Accès aux documents officiels

Pour autant que la CPDT-JUNE soit applicable à raison de la personne et de la matière et qu’aucune disposition spéciale excluant les règles de la transparence n’existe (par. ex. art. 6 LCCF NE), toute personne a le droit de demander à une entité, en principe gratuitement, l'accès à un document officiel, sans devoir justifier d'un intérêt particulier (^{arrêt du TAF du 30 juin 2023, A-2373/022, consid. 4.2}). La CPDT-JUNE fonde donc une présomption en faveur du libre accès à de tels documents. Les modalités de l'étendue de ce dernier fait l'objet de l'avis 2016.1602.

A réception de la demande, il appartient dès lors à l'entité saisie de démontrer rapidement et avec diligence qu'une limitation ou un refus d'accès au document demandé s'impose. En d'autres termes, elle supporte le fardeau de la preuve destiné à renverser la présomption précitée. Elle doit par conséquent prouver que les exceptions au principe de la transparence sont réalisées. A cet égard, ses explications doivent être convaincantes, à savoir être précises et claires, complètes et cohérentes (^{arrêt du TAF du 30 juin 2023, A-2373/022, consid. 4.2}).

Ainsi, l'accès ne peut pas simplement être refusé lorsque le document exigé contient des informations qui ne sont pas accessibles selon le catalogue d'exceptions de l'art. 72 CPDT-JUNE. Dans ce cas, il convient plutôt – et autant que possible – de le restreindre, à savoir garantir un accès partiel aux informations du document, ceci par l'anonymisation, le caviardage, la publication partielle ou l'ajournement (^{arrêt du TAF du 30 juin 2023, A-2373/022, consid. 4.2}).

1. Lorsqu’une entité ne répond pas à une demande fondée sur la CPDT-JUNE rapidement, comme les art. 39 et 76 CPDT-JUNE le prévoient, la partie demanderesse peut demander au PPDT la tenue d’une séance de conciliation (art. 40 CPDT-JUNE) (voir modèles) (dossier 2023.4954).

2. Les fournisseurs d’électricité ne sont soumis aux règles de l’accès aux documents officiels (art. 69 ss CPDT-JUNE) que pour les informations relatives au marché des consommateurs captifs, et non pas pour le marché libéralisé. Dans le premier cas, ces sociétés accomplissent des tâches d’intérêt public. Conformément à l’art. 75 CPDT-JUNE, la demande doit être adressée au fournisseur. En cas de refus ou de non réponse, il pourra être demandé une séance de conciliation auprès du Préposé à la protection des données et à la transparence (voir cette page) (dossier 2023.4753).

3. Les permis de travail de joueurs professionnels peuvent faire l’objet d’une demande d’accès à un document officiel. Cependant, il appartient ensuite à l’autorité de prendre position en indiquant un ou plusieurs motifs de l’art. 72 CPDT-JUNE pour justifier son éventuel refus. En pareil cas, la présence des données personnelles des sportifs ainsi que du club concerné impose au service responsable du traitement de demander aux personnes concernées si elles s’opposent à l’accès ou non. A priori, il est peu probable que l’intérêt public à l’accès d’un document officiel l’emporte sur la protection des données personnelles des bénéficiaires des autorisations (dossier 2022.4105).

4. Selon une jurisprudence constante, les rapports d’audit sont des documents officiels accessibles au public, à moins que l’une des restrictions de l’art. 72 CPDT-JUNE puisse être invoquée par l’administration. Selon le principe de la proportionnalité, seuls les passages concernés par la-les restrictions doivent être caviardés. A relever que l’art. 69 CPDT-JUNE exclut de l’accès les PV du Conseil communal et des entretiens de l’auditeur (dossier 2022.4108).

5. Les contrats de prestation passés par l'Etat avec des tiers sont en principe accessibles, à moins qu'une des exceptions au sens de l’art. 72 CPDT-JUNE puisse être valablement invoquée (dossier 2022.4125).

6. La liste anonymisée des anciens contrôles du SCAV, par type d'établissement public et indiquant le résultat, est en principe accessible, à moins qu'une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE soit réalisée ou que l’art. 24 LDAl ne s’y oppose (dossier 2022.4218).

