Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Informations requises par les offices d'état civil des établissements pour personnes âgées

Protection des données

Informations requises par les offices d’état civil auprès des directeurs d'établissements privés poour personnes âgées, suite au décès d'un pensionnaire

Avis du préposé du 21 janvier 2002

Préambule

Par courrier du 27 novembre 2001, le directeur d’un établissement privé pour personnes âgées  a demandé à l’Autorité de surveillance LCPP si l’officier de l’état civil de sa commune était habilité à exiger qu’il remplisse toutes les rubriques du formulaire intitulé « Déclaration de décès » en cas de décès de l’un de ses pensionnaires.

S’il accepte de donner les nom et prénom, l’origine, le domicile, la date de naissance, le nom du répondant du défunt et son adresse, il refuse de remplir les autres rubriques concernant l’état civil, la profession, la situation, l’entreprise, la confession, les enfants et les parents du défunt, de même que les éventuelles mesures tutélaires prises à son égard.

Le chef de la surveillance de l’état civil a quant à lui indiqué qu’il estime qu’il y a obligation de la part des directeurs des établissements pour personnes âgées de remplir l’ensemble des rubriques de la « Déclaration de décès ».

Selon l’article 29 ch. 1 let c et d LCPP, l’Autorité de surveillance a notamment pour tâches de contrôler périodiquement les installations, la gestion des données et leur utilisation, de même que d’ordonner d’office ou sur requête la rectification ou la suppression de données. En ces conditions, il apparaît que l’Autorité de surveillance peut également être habilitée à faire part de son avis, s’agissant d’une question relevant de la protection de la personnalité, sans sortir de son domaine de compétences. Il ne s’agira cependant que d’un avis, lequel ne liera pas l’Autorité de surveillance qui pourrait, le cas échéant, par exemple dans le cadre d’un recours, devoir nuancer voire modifier son opinion en fonction des circonstances de l’affaire qui lui serait présentée.

Avis

Les articles 3 et 4 LCPP (RSN 150.30) fixent différents principes quant au traitement de données par l’administration.

Ainsi, ne sont gérées que les données nécessaires à l’accomplissement de tâches conférées à l’administration qui les traite (article 3 al.1) ; de plus, les principes de vérité, de proportionnalité et de spécificité notamment doivent être respectés (article 4).

L’article 76 al. 2 OEC (RS 211.112.1) stipule que si un décès a eu lieu ou si un corps a été trouvé dans un établissement hospitalier, un établissement de détention, une maison d’internement ou un établissement similaire, le directeur est tenu de déclarer le décès ou la découverte du corps d’une personne connue. Selon l’article 79 OEC, le directeur de l’établissement fait la déclaration verbalement ou par écrit, la déclaration devant se faire, selon l’article 81 OEC, à l’officier de l’état civil dans les deux jours dès le décès ou la découverte du corps. Le déclarant produit, comme preuve du décès, un certificat du médecin traitant ou appelé après la mort, ou d’une personne désignée officiellement pour constater les décès (article 82 OEC).

En application de l’article 83 OEC, lorsqu’il s’agit du décès ou de la découverte du corps d’une personne connue, le registre des décès énonce :

  • le jour, le mois (en toutes lettres), l’année, l’heure et la minute du décès ou du moment de la découverte du corps ;

  • le lieu du décès ou de la découverte du corps ;

  • le nom de famille, les prénoms, éventuellement les surnoms usuels, le lieu d’origine, la date de naissance ainsi que le domicile du défunt (en outre, pour les étrangers, leur nationalité et leur lieu d’attache, ainsi que leur lieu de naissance ; article 45 al. 1 OEC) ;

  • le nom de famille et les prénoms des parents ;

  • l’état civil du défunt, cas échéant le nom de famille, les prénoms, le lieu d’origine ainsi que le domicile du conjoint survivant ou le nom de famille et les prénoms de l’ancien conjoint, ainsi que la date de dissolution du mariage ;

  • si le décès est déclaré verbalement, le nom de famille, les prénoms et le domicile du déclarant, la qualité en laquelle il fait la déclaration ; si le décès a été déclaré par écrit, l’établissement, l’autorité ou le médecin qui a fait la déclaration et, s’il s’agit d’un médecin, son nom, son prénom et la qualité en laquelle il agit ;

  • la date de l’inscription.

L’officier de l’état civil donne au déclarant lecture de l’inscription qui est ensuite signée par le déclarant et l’officier de l’état civil ; si la déclaration a été faite par écrit, la rubrique imprimée « Confirmé après lecture » est biffée et remplacée par « Déclaration écrite » (article 83 alinéa 2 OEC).

