Conformité de la base de données des personnes (BDP) aux règles sur la protection des données (2011.0117)

La base de données personnes doit faire l'objet de nouvelles bases légales, faute de quoi elle n'est pas conforme à la CPDT-JUNE.

Suite à une question posée par un bénéficiaire de l'accès à la BDP, le préposé est parti à la recherche des bases légales légitimant la BDP.

Après avoir sollicité le service informatique de l'Entité neuchâteloise (SIEN), l'office cantonal de la population (OCPO) et l'office cantonal de la statistique (STAT) pour connaître l'historique de la création de la BDP, le préposé a pu se faire une idée plus précise de la problématique.

Sans être certain d'avoir trouvé toutes les informations sur le sujet, le préposé peut néanmoins émettre un premier avis afin de faire des propositions aux autorités pour que le dossier puisse évoluer.

Il semblerait que la BDP ait vu le jour dans les années 1995-97. On retrouve d'ailleurs sa trace dans la loi sur le contrôle des habitants, du 3 février 1998 (LCdH, RSN 132.0 ver. 1999), abrogée par la nouvelle loi concernant l'harmonisation des registres officiels de personnes et le contrôle des habitants, du 3 novembre 2009 (LHRCH, RSN 132.0).

Dans la LCdH, on découvre que le Conseil d'Etat devait désigner le département compétent pour la tenue des registres cantonal et communaux des habitants (art. 5 al. 3). Ledit département était compétent pour créer et tenir à jour le registre cantonal qui constitue la base de données personnes (art. 6 ch. 2 let. a). Il devait également émettre les directives concernant le contenu des registres cantonal et  communaux, ainsi que la communication et la transmission des données.

Le service chargé de la tenue du registre cantonal des habitants devait assumer la coordination avec le contrôle des habitants et les autres services de l'administration.

Selon l'article 3 de l'ancien règlement d'exécution de la loi sur le contrôle des habitants du 23 décembre 1998 (RLCdH, RSN 132.01, ver. 1999), abrogé par le nouveau règlement d'exécution de la loi sur l'harmonisation des registres officiels de personnes et le contrôle des habitants du 2 juin 2010 (RHRCH, RSN 132.01), l'ancien Département des finances et des affaires sociales (DFAS) était compétent en matière de tenue des registres des habitants. Il devait exercer ses tâches par l'intermédiaire du service de l'organisation.

Ces règles-là avaient le mérite d'établir l'existence du système d'information (BDP), de désigner un responsable et de prévoir l'élaboration de directives pour l'utilisation du registre cantonal. Elles ressemblent d'ailleurs à celles adoptées par le canton du Jura en 2009 sur lesquelles nous reviendrons ci-dessous.

En 2006 et 2007 la Confédération a adopté une loi fédérale sur l'harmonisation des registres (LHR, RS 431.02) et une ordonnance sur l'harmonisation des registres (OHR, RS 432.021).

Pour notre problématique, peu d'articles apportent des informations utiles :

• 9 LHR, les cantons doivent désigner un service chargé de coordonner et d'appliquer les mesures d'harmonisation et de procéder aux contrôles de qualité s'y rapportant;

• 5 OHR, l'échange de données au sein d'un canton peut avoir lieu par l'intermédiaire de systèmes mis en place à cet effet par ledit canton et ses communes;

• 6 OHR, l'échange de données entre les registres des habitants lors d'arrivées et de départs se fait de manière continue;

De tout évidence, ces dispositions n'imposent pas de modifier les règles fondant l'existence de la BDP. Mais force est de constater que les plus indispensables ont disparu de la LHRCH et du RHRCH.

Il ne reste plus que les articles suivants qui traitent de la BDP :

• 30 LHRCH, les données contenues dans la base de données des personnes (BDP) peuvent être utilisées dans un but statistique par l'autorité cantonale compétente;

• 6 RHRCH, les données communales sont réunies dans la Base de données des personnes (BDP) cantonale. Les communes communiquent à la BDP, quotidiennement et via le réseau informatique cantonale, chaque événement d'état civil et changement d'adresse dans leur registre des habitants;

• 14 RHRCH, les données contenues dans les registrees communaux sont mises systématiquement à disposition de l'administration cantonale au travers de la BDP, aux fins de gestion administrative ou dans un but statistique. Sur la proposition du STAT, en collaboration avec le SIEN, le DEC établit des directives concernant la procédure de consultation, la transmission et l'utilisation réciproques des données entre l'Etat et les communes.

Autrement dit, la loi n'évoque plus l'existence d'un registre cantonal, même s'il est désormais intitulé BDP. Seul le règlement dit que les données communales sont réunies dans la BDP. Les règles de désignation des autorités responsables ont également disparu.

Par conséquent, il appartient au législateur de modifier la LHRCH pour légitimer l'existence de la BDP suite à l'abrogation de la LCdH. Quant au Conseil d'Etat, il lui revient l'obligation de désigner les autorités responsables de la BDP puisque, comme sous l'ancienne loi, la nouvelle lui octroie l'exercice de la haute surveillance sur le contrôle des habitants (art. 33 LHRCH).

Il serait souhaitable que le droit neuchâtelois s'inspirent des règles jurassiennes, art. 18 ss de la loi concernant le contrôle des habitants (RSJU 142.11).

Pour la suite, il n'appartient pas au PPDT de choisir quel département ou service doit être désigné comme responsable et il attend donc la détermination des personnes concernées.