Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Procédures à suivre par les entités

Protection des données & transparence

Protection des données

  

Demande à propos de "ses données personnelles"

Réception document

1

La procédure commence par une demande :

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Identification

2

 

Le responsable de traitement se doit de vérifier l'identité du demandeur (voir explications).

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Examen de la demande

3

Le responsable de traitement se doit de vérifier le bien-fondé de la demande (art. 33 à 35 CPDT-JUNE).

Les entités doivent mener la procédure avec diligence et rapidité (art. 39 CPDT-JUNE).

S'il ressort de l'examen que des données personnelles n'étant pas relatives au demandeur sont également concernées, la procédure relative à une demande de données personnelles d'une personne par un administré doit être suivie.

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Levée opposition

4

 

Le responsable de traitement sollicité envoie une prise de position indiquant brièvement les motifs de refus d'accéder à la demande et indique la possibilité de saisir le PPDT pour conciliation.

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Protection des données


  

Demande de liste ou de données personnelles d'une personne par un tiers

Réception document

1

La procédure commence  :

  1. soit par une demande de données personnelles d'une personne à un responsable de traitement soumis à la CPDT-JUNE

  2. soit par une demande de liste de données personnelles, au sens de l'art. 29 CPDT-JUNE.

Les entités doivent mener la procédure avec diligence et rapidité (art. 39 CPDT-JUNE).

________________________________________________________

Courrier

2

 

Offrir RAPIDEMENT le droit de s'opposer à la personne concernée / entités concernées (art. 30 CPDT-JUNE), dont les données devraient être communiquées, mais seulement si la communication peut porter atteinte à un intérêt prépondérant public ou privé (art. 26 al. 1 let. a CPDT-JUNE).

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Pas de réponse

3

 

La personne concernée / entité concernée a-t-elle répondu ?

OUI
NON

________________________________________________________

Réponse

4

 

Quelle est la réponse de la personne concernée  / entité concernée?

________________________________________________________

Restrictions

5a

La communication est-elle être refusée :

Ou

NON

/Scripts/Index.aspx?id=18490#R7

/Scripts/Index.aspx?id=18490#S6ca

________________________________________________________

S5cb

Restrictions

5b

La communication est-elle être refusée :

Ou

NON

/Scripts/Index.aspx?id=18490#R7

/Scripts/Index.aspx?id=18490#S6cb

________________________________________________________

Levée opposition

6a

 

Le responsable de traitement sollicité envoie une prise de position indiquant brièvement les motifs de refus et indique la possibilité de saisir le PPDT pour conciliation (art. 26 CPDT-JUNE).

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Envoir refus

6b

Le responsable de traitement sollicité envoie une prise de position indiquant brièvement les motifs de refus et indique la possibilité de saisir le PPDT pour conciliation (art. 26 CPDT-JUNE).

Après avoir apprécié la pertinence des arguments de l'opposant, l'entité a le choix d'adresser un courrier à ce dernier en levant son opposition ou de se limiter à confirmer son refus initial.

 

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Levée opposition

6c

 

Après avoir apprécié la pertinence des arguments de l'opposant, le responsable de traitement a le choix d'adresser un courrier à ce dernier en levant son opposition ou à la partie demanderesse en refusant la demande.

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Conciliation

7

Le responsable de traitement sollicité, l'entité ou la personne concernée, ainsi que la partie demanderesse peuvent demander gratuitement au PPDT la tenue d'une séance de conciliation (art. 40 CPDT-JUNE).

Les données personnelles ne seront pas communiquées, tant que le sort de la conciliation ne sera pas connu.

Si la conciliation aboutit, l'arrangement figurant dans le procès-verbal devra être mis en œuvre.

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S8c

CPDT

8

Si la conciliation échoue, ou si la convention issue de celle-ci n'est pas exécutée, le responsable de traitement sollicité, l'entité ou la personne concernée, ainsi que la partie demanderesse et le PPDT peuvent transmettre gratuitement la cause pour décision à la CPDT (Commission de protection des données et de la transparence) (art. 42 CPDT-JUNE).

Aucun délai n'est imposé.

Les données personnelles ne seront pas communiquées avant l'échéance du délai de recours ou de l'obtention d'une décision définitive et exécutoire.

________________________________________________________

Autorité

9

 

La partie n'ayant pas obtenu gain de cause devant la CPDT, ainsi que le PPDT, peuvent déposer un recours payant dans les 30 jours contre la décision au Tribunal cantonal du canton auquel appartient l'entité détentrice du document demandé.

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Transparence

  

Procédure d'accès à un document

Réception document

1

 

La procédure commence par une demande de document à une entité soumise à la CPDT-JUNE.

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Examen de l'accessibilité

2

L'entité sollicitée, si elle détient le document demandé, doit examiner l'accessibilité de ce dernier.

Un outil est à disposition pour ce faire (Document officiel accessible ou non?).

Une liste des restrictions est également à disposition.

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Données personnelles

3

 

Des données personnelles figurent-elles dans le document ?

OUI
NON

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Restrictions

4

 

Des restrictions au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE ont-elles été identifiées au point 2 ?

OUI
NON

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Levée opposition

5

 

L'entité sollicitée envoie une prise de position indiquant brièvement les motifs de refus et indique la possibilité de saisir le PPDT pour conciliation.