Au surplus, l’article 127 OEC prévoit que l’officier de l’état civil qui porte une inscription dans un registre spécial ou dans le registre des familles communique à l’Office fédéral de la statistique les données statistiques conformément à l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution de relevés statistiques fédéraux (RS 431.012.1). Cette ordonnance prévoit notamment une statistique des décès et des causes de décès dont l’objet de l’enquête se rapporte notamment à :

  • l’hôpital ou le home où a eu lieu le décès ;

  • l’heure du décès ;

  • la religion ;

  • la date du dernier changement de l’état civil ;

  • la date de naissance et la nationalité du conjoint survivant ;

  • la profession et la situation dans la profession de la personne décédée.

Finalement, l’article 125 OEC impose aux officiers de l’état civil de communiquer aux autorités tutélaires le décès du père ou de la mère exerçant l’autorité parentale.

En ces conditions, force est de constater qu’il n’y a pas de base légale pour les rubriques se rapportant :

  • aux descendants du défunt qui ne sont plus mineurs ;

  • à ses parents ;

  • à d’éventuelles mesures tutélaires.

Certes, l’article 19 let A ch. 1 du Règlement sur l’état civil (RSN 212.120) prévoit que l’officier de l’état civil doit annoncer les décès à l’office des biens immobiliers et de succession, mais il n’est pas mentionné qu’il doit donner la liste des héritiers légaux dans la même annonce. De surcroît, si cela est nécessaire, l’officier est à même d’établir cette liste par les informations dont il dispose déjà dans les registres auxquels il a accès, d’ailleurs de manière bien plus précise et fiable qu’un directeur d’un établissement pour personnes âgées ne pourrait le faire. Finalement, l’officier de l’état civil du lieu du décès ne collecte en général pas dans la pratique d’informations relatives à ces rubriques à moins que le défunt n’était domicilié dans son arrondissement (pour les mesures tutélaires) ou était originaire de son arrondissement  (pour les héritiers légaux). Le home n’est donc pas tenu de répondre à ces rubriques.

Par contre, il y a base légale fondant que les offices d’état civil réclament les informations mentionnées aux rubriques de la « Déclaration de décès » suivantes :

  • « Etablissement » (articles 83, 127 OEC et l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution de relevés statistiques fédéraux) ;

  • « Nom et prénom » (article 83 OEC) ;

  • « Etat civil » (articles 83 , 127 OEC et l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution de relevés statistiques fédéraux) ;

  • « Profession », « Situation », « Entreprise » et « Confession » (article 127 OEC et l’ordonnance du 30 juin 1993 concernant l’exécution de relevés statistiques fédéraux) ;

  • « Enfants mineurs » (article 125 OEC).

L’Autorité de surveillance tient de plus à faire, quant aux rubriques contestées par le directeur du home, qui reposent néanmoins sur une base légale, les observations suivantes :

  • « Profession », « Situation », « Entreprise » et « Enfants mineurs laissés par le défunt » : ces rubriques ne poseront certainement pas de problème au home. En effet, ses pensionnaires sont en général retraités et ne ils laissent pas souvent d’enfants de moins de 18 ans. Au surplus, si un pensionnaire refuse catégoriquement de fournir ces informations, le home ne pourra qu’en prendre acte et signaler par la suite à l’officier de l’état civil le refus qui lui a été signifié. Cela ne devrait pas trop embarrasser les offices d’état civil qui, bien souvent dans la pratique, ne collectent pas ces informations, en particulier si le défunt n’était pas domicilié dans son arrondissement, et se contentent d’indiquer « inconnu » dans les rubriques à l’attention des autorités chargées des statistiques.

  • « Confession » : cette rubrique ne devrait également pas poser de problème puisque le home exige d’être renseigné à ce sujet dans sa « Demande d’admission » qui stipule que toutes les rubriques sont à compléter. Le home aura là aussi la possibilité de signaler à l’officier de l’état civil que son pensionnaire a refusé de donner cette information, tout comme ce pensionnaire a le droit de ne pas faire part de sa religion à l'établissement, quoi qu’en dise la « Demande d’admission » de ce dernier.

  • « Etat civil » et « Nom et prénom », en particulier « Fils (fille) de et de » : le home demande à chaque personne qu'il accueille de lui remettre notamment son livret de famille ou son acte de naissance si elle est célibataire. Or, ces documents contiennent les informations requises dans ces rubriques, à l’exception de la rubrique « avec/sans frères et sœurs ». L'EMS n’aura ainsi qu’à introduire dans la « Déclaration de décès » les informations dont il dispose déjà. Quant à la rubrique se rapportant aux frères et sœurs d’un pensionnaire célibataire, ce dernier pourra refuser de donner cette information, ce que le home indiquera par la suite à l’officier de l’état civil.

