Evaluation de l'utilisation du VIS (2019.3006)

Comme le SIS et conformément à l'article 37 OVIS, les autorités cantonales de protection des données doivent également s’assurer que l’utilisation du Système d’informations sur les Visas (VIS) est conforme aux exigences des règles de la protection des données.

Avant d'entamer des contrôles aussi efficaces que possible, il a paru nécessaire d’effectuer un état des lieux. Le résultat de cette démarche a été très riche en enseignements et permettra d'améliorer considérablement les futures interventions.

Le 4 décembre 2019 il a été demandé au Secrétariat d’Etat aux migrations (SEM) la liste des collaborateurs/trices jurassiens et neuchâtelois bénéficiant d'un accès au système VIS.  Un questionnaire leur a ensuite été envoyé afin d'estimer le degré d'information et de sensibilisation nécessaires. Sur les 220 personnes contactées, le taux de réponse s'est élevé à 82 %. Celui-ci est moins élevé qu'en 2015 avec l'évaluation du SIS (99 %). Le 80 % des personnes qui n'ont pas répondu font partie de la police cantonale jurassienne (POC).

Vu que la démarche de l'enquête est similaire à celle effectuée en 2016 pour le SIS , il est dès lors intéressant de comparer le tableau ci-dessous (enquête 2016) avec le premier tableau ci-dessus (enquête 2019) :

• Les utilisateurs du VIS sont moins conscients (1/2) d'accéder à ce système que ceux du SIS (2/3) et connaissent moins la personne qui s'occupe de leur accès (respectivement 1/3 et 2/3). Cela s'explique en général par le fait que l'accès au VIS se fait par l'intermédiaire d'une autre application métier.

• En revanche, les utilisateurs ont été beaucoup plus instruits pour l'accès aux données des visas que pour le SIS.

• Très étonnamment, la proportion des personnes ressentant le besoin d'avoir davantage d'informations est quasi identique.

• Encore plus surprenant, 3 ans après le premier sondage, le nombre d'utilisateurs connaissant le PPDT n'a pas augmenté, malgré le nombre de dossiers grandissant chaque année.

• Enfin, la consultation du site internet a plus que doublé.

Le 2^ème tableau ci-dessous relativise quelque peu ces constatations puisque les résultats varient fortement d'un service à l'autre.

Par ailleurs, il a été constaté qu'une adresse e-mail fribourgeoise figurait dans les données du SEM du 1er novembre 2019, de même que celle d'une personne ayant encore un accès alors qu'elle avait terminé son apprentissage plusieurs mois avant cette date.

La situation, telle qu'elle est dépeinte par les tableaux ci-dessus, n'est évidemment pas pleinement satisfaisante.

Au vu des chiffres, plusieurs mesures ont été mises en œuvre à partir de 2020 :

• Les responsables des entités concernées ont été contactés afin qu'ils sensibilisent les personnes bénéficiant d'un accès au VIS.

• L'ensemble des utilisateurs ont été invités à consulter le site du PPDT et les pages concernant le VIS, ainsi que la page dédiée aux bonnes pratiques.

• Il a été rappelé aux responsables des entités et aux utilisateurs l'existence et le rôle du PPDT.

• Le bien-fondé de certains accès octroyés a été vérifié.

• Tous les utilisateurs ont été informés que leur utilisation du VIS est journalisée et qu'elle fera périodiquement l'objet de contrôle nominatif.

• Le service concerné par l'absence de la suppression d'accès a été rendu attentif à la problématique.

• Le SEM a été rendu attentif à l'erreur constatée dans son listing.