Mise en garde automatique dans SAP des services gérant des débiteurs (2010.0041)

Préambule

Le Service central de la comptabilité de l'État a saisi le Préposé cantonal à la gestion de l'information pour savoir s'il était possible d'indiquer automatiquement, par l'intermédiaire du logiciel SAP, à tout collaborateur saisissant une facture, que le débiteur concerné a un dossier ouvert auprès de l'Office du contentieux général.

Lors de l'entretien téléphonique avec le Chef de la comptabilité centrale, il est ressorti que lors d'une saisie de facture par l'administration cantonale, il est possible d'accéder au compte du débiteur concerné avec la mention des montants payés et dus auprès de toutes les entités de l'administration neuchâteloise.

Il est également ressorti que la mise à jour de l'existence ou non d'un contentieux avec le débiteur concerné ne se ferait qu'annuellement, voire bi-annuellement.

Avis

Cet avis n'examinera pas la question de savoir s'il est conforme à la loi cantonale du 30 septembre 2008 sur la protection des données (LCPD, RSN 150.30), que le collaborateur qui saisit une facture pour un service puisse connaître l'état des montants payés et impayés du débiteur concerné pour l'ensemble des entités de l'État. Elle fera  l'objet d'un autre avis qui interviendra après une observation plus détaillée du fonctionnement du logiciel.

Seule fera l'objet de cet avis, la question de savoir s'il est possible d'indiquer automatiquement, par l'intermédiaire du logiciel SAP, à tout collaborateur saisissant une facture, que le débiteur concerné a un dossier ouvert auprès de l'Office du contentieux général.

Un tel traitement de données exige notamment le respect du principe de la légalité (art. 5 LCPD), de la proportionnalité (art. 6 LCPD) et de l'exactitude (art. 7 LCPD).

Au vu des explications reçues, le projet ne respecterait pas ce dernier principe puisque la mise à jour se ferait annuellement, voire tous les deux ans. Il n'est pas envisageable que le logiciel indique qu'un débiteur a toujours un contentieux, alors qu'il a tout payé. Cela constituerait une atteinte à la personnalité peu tolérable pour un administré.

Pour se prononcer clairement sur le respect ou non des deux autres principes, il faudrait une investigation plus détaillée. Toutefois, un examen sommaire de la situation permet de constater que celui de la proportionnalité ne serait que difficilement respecté. En effet, pour qu'une atteinte à la personnalité (en l'espèce, communication des dettes envers l'État) soit proportionnée au but visé (en l'espèce, meilleure efficacité dans le recouvrement des créances), il faut notamment que l'inconvénient subi par l'administration soit d'une certaine ampleur et également qu'aucune autre mesure atteignant moins la personnalité de l'administré ne soit envisageable. Or, en l'occurrence, aucun élément ne permet pour l'instant d'attester que les cas de débiteurs obtenant des prestations, alors qu'ils ont des dettes envers l'État, soient nombreux. Mais surtout, d'autres mesures paraissent applicables avant celles préconisées. Par exemple, un service qui serait confronté régulièrement à des mauvais payeurs pourrait instaurer le paiement par avance.

Certes, cette mesure n'empêchera pas un débiteur de bénéficier de prestations d'un service, alors qu'il n'en a pas payées à un autre. Il paraît néanmoins difficile d'éviter ce paradoxe car il faut éviter qu'un débiteur soit catalogué mauvais payeur, alors qu'il était légitimé à ne pas payer et que les démarches sont en cours. Par exemple, il arrive que des factures ou des poursuites ne soient pas adressées au bon destinataire. Si la personne ne réagit pas, elle se verra attribuer l'étiquette de mauvais payeur, à tout le moins le temps qu'elle fasse les démarches nécessaires pour corriger la situation.

Quant au principe de la légalité, il sera très probablement respecté si l'entité de l'administration a pour tâche légale de vendre et facturer une prestation. Il va de soi qu'un prestataire de service peut connaître la solvabilité de son débiteur.

Enfin, il est rappelé que l'administration peut toujours se renseigner au cas par cas auprès de l'Office des poursuites pour connaître la solvabilité d'un débiteur.

En conclusion, le Préposé cantonal à la gestion de l'information s'oppose, en l'état actuel de la situation, à la demande du Service central de la comptabilité de l'État.