Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Historique informatique des livres empruntés à la bibliothèque

Protection des données

Les bibliothèques de La Chaux-de-Fonds sont-elles en droit de garder informatiquement l'historique des documents empruntés ?

Avis du préposé du 16 décembre 2004

Préambule

Par courrier électronique du 4 octobre 2004, un citoyen s'est adressé au Préposé fédéral à la protection des données, s'inquiétant que des données relatives aux livres qu'il emprunte aux Bibliothèques de la ville de La Chaux-de-Fonds soient gardées en mémoire. Il demandait si la pratique de ces Bibliothèques est légale et comment il pouvait faire supprimer ces données de son compte.

Le Préposé fédéral à la protection des données a transmis cette requête à l'Autorité de surveillance LCPP comme objet de sa compétence.

Le Président de l'Autorité de surveillance LCPP s'est donc approché du Directeur des Bibliothèques de la Ville de La Chaux-de-Fonds et Président du réseau des bibliothèques neuchâteloises et jurassiennes, afin de discuter de la problématique soulevée par cette personne. Ils se sont ainsi rencontrés le 30 novembre 2004; lors de cette séance, le directeur des bibliothèques a apporté différents renseignements au Président de l'Autorité.

Avis

L'article 1 al. 2 de la loi cantonale sur la protection de la personnalité (ci-après LCPP; RSN 150.30) prévoit que sont soumis à la loi les administrations communales, les établissements de l'Etat et des communes qui ne sont pas dotés d'une personnalité juridique propre, les institutions de droit public qui sont dotées d'une personnalité juridique, ainsi que les institutions de droit privé qui exercent des tâches de droit public.

Par conséquent, les Bibliothèques de la Ville de La Chaux-de-Fonds sont soumises à la LCPP.

L'article 1 du règlement d'exécution de la loi cantonale sur la protection de la personnalité (RSN 150.31) stipule que les données sont toutes les informations se rapportant à une personne physique ou morale.

L'historique informatique des livres empruntés aux Bibliothèques de la Ville de La Chaux-de-Fonds est donc une donnée relative aux usagers de ces bibliothèques au sens de la LCPP.

L'article 3 LCPP stipule que ne sont gérées que les données nécessaires à l'accomplissement de tâches conférées à l'administration ou à l'institution qui les traite.

Lors de la séance du 30 novembre 2004, le directeur a expliqué que la conservation de l'historique des livres empruntés par les usagers des bibliothèques, après la restitution des ouvrages, avait une seule utilité : pouvoir renseigner les usagers qui souhaitaient savoir quels livres ils avaient empruntés. Il a précisé qu'il s'était approché de ses collaborateurs, lesquels lui avaient indiqué qu'il leur arrivait couramment de devoir donner de tels renseignements aux usagers des bibliothèques.

L'Autorité de surveillance LCPP constate ainsi que la conservation de cet historique sert uniquement à offrir un service aux usagers des bibliothèques, sans que cela ne soit nécessaire au bon fonctionnement de ces bibliothèques. Ainsi, si un usager entend renoncer à ce qu'un tel service lui soit offert, la conservation de l'historique des livres qu'il a empruntés ne revêt plus aucune utilité une fois les ouvrages rendus; ces données peuvent donc être effacées du système informatique sans que cela ne porte atteinte à l'accomplissement des tâches conférées aux bibliothèques.

Selon l'article 18 al. 1 LCPP, chacun peut demander à l'exploitant que les données le concernant soient effacées si elles sont périmées; si la demande est rejetée, la décision de l'exploitant peut faire l'objet d'un recours (al. 2).

L'usager à l'origine de cette démarche est dès lors habilité à demander l'effacement de l'historique des livres qu'il a empruntés et restitués aux Bibliothèques de la Ville de La Chaux-de-Fonds, cet historique ne revêtant aucune utilité pour les Bibliothèques. Le directeur a d'ailleurs fait savoir au Président de l'Autorité de surveillance que toutes les transactions de prêt de cette personne seront effacéees prochainement.

Le directeur a également indiqué au Président de l'Autorité de surveillance qu'à l'avenir, le formulaire d'inscription des nouveaux usagers sera modifié en ce sens qu'ils auront la possibilité de décider si leurs anciennes transactions pourront être gardées en mémoire durant une période de six mois, ou si elles seront effacées dès que les livres auront été rendus.

Cette solution répond totalement aux exigences posées par la protection de la personnalité et des données, puisque d'une part les usagers seront avisés que leurs transactions de prêts sont gardées en mémoire, et que d'autre part cette conservation des transactions ne se fera qu'avec l'accord des usagers.

Ce site utilise plusieurs cookies pour indiquer temporairement aux serveurs la langue que vous avez choisie lors de la configuration de vos outils informatiques, ainsi que pour rappeler aux serveurs votre choix d'accepter les présentes conditions pour éviter de reposer la question à la prochaine visite. En poursuivant, vous acceptez l’utilisation de ces cookies aux fins énoncées ci-dessus. En savoir plus.