Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Conservation des données par la bibliothèque de l'université

Protection des données

Les bibilothèques de l'université sont-elles en droit de conserver l'historique des emprunts des utilisateurs ?

Avis du préposé du 26 novembre 2002

Préambule

La directice des bibliothèques de l'université  de Neuchâtel demande s'il est légal de conserver l'historique des prêts des utilisateurs.

Avis

L'université est soumise à la loi cantonale sur la protection de la personnalité (ci-après LCPP; RSN 150.30) en application de l'article 1 de cette loi.

L'article 3 LCPP stipule que ne sont gérées que les données nécessaires à l'accomplissement des tâches conférées à l'administration ou à l'institution qui les traite. Il s'agit de l'exigence de nécessité, laquelle découle du principe de la proportionnalité qui veut que l'Etat emploie des moyens adaptés à ses buts et qui exclut les interventions étatiques qui n'apparaissent pas nécessaires au regard de la fin envisagée (Grisel, Traité de droit administratif, pages 348-349, et les références).

Dès lors, la conservation de l'historique des prêts de chaque utilisateur et l'accessibilité à cet historique doivent être examinées à la lumière de ces principes. Il convient notamment de déterminer :

  • Si la conservation d'un tel historique, sans limites dans le temps, est véritablement nécessaire aux bibliothèques pour accomplir les tâches qui leur sont conférées. Un effacement de ces données après l'écoulement d'un certain temps ne doit-il pas être envisagé (surtout si les livres ont été rendus) ?

  • Si l'accès à cet historique est nécessaire à tous les bibliothécaires pour accomplir leurs tâches. Est-il justifié qu'ils puissent accéder à toutes ces données; le cas échéant, leur travail ne leur impose t-il pas d'obtenir uniquement les parties les plus récentes de l'historique (les parties les plus anciennes pouvant n'être accessibles qu'à un cercle limité d'employés de la bibliothèque qui ont besoin d'accéder à ces informations pour l'accomplissement de leurs tâches) ?

Il m'est difficile de répondre à ces questions qui nécessitent des connaissances particulières dans le domaine de la gestion des bibliothèques. Je me tiens à votre disposition si mon aide peut vous être utile lorsque vous aurez à apprécier la nécessité de conserver ces données au regard des principes que j'ai développés.

Je vous précise que l'article 3 LCPP stipule également que les  données doivent être en rapport avec le but fixé dans la déclaration de traitement de données. En effet, les articles 5 et suivants LCPP prévoient que le traitement de données doit faire l'objet d'une déclaration au Conseil d'Etat, laquelle doit contenir les mentions suivantes : là ou les personnes responsables de l'exploitation; le but dans lequel les données sont collectées; la nature des données qui peuvent être enregistrées; la durée de leur enregistrement; le cercle des utilisateurs; les connexions éventuelles avec d'autres installations.

Je vous laisse le soin d'examiner si vos bases de données ont déjà fait l'objet d'une telle déclaration. Si tel n'est pas le cas, je vous encourage à combler cette lacune en vous précisant qu'il existe des formulaires à cet effet que je peux vous transmettre en cas de besoin.

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