Le directeur du home invoque plusieurs arguments justifiant qu'il ne fournisse pas les informations à l’officier de l’état civil, à savoir :

  • Il y aurait discrimination à l’encontre des homes. En effet, les hôpitaux n’auraient à remplir les rubriques de la « Déclaration de décès » que chaque fois que la maladie est présumée mortelle et ils ne seraient en réalité pas obligés de remplir un tel document avant qu’un malade passe aux soins intensifs.

Pour qu’il y ait inégalité de traitement, il faut que deux situations similaires soient traitées différemment.

Or, tant les hôpitaux que les homes ont l’obligation de remplir une « Déclaration de décès » si une personne décède dans l’établissement. Une inégalité de traitement n’est ainsi pas donnée.

La seule distinction faite entre les hôpitaux et les établissements pour personnes âgées se situe dans l’avis mentionné à la page 2 de la « Déclaration de décès » qui stipule : Il est recommandé aux directeurs des hôpitaux de faire remplir cette formule chaque fois que la maladie est présumée mortelle, afin que l’inscription ne soit pas retardée. Les directeurs de homes pour personnes âgées feront bien de remplir la formule dès l’entrée du pensionnaire. Or, d’une part, force est de constater que la situation d’un home n’est pas la même que celle d’un hôpital, ce qui permet de comprendre qu’on les traite différemment, d’autre part il ne s’agit que d’un conseil donné aux directeurs et non d’une obligation.

Par contre, l’Autorité de surveillance comprend que certains puissent se sentir choqués de devoir remplir une « Déclaration de décès » lorsqu’une personne âgée s’installe dans un home. L’Autorité de surveillance est ainsi d’avis qu’un établissement pour personnes âgées peut ne pas remplir ce document avant un décès, dans la mesure où il aurait auparavant réuni les renseignements lui permettant de répondre aux rubriques de la déclaration une fois le décès survenu.

Quelques questions soulevées :

1. Les établissements pour personnes âgées ne seraient pas à mêmes de collecter et de conserver les différentes informations requises dans la « Déclaration de décès ». Or, certaines questions concernent des tiers qui ne souhaitent pas nécessairement que leur identité en relation avec la personne concernée soit dévoilée et il y aurait ainsi des risques sérieux que des atteintes à la vie privée ne se limitent pas à celle de la personne considérée mais également aux membres de sa famille.

Selon l’article 2 alinéa 3 LCPP, les données sont protégées lorsqu’elles touchent à la sphère privée, notamment aux opinions politiques, philosophiques, religieuses, à l’état physique ou mental, à la situation financière ou encore à la vie sociale d’une personne. L’article 12 LCPP, qui ne réglemente pas les informations requises par l’administration mais celles communiquées par l’administration à des tiers, prévoit que sur demande individuelle, l’adresse, la date de naissance, le sexe et la profession d’une personne peuvent être communiqués à des tiers ; en outre, sur demande individuelle, l’état civil, l’origine et la nationalité, la provenance et la destination d’une personne peuvent être communiqués à des tiers lorsque ceux-ci justifient d’un intérêt digne de protection à la communication primant celui de la personne concernée à ce que ces données soient tenues secrètes.

Ainsi, la plupart des rubriques de la « Déclaration de décès » ne correspondent pas à des données protégées et l’administration serait même autorisée à les communiquer à des tiers s’ils justifient d’un intérêt digne de protection au sens de la disposition mentionnée ci-dessus. Il n’y a de la sorte pas de risques sérieux que la vie privée de la personne concernée, voire des membres de sa famille, soit violée.

Quant au problème de la sécurité des données au sein de l’établissement pour personnes âgées, l’Autorité de surveillance constate tout d’abord que le home a en sa possession la « Demande d’admission » de ses pensionnaires, ainsi que leur livret de famille ou leur acte de naissance, lesquels contiennent presque tous les renseignements requis par la « Déclaration de décès ». En outre, les informations contenues dans ce formulaire sont en général moins sensibles que celles qu’un établissement pour personnes âgées peut fréquemment détenir au sujet de ses pensionnaires, en particulier les données quant à leur état de santé. Or, en tant qu’établissement privé, le home est soumis à la loi fédérale sur la protection des données (RS 235.1) qui lui impose de protéger les données personnelles contre tout traitement non autorisé par des mesures organisationnelles et techniques appropriées (art. 7 al. 2). Dès lors, il suffira au home d’assurer aux informations de la « Déclaration de décès » le même traitement qu’il a l’obligation de garantir aux autres données qu’il détient sur ses pensionnaires.

2. Les résidents du home répugneraient souvent, à cause de conflits de générations, à parler de leur famille et de leur religion.