7. Les catalogues de fonctions de l'administration et des systèmes de classification des fonctions sont en principe accessibles, à moins qu'une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE soit réalisée (dossier 2022.4229).

8. Les contrats de prestations passés par l’Etat sont des documents officiels dont le refus d’accès ne peut reposer que sur les exceptions figurant à l’art. 72 CPDT-JUNE. Deux catégories d’exceptions sont prévues dans la loi : les intérêts publics, expliqués ici, et les intérêts privés, expliqués ici. En l’occurrence, a priori, seules la révélation d’un secret de fabrication ou d’affaires et la mise en en danger de la sécurité publique paraissent mériter une attention particulière, pour certains d’entre eux (par ex : transport de détenus, sécurité des prisons, …). Si l’exception est réalisée, il faut néanmoins examiner si un caviardage permet d’éviter le refus pur et simple (dossier 2022.4220).

9. La publication d’un rapport sur internet doit être complètement anonymisé, faute de base légale adéquate. En revanche, la version non publiée par ce biais peut appliquer les principes suivants :
   a) Les personnes exerçant un mandat public, comme les membres du Conseil d’Etat, sont citées nommément.
   b) Les chefs de service et autres hauts fonctionnaires, dont la fonction est facilement associable à leur nom, sont aussi cités nommément.
   c) Les personnes externes à l’administration dont la presse a fait état ou qui ont été ou sont impliquées dans des procédures en cours sont mentionnés sous un pseudonyme.
   d) Les collaborateurs de l’Etat assumant des fonctions subalternes et dont les intérêts sont directement touchés par l’enquête sont mentionnés sous un pseudonyme.
   e) Les établissements publics, où certains faits notables se sont déroulés, sont mentionnés sous un pseudonyme (dossier 2022.4223).

10. En principe, l’agenda des membres d’une entité constitue un document officiel accessible, à moins que le titulaire de l’agenda ne puisse faire valoir une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE (dossier 2021.4062).

11. En principe les contrats conclus par l’Etat, rapports, courriers relatifs à un parc éolien constituent des documents officiels accessibles, à moins que l’émetteur, voire le destinataire, du document ne puisse faire valoir une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE (dossier 2021.4031).

12. En principe, un plan de gestion des déchets de chantier est un document officiel accessible, à moins que l’émetteur du document ne puisse faire valoir une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE (dossier 2021.3929).

13. En principe, les mesures de réception des installations de téléphonie mobile constituent un document officiel accessible, à moins que l’émetteur du document ne puisse faire valoir une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE (dossier 2021.3933).

14. Selon les règles de la transparence, et plus particulièrement de l’article 69 al. 3 CPDT-JUNE, les procès-verbaux des séances du Conseil communal ne sont pas accessibles (dossier 2021.3940).

15. En principe, une convention d’actionnaires passée entre une commune et d’autres actionnaires d’une SA accomplissant une tâche publique, constitue un document officiel accessible, à moins que l’émetteur du document ne puisse faire valoir une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE (dossier 2021.3937).

16. Lorsque l’anonymisation de permis de construire n’est pas possible, soit l’autorité offre le droit d’être entendu aux personnes concernées. Le cas échéant, un refus est fréquent. Soit l’autorité juge qu’aucun intérêt privé n'est prépondérant à celui de la transparence. Dans ce cas, elle prend le risque que les personnes concernées agissent en violation de la protection des données, voire en responsabilité. A relever que l’autorité saisie n’est jamais à l’abri de se voir opposer un intérêt privé auquel elle n’avait pas pensé… (détails de la procédure à suivre), (dossier 2021.3788).

17. Les organigrammes des entités, comprenant le nom des cadres, sont accessibles au public (dossier 2021.3723).

18. Les mises à l’enquête publiques des permis de construire peuvent être publiées sur le site cartographique, pour autant que les « robots du net » ne puissent pas y accéder et que les formats pdf utilisés protègent suffisamment l’intégrité du document (dossier 2021.3661).