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Transparence

  

Procédure pour respecter le droit d'être entendu lors d'une demande d'accès à un document officiel

Document

1

Lorsque le document demandé est susceptible de porter atteinte à un intérêt prépondérant public ou privé au sens de l'art. 72 CPDT-JUNE, les entités sont encouragées à offrir le droit d'être entendu (art. 77 et 30 CPDT-JUNE) aux personnes concernées.

Les entités doivent mener la procédure avec diligence et rapidité (art. 76 CPDT-JUNE).

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Anonymisation

2

 

L'anonymisation / le caviardage des passages portant atteinte est-il possible ?

OUI
NON

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Identification

3

 

Toutes les parties reconnaissables doivent être identifiées.

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Courrier

4

 

Offrir RAPIDEMENT le droit de s'opposer aux personnes identifiables dans le document.

________________________________________________________

Pas de réponse

5

La personne identifiable a-t-elle répondu ?

OUI
NON

________________________________________________________

S6

Réponse

6

 

Quelle est la réponse de la personne concernée ?

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S8a modifié en S7a

Restrictions

7a

 

Des restrictions au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE sont-elles applicables (voir liste) ?

OUI
NON

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S8b modifié en S7b

Restrictions

7b

 

Des restrictions au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE sont-elles applicables (voir liste) ?

 

OUI

/Scripts/Index.aspx?id=18490#S8c

NON

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Levée opposition

8a

 

L'entité sollicitée envoie une prise de position indiquant brièvement les motifs de refus et indique la possibilité de saisir le PPDT pour conciliation.

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S8b

Envoir refus

8b

L'entité sollicitée envoie une prise de position indiquant brièvement les motifs de refus et indique la possibilité de saisir le PPDT pour conciliation.

Après avoir apprécié la pertinence des arguments de l'opposant, l'entité a le choix d'adresser un courrier à ce dernier en levant son opposition ou de se limiter à l'envoi du refus ci-dessus.

 

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S8c

Envoir refus

8c

 

Après avoir apprécié la pertinence des arguments de l'opposant, l'entité a le choix d'adresser un courrier à ce dernier, en levant son opposition, ou à la partie demanderesse, en refusant la demande.

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Conciliation

9

L'entité émettrice de la prise de position, la partie demanderesse, le destinataire d'une levée d'opposition, et d'éventuelles entités ou personnes concernées peuvent demander gratuitement au PPDT la tenue d'une séance de conciliation (art. 40 CPDT-JUNE).

Le document ne sera pas communiqué, tant que le sort de la conciliation ne sera pas connu.

Si la conciliation aboutit, l'arrangement figurant dans le procès-verbal devra être mis en œuvre.

/Scripts/Index.aspx?id=18490#S10

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CPDT

10

Si la conciliation échoue, ou si la convention issue de celle-ci n'est pas exécutée, l'entité détenant le document en cause, la partie demanderesse, le destinataire d'une levée d'opposition, et d'éventuelles entités ou personnes concernées, ainsi que le PPDT peuvent transmettre gratuitement la cause pour décision à la CPDT (Commission de protection des données et de la transparence) (art. 42 CPDT-JUNE).

Aucun délai n'est imposé.

Le document ne sera pas communiqué avant l'échéance du délai de recours ou de l'obtention d'une décision définitive et exécutoire.

________________________________________________________

Autorité

11

 

La partie n'ayant pas obtenu gain de cause devant la CPDT, ainsi que le PPDT, peuvent déposer un recours payant dans les 30 jours contre la décision au Tribunal cantonal du canton auquel appartient l'entité détentrice du document demandé.

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Document

 

Le document doit être envoyé à la partie demanderesse

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Le document anonymisé/caviardé doit être envoyé à la partie demanderesse

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Procédure

La procédure offrant le droit d'être entendu doit être suivie

/Scripts/Index.aspx?id=18490#Dentendu#S2 (enlevé le #S2)

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Communication

Les données personnelles peuvent être communiquées

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Envoi réponse

Envoi d'une prise de position comprenant soit :

  • la liste des données personnelles du demandeur;

  • la confirmation de l'abstention, la suppression ou la constatation du traitement illicite;

  • la confirmation de la rectification ou de la destruction des données personnelles.

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Envoi réponse

L'autorité exécutive de l'entité sollicitée doit envoyer une décision devant spécifier que :

  • la liste ne pourra être utilisée qu'une seule fois pour contacter les personnes concernées;

  • la liste ne pourra pas être transmise à des tiers et devra être détruite après usage; (cette condition exclut l'enregistrement dans la plupart des clouds et le traitement des données à travers des services online ne garantissant pas l'accès exclusif par l'utilisateur (le fournisseur du service ne doit pas pouvoir accéder aux données) et le stockage en CH ou dans l'UE);

  • avant d'utiliser la liste, les demandeurs doivent vérifier qu'elle corresponde à la demande.

  • l'entité sollicitée décline toute responsabilité en cas d'utilisation d'une liste erronée non préalablement vérifiée;

  • les entités sollicitées peuvent exiger un émolument pour l'établissement de la liste, si leurs règlements le permettent.

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Envoi réponse

Le responsable de traitement sollicité doit envoyer une décision, au sens des règles de la procédure administrative, refusant la communication (et pas une prise de position au sens de la CPDT-JUNE).

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