Comme cela a déjà été relevé ci-dessus, les informations que l’on doit donner dans la « Déclaration de décès » sont pour la plupart déjà en possession du home. Il n’est dès lors pas nécessaire d’entamer de longues discussions avec les pensionnaires pour obtenir ces renseignements. De surcroît, les pensionnaires ont le droit de ne pas donner d’informations relatives aux rubriques « Profession », « Situation », « Entreprise », « Enfants mineurs laissés par le défunt », « Confession » et « avec/sans frères et sœurs », ainsi que cela a été relevé plus haut.

3. Certains résidents sont diminués intellectuellement, parfois au point de ne plus se rappeler qui ils sont. Les personnes qui les ont accompagnés lors de leur entrée ne les connaissent pas bien ; elles refusent parfois de donner toute information.

Cet argument n’est pas relevant. En effet, le home demande de ses résidents qu’ils lui remettent plusieurs documents officiels qui permettent de répondre à la plupart des rubriques de la « Déclaration de décès » qui reposent sur une base légale. Pour les autres rubriques (« Profession », « Situation », « Entreprise », « Enfants mineurs laissés par le défunt », « Confession » et « avec /sans frères et sœurs »), le home sera habilité à ne pas les remplir si l’état de santé du pensionnaire ne lui permet pas de le faire, tout comme lorsque le pensionnaire refuse de lui fournir ces informations.

4. Il y aurait des risques de donner de fausses informations dans la « Déclaration de décès » ce qui pourrait être reproché pénalement au home.

Cette crainte n’est en fait pas fondée. En effet, le home pourra toujours donner des informations correctes lesquelles résultent des documents officiels qu’il a exigés de ses pensionnaires. Quant aux autres informations (« Profession », « Situation », « Entreprise », « Enfants mineurs laissés par le défunt », « Confession » et « avec/sans frères et sœurs »), il ne fera l’objet d’aucune sanction pénale en cas d’erreur, ce d’autant plus qu’il n’en serait pas responsable.

5. L’officier de l’état civil devrait s’adresser au répondant du pensionnaire pour obtenir les informations, et non à l’établissement pour personnes âgées.

L’établissement pour personnes âgées a déjà lui-même requis de ses pensionnaires la plupart des informations que l’officier de l’état civil lui réclame lors d’un décès ; il a de plus en sa possession les documents officiels qui attestent de l’exactitude des informations fournies (pièce d’identité, livret de famille ou acte de naissance, carte d’assuré AVS, etc.). Il est dès lors tout à fait apte à remplir la « Déclaration de décès ».

De plus, l’article 83 OEC prévoit que l’officier de l’état civil inscrit les informations au registre des décès dès que le décès ou la découverte du corps lui a été annoncé ; si cette annonce a été faite verbalement, l’officier de l’état civil donne au déclarant lecture de l’inscription que ce dernier devra signer. Cette disposition montre bien que l’officier de l’état civil est habilité à demander au déclarant qu’il lui fournisse les informations.

6. En collectant ces informations, le home pourrait donner l’impression de s’intéresser à la succession de ses pensionnaires ou d’avoir trop d’intérêt pour la personnes de ses résidents.

L’Autorité de surveillance a relevé plus haut que le home n’a pas à remplir les rubriques se rapportant aux héritiers légaux du défunt. De plus, la plupart des autres informations sont déjà en sa possession, dans les documents officiels qu’il exige de ses résidents. Ainsi, les seules informations que le home doit encore collecter auprès des pensionnaires sont les suivantes : « Profession », « Situation », « Entreprise », « Enfants mineurs laissés par le défunt » (ces quatre rubriques n’ayant cependant que peu d’actualité pour un établissement pour personnes âgées), « Confession » (qui est aussi réclamée dans la « Demande d’admission » du home) et « avec/sans frères et sœurs ». De telles informations ne peuvent pas donner une mauvaise impression du home, ce d’autant plus que le résident a le droit de refuser de fournir les renseignements.

 

C. Conclusion

L’Autorité de surveillance LCPP prend ainsi les conclusions suivantes :

A l’exception des rubriques se rapportant aux enfants laissés par le défunt, à ses parents et aux mesures tutélaires prises à son égard, les autres rubriques de la « Déclaration de décès » de la République et Canton de Neuchâtel reposent sur une base légale.

L’établissement pour personnes âgées est habilité à ne pas remplir la « Déclaration de décès » dès l’entrée du pensionnaire ; il lui suffit d’être à même de donner les informations requises (et qui reposent sur une base légale) après le décès du pensionnaire.

Le pensionnaire a la possibilité de refuser de fournir au home les renseignements relatifs aux rubriques « Profession », « Situation », « Entreprise », « Enfants mineurs laissés par le défunt », « Confession » et « avec/sans frères et sœurs ».

 

 

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