmettre un document officiel. Dans ce cas, l’obtention de l’identité est également indispensable.

Au vu de ce qui précède, l'administration devrait réagir ainsi face à une demande anonyme d'accès à un document.

  • Si l'administration accepte une demande d’accès et doit réglementairement facturer un émolument et des débours mentionnés ci-dessus, elle se doit de demander l’identité de la personne demanderesse, en précisant qu’une réponse n’est pas obligatoire, mais indispensable pour faire valoir ses droits en matière de transparence.

Lorsqu’elle est face à une requête par e-mail, il lui appartient de juger si elle peut faire confiance et identifier valablement son auteur. Dans la négative, elle pourra exiger l’application stricte de l’article 71 CPDT-JUNE.

  • Si l'administration entend refuser, restreindre, différer ou assortir de charges l'accès, elle doit en informer l'administré anonyme et lui demander de s'identifier en précisant à nouveau qu’une réponse n’est pas obligatoire, mais indispensable pour faire valoir ses droits en matière de transparence.

  • Si elle entend accepter la demande d’accès et qu’elle ne doit pas réglementairement facturer les émoluments et débours mentionnés ci-dessus, il n’est pas conforme à la CPDT-JUNE d’exiger l’identité. L’administration est libre d’adresser un document électronique par e-mail (ou son lien sur un site internet) à une personne restée anonyme à travers sa boîte e-mail, ou de lui demander une adresse postale (une boîte postale suffit) pour envoyer les documents qui n’existent que sous format papier. Elle peut toujours appliquer rigoureusement l’article 71 CPDT-JUNE en exigeant que la personne demanderesse vienne consulter le document sur place. Il lui appartient de juger la méthode qui nécessitera le moins de ressources.

  • Enfin, seules les personnes physiques et morales sont susceptibles de se voir adresser un courrier par l’administration. Par conséquent, l'administration pourra demander qu'une association justifie préalablement son existence légale par l'intermédiaire de statuts signés par les membres fondateurs.
Ce site n'utilise que deux cookies: Un pour indiquer temporairement aux serveurs la langue que vous avez choisie lors de la configuration de vos outils informatiques. Un autre pour rappeler aux serveurs votre choix d'accepter les présentes conditions, afin d’éviter de reposer la question à la prochaine visite. En poursuivant la consultation de notre site, vous acceptez l’utilisation des cookies aux fins énoncées ci-dessus, ainsi que l'enregistrement temporaire sur les serveurs de quelques données personnelles à des fins techniques. En savoir plus.