Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Communication ponctuelle des nom, prénom, adresse et date de naissance...

Protection des données

Les entités ont-elles le droit de communiquer le nom, le prénom, l'adresse et la date de naissance d'une personne, voire l'état civil, l'origine, la profession, le sexe, nationalité, la provenance ou/et la destination ?

* Les entités peuvent communiquer ponctuellement sur requête exclusivement le nom, le prénom, l'adresse et/ou la date de naissance d'une personne (art. 25 al. 2 CPDT-JUNE), voire l'état civil, l'origine, la profession, le sexe, nationalité, la provenance ou/et la destination si le destinataire justifie d'un intérêt digne de protection à la communication primant celui de la personne concernée à ce que ces données ne soient pas communiquées (art. 25 al. 3 CPDT-JUNE).

S'il est demandé plus de données personnelles que celles énumérées, voir l'avis 2019.2671.

La communication des données citées ci-dessus est une possibilité offerte aux entités, non un devoir. Elles doivent dès lors préalablement s'assurer notamment :

  1. Qu'aucune atteinte à la personnalité ne peut être causée par la communication des données requises. Par exemple, les entités doivent refuser de communiquer :

    • L'adresse de personnes figurant dans le fichier pour préserver leur sécurité (juges, policiers, gardiens de prison, gardes-frontière, etc.) si le motif annoncé ne paraît pas légitime.

    • La nouvelle adresse d'une victime à son agresseur.

    • Si la communication conduit à donner indirectement d'autres informations (demande d'adresse à un service social)

    • En cas de doute sur le risque d'atteinte à la personnalité, il est conseillé de suivre la procédure expliquée ici.

  2. Que la personne concernée n'a pas fait bloquer cette communication pour préserver un intérêt privé prépondérant.

    • Par exemple, des policiers, des magistrats, des douaniers, des témoins protégés, des réfugiés politiques, etc.

  3. Qu'au vu de la question posée, la communication de données se limite au nom, prénom, adresse et date de naissance d'une personne, voire à l'état civil, l'origine, la profession, le sexe, nationalité, la provenance ou/et la destination.

    Si une école reçoit un appel d'un parent d'élève demandant le nom, prénom et adresse d'un élève qui perturbe "gravement" les récréations, elle ne doit pas répondre, sous peine de violer le secret de fonction. Dans ce cas, l'école communiquerait non seulement les coordonnées de l'élève X., mais également le fait qu'il a un comportement inadéquat.

    Idem s'il est demandé à un centre d'accueil pour femmes battues l'adresse d'une résidente. Le demandeur obtiendrait non seulement les données autorisées, mais également la confirmation qu'elle est  ou était résidente.

    En revanche, si une école reçoit un appel d'un parent d'élève demandant le nom et l'adresse de l'élève Jean parce qu'il a cassé les lunettes de leur enfant, qu'il a oublié des affaires quelque part, etc, elle peut répondre, sauf si les éventualités des points 1 ou/et 2 sont réalisées.

  4. Que le destinataire justifie d'un intérêt digne de protection primant celui de la personne concernée s'il est demandé l'état civil, l'origine, la profession, le sexe, la nationalité, la provenance et/ou la destination.

    Ex: un bailleur recherchant un débiteur pour des impayés en le prouvant par un contrat de bail et des lettres de rappels.

    Ex: un employé recherchant son employeur pour des salaires impayés en le prouvant avec un contrat de travail et des lettres de relance.

    En cas de doute sur l'intérêt privé prépondérant du destinataire, il est conseillé de suivre la procédure pour respecter le droit d'être entendu.

Il est conseillé aux entités de ne répondre qu’à des demandes écrites motivées s’il n’y a pas un rapport de confiance existant avec le demandeur.

Par ailleurs, les entités ne peuvent pas se prévaloir d'un consentement tacite en présumant que toutes les personnes livrant leurs données à la commune sont conscientes qu'elles peuvent être communiquées par un simple coup de téléphone (sans autre précaution) et en présument également que s'il y avait un problème une demande de blocage aurait été faite. Ces entités peuvent-elles être certaines de ne pas avoir livré des données à un ex-mari violent ? Imaginent-t-elles que les femmes dans une situation de détresse pensent à faire bloquer leur adresse à la commune ? Présomption courageuse, voire téméraire, sachant qu'elles engagent leur responsabilité lorsqu'elles communiquent des données.

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