19. Conformément à la jurisprudence fédérale et genevoise, la gestion du patrimoine financier des collectivités ne constitue pas une tâche publique. Les documents y relatifs ne sont donc pas accessibles selon les règles de la transparence (dossier 2020.3323).

20. Les statistiques en matière sociale sont accessibles, pour autant que personne ne soit reconnaissable. Pour ce faire, il est d’usage de n’indiquer que les chiffres fondés sur une moyenne d’au moins 3 à 5 personnes (dossier 2020.3238).

21. Les prises de positions adressées aux autorités cantonales ou communales dans le cadre des consultations sur des projets législatifs constituent des documents officiels. En principe, l’exception de la protection des données personnelles n’est pas évocable contre une demande d’accès (dossier 2020.3136).

22. Des statistiques établies par une entité constituent, en principe, un document officiel accessible (dossier 2019.2885).

23. Le livret des experts de l’ECAP et les directives pour l’évaluation des bâtiments sont des documents officiels accessibles selon les règles de la transparence (dossier 2019.2815).

24. Dans le Canton de Neuchâtel, le nom des pétitionnaires est public, à moins que l’anonymat soit demandé, conformément à l’article 9 Loi sur le droit de pétition (LDPé, RSN 151.115). Alors que dans le Canton du Jura, la Loi d’organisation du Parlement de la République et Canton du Jura (LOP ; RSJU 171.21) ne prévoit rien de pareil (dossier 2019.2798).

25. Un rapport relatif aux émissions d’une entreprise, est au regard de la jurisprudence du Tribunal fédéral (TF) (arrêt du 27 septembre 2017 (ATF 144 II 91)), en principe accessible sur demande. Le TF relève que le risque de critique négative envers l’entreprise concernée n’est pas un intérêt prépondérant au maintien de la confidentialité, mais une simple conséquence désagréable qu’une entreprise publiquement exposée doit accepter dans un État de droit démocratique. Au contraire, le TF admet qu’il y a un intérêt général des citoyens à connaître les données d’émissions (dossier 2019.3004).

26. Les procès-verbaux des séances publiques sont accessibles, sous réserve de l’anonymisation des noms des personnes qui ne représentent pas une autorité (dossier 2019.2676).

27. Tant que les documents n’ont pas été formellement versés aux archives, la loi sur les archives ne s'applique pas. L'accès doit s'examiner sous l'angle des règles de la transparence prévues dans la CPDT-JUNE (dossier 2018.2521).

28. Il n'est pas nécessaire de faire figurer le nom des employés dans un budget communal publié ou accessible au public (dossier 2018.2598).

29. Un membre d'une PPE peut consulter les plans concernant sa propriété que possède l'administration communale (dossier 2018.2415).

30. Il est autorisé d'ouvrir l'accès en ligne à l'agenda des audiences des tribunaux aux journalistes accrédités (dossier 2018.2180).

31. Les données accessibles sous forme de statistiques peuvent être demandées par tout un chacun auprès de leur détenteur, pour autant qu'aucun motif de l'article 72 al .1 et al. 3 let. c CPDT-JUNE ne soit réalisé (dossier 2018.2337).

32. Le cahier des charges des enseignants est un document officiel accessible, pour autant qu'il soit anonymisé (dossier 2018.2169).

33. Les producteurs d'électricité effectuent en principe une tâche d'intérêt public (dossier 2018.2150)

34. Les rapports de la Commission tripartite sont en principe accessibles s'ils peuvent être anonymisés et qu'ils sont définitifs (dossier 2018.2139).

35. Les données statistiques communales de consommation d'énergie sont en principe accessibles (dossier 2018.2132)

36. Les procès-verbaux des séances qui ne sont pas publiques ne sont pas accessibles selon l'article 69 CPDT-JUNE. Quant aux articles 66 et 67 CPDT-JUNE, ils définissent la notion de séances publiques. Une séance de conciliation en matière de permis de construire n'est pas publique au sens de la CPDT-JUNE (dossier 2047.1823).

37. Les documents relatifs à la gestion du patrimoine administratif des communes et de l'Etat sont soumis aux règles sur la transparence (dossier 2017.2039).

