Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Répondre à une demande

Protection des données & transparence

Préambule

La CPDT-JUNE exige que les demandes soient traitées avec diligence et rapidité (art. 39 et 76 CPDT-JUNE).

Sont données ci-après les indications nécessaires pour traiter les demandes les plus fréquentes émanant d'administrés.

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1. L'accès à un document qui concerne le demandeur

Par exemple, une personne demande accès aux pièces de son propre dossier fiscal en main du Service des contributions. Le principe est que la personne a droit à avoir accès à ses données personnelles que détient l'État. Elle peut notamment les consulter et les faire modifier si elles sont inexactes. Les exceptions, à savoir le refus de l’accès, sont rarissimes.

Juridiquement, il s'agit d'une demande d'accès à ses données personnelles soumise aux règles de la protection des données. Pour plus de détails, il suffit de consulter la page "Conditions et modalités du droit d'accès à ses données personnelles".

2. L'accès à un document d'une procédure en cours

Par exemple, un tiers ne participant pas à la procédure demande accès au dossier concernant la réfection d’une citerne d'une ferme, au sujet de laquelle l'entité compétente n’a pas encore rendu sa décision sur opposition. Les parties concernées ont évidemment accès au dossier de leur procédure en cours. Il s’agit en principe des personnes qui disposent d’une voie de droit contre la décision qu'une entité est amenée à rendre.

Autrement dit :

  1. Les parties ont un droit à accéder au dossier. Les exceptions, à savoir le refus de l’accès, sont rarissimes. En particulier, un document dont l'accès est refusé à une partie ne peut en principe pas être utilisé au détriment de celle-ci dans la procédure. Une entité a donc même une obligation d’informer les parties du contenu de son dossier, et de permettre à celles-ci de s’exprimer, avant de rendre une décision;

  2. Une demande d'un administré qui n’est pas partie à la procédure administrative non judiciaire doit être examinée sous l'angle des règles de la transparence en suivant le "Guide pour déterminer si l'accès est autorisé ou non"

 

3. L'accès à un document public (sans données personnelles)

Toute personne peut avoir accès à un document qui est public. De manière générale, la législation rend publics de nombreux documents de l'administration. Pour simplifier : un document en mains d'une entité est public, à moins que la loi ou des intérêts publics ou privés prépondérants, en particulier des données personnelles protégées, en limitent l'accès.

La situation est claire pour le Journal officiel/Feuille officielle ou les débats des autorités législatives. Les documents suivants sont également en principe publics :

  1. Tout document mis à l'enquête publique, par exemple une demande de permis de construire ou un plan, notamment en matière d'aménagement du territoire

  2. Une étude d'impact sur l'environnement

  3. Un document qui a été peu diffusé, par exemple uniquement auprès des partis politiques, et auquel un citoyen demande accès (par exemple, un rapport de consultation sur un projet)

  4. Les données statistiques (anonymes) d'une unité administrative (par exemple, combien d'ostéopathes disposent d'une autorisation de pratiquer; quelle somme totale une entité a-t-elle versée en faveur de projets d'entraide)

  5. Le registre des électeurs

  6. Etc.

En revanche, ne sont notamment pas accessibles :

  1. Les procès-verbaux des séances non-publiques

  2. Les documents figurant dans une procédure judiciaire en cours

  3. Les données personnelles de tiers, sauf s'il existe un intérêt public prépondérant.

Pour déterminer l'accessibilité à un document, il est conseillé de suivre "Guide pour déterminer si l'accès est autorisé ou non".

4. Un document contenant des données personnelles d'un tiers

Par exemple, un administré, Gérard Manvussa, souhaite connaître le contenu d'une autorisation qui a été accordée à Luc Sürr.

  1. Il faut demander à Gérard Manvussa de faire une telle demande par écrit, mais il n'est pas tenu d'indiquer ses motivations.

  2. Si Gérard Manvussa prétend être le représentant de Luc Sürr, il faut exiger une procuration signée par lui. Devant l'administration, un représentant n'a pas forcément à être avocat mais doit avoir l'exercice des droits civils.

  3. En l'absence de procuration, il faut suivre le "Guide pour déterminer si l'accès est autorisé ou non", en répondant oui à la question n° 17.

5. Une liste de données personnelles

Par exemple, les associations culturelles, sportives ou politiques demandent la liste des personnes d'un certain âge pour leur envoyer des informations.

Les modalités à suivre sont décrites sur cette page.

6. La communication d'une adresse d'une personne

Il n'est pas rare que quelqu'un cherche à obtenir l'adresse d'une personne en s'adressant aux autorités communales ou cantonales.

Pour déterminer si l'adresse peut être communiquée ou non, il suffit de consulter cette page.

7. Une demande de rectification de données personnelles

Si une personne constate une erreur dans ses données personnelles traitées par une entité, elle est en droit de demander la rectification.

Une telle demande peut conduire soit à l’ajout des données manquantes, soit à la destruction des données et, le cas échéant, au remplacement par de nouvelles données correctes.

La demande de rectification des données n’est pas possible si la modification est interdite par une prescription légale. On pense ici aux obligations légales de traitement ou de conservation des données en vertu desquelles des données personnelles privées ne doivent pas être modifiées (données archivées par exemple).

Le responsable du traitement limite le traitement lorsque l’exactitude des données est contestée par la personne concernée et qu’il ne peut être déterminé si les données sont exactes ou non, ou lorsque les données doivent être conservées à des fins probatoires.

Il appartient à la personne concernée de prouver l'inexactitude.

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