Recommandations pour l'administration

A. RAPPEL DE CERTAINS DEVOIRS DES EMPLOYES DE L’ETAT

1. Secret de fonction

Il est interdit aux titulaires de fonctions publiques de divulguer des faits dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leur activité officielle et qui doivent rester secrets en raison de leur nature, des circonstances ou d’instructions spéciales, et cela même après la cessation des fonctions (article 20 de la loi sur le statut de la fonction publique). La violation de ce devoir constitue une infraction pénale (article 320 du Code pénal).

2. Dons et autres avantages

Il est interdit aux titulaires de fonctions publiques de solliciter, d’accepter ou de se faire promettre pour eux ou pour autrui, en raison de leur situation officielle, des dons ou autres avantages qui pourraient compromettre l’indépendance nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches (article 24 de la loi sur le statut de la fonction publique).

B. RAPPEL DE CERTAINS PRINCIPES QUANT À LA PROTECTION DES DONNEES

1. Protection des données se trouvant sur l’outil informatique de l’administration

L’accès à l’outil informatique de l’administration cantonale doit être protégé :

• Par un mot de passe personnel pour chaque utilisateur, connu de lui seul et respectant les règles posées par le STI.

• Par une surveillance de l’ordinateur qu’il convient de verrouiller en cas d’absence au moyen d’un écran de veille avec mot de passe ; en l’absence d’écran de veille protégé, il faut sortir des applications, voire éteindre l’ordinateur si l’absence est prolongée.

2. Protection des données se trouvant dans les locaux de l’administration

L’accès aux données que détient l’administration dans ses locaux doit être protégé :

• En conservant les données les plus sensibles en des endroits protégés (coffre, armoire fermée à clef…) pour que des personnes non autorisées, même membres du service concerné, ne puissent en prendre connaissance.

• En empêchant l’accès aux locaux de l’administration à des personnes non autorisées (locaux fermés à clef durant la pause de midi ou le soir ; surveillance des personnes qui pénètrent dans les locaux ; fermeture à clef des locaux contenant des données sensibles…).

3. Protection des données lors de leur transmission

Seules des personnes autorisées doivent pouvoir prendre connaissance de données de l’administration. Il convient dès lors :

• Que lorsqu’un employé de l’État s’apprête à communiquer des données à un tiers, même membre de l’administration, il vérifie que ce tiers est bien habilité à recevoir ces informations (la communication des données par écrit plutôt que par oral permet de mieux prendre le temps de faire cette vérification).

• Que lorsqu’un dossier est expédié par poste et qu’il contient des données présentant un caractère sensible, l’envoi soit fait en recommandé et non sous pli simple.

Môtiers, janvier 2001