38. Les forfaits fiscaux accordés ne sont pas accessibles en raison du secret fiscal (dossier 2017.2087).

39. Les écritures comptables sont en principe accessibles (dossier 2017.2052).

40. Le nom des recourants contre une décision d'un conseil communal ne peut pas être communiqué en cours de procédure, les règles de la transparence n'étant pas applicables (dossier 2017.1905).

41. Une grille des salaires des responsables administratifs et médicaux des établissements médicaux publics, avec la mention du minimum et du maximum en cas de fourchette, ainsi que le nombre de personnes concernées par les paliers salariaux, est en principe un document accessible (dossier 2017.1942).

42. En principe, un document dans lequel figure la quantité d'électricité distribuée aux clients finaux par commune, distinguant la basse et la moyenne tension, est accessible selon les règles de la transparence (dossier 2016.1516).

43. Un tableau de répartition des impôts non nominatif est en principe un document officiel accessible (dossier 2016.1657).

44. Un service ne peut pas renseigner un citoyen sur les activités qui ont eu lieu dans un bâtiment sans requérir préalablement l'avis du propriétaire (dossier 2016.1421).

45. Une lettre envoyée par le service des communes à une commune concernant des comptes annuels communaux est un document officiel accessible (dossier 2016.1428).

46. Les contrats passés entre les bibliothèques universitaires et des éditeurs sont des documents accessibles (dossier 2016.1375).

47. La comptabilité clôturée d'une entité soumise à la CPDT-JUNE est en principe un document officiel accessible, excepté notamment si sa lecture permet de dévoiler un secret d'affaire (dossier 2012.0281).

48. Un arrêté du Conseil communal relatif au personnel et entré en vigueur est en principe un document officiel accessible. Pourrait par exemple faire exception à ce principe, un arrêté traitant de la sécurité (dossier 2015.1089).

49. En matière d’attribution de subventions, la transparence est de plus en plus admise. En principe une personne, même privée, doit accepter une atteinte à sa personnalité lorsqu’elle bénéficie d’aides de l’Etat. Par exemple, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence a jugé qu’un journaliste pouvait obtenir la liste nominative des agriculteurs touchant des subsides fédéraux. En l'occurrence, les députés sont en droit de connaître nominativement les bénéficiaires du fond cantonal des eaux (dossier 2015.0994).

50. Une statistique anonymisée et finalisée est un document officiel accessible, sauf si l'une des exceptions de l'article 72 CPDT-JUNE entre en ligne de compte (peu fréquent) (dossier 2014.0819).

51. Les rapports d'audit ne sont pas accessibles tant qu'une procédure pénale liée est ouverte (dossier 2014.0801).

52. Avant d'octroyer l'accès à des factures non anonymisées, les entités doivent suivre la procédure décrite sur cette page (dossier 2014.0758).

53. La liste d'attributions d'aides sportives réparties par domaine est accessible (dossier 2014.0751).

54. Une demande d'accès à des documents relatifs à une demande de permis de construire en cours n'est pas de la compétence du PPDT (dossier 2014.0696).

55. Les statistiques anonymisées sur les licenciements collectifs dans un canton sont en principe accessibles (dossier 2014.0709).

56. Un rapport d'analyse chimique d'un collège peut être transmis par le médecin cantonal à un médecin, mais avec l'interdiction de le transmettre plus loin pour des raisons d'intérêt public (dossier 2014.0733).

57. Les rapports d'audit sur le fonctionnement de l'administration sont en principe accessibles, sauf si des exceptions sont réalisées (dossier 2013.0559).

58. En principe, le montant d'un contrat conséquent passé entre une entité et un tiers est protégé par le secret d'affaire (dossier 2013.0403).  

• Fin de rapport de travail indemnisé à plus de 4000'000 francs, l'Express 19.07.2016

• Un renvoi grassement indemnisé, l'Impartial 30.03.2016

• Le tribunal cantonal donne raison à notre rédaction, l'Impartial 03.02.2016

• Des documents officiels difficiles d'accès, Plaidoyer 03.2015

• Exécutif jaloux de ses petits secrets, l'Express 18.01.2014

• Le préposé à la transparence s'étonne du huis clos de jeudi, l'Express 26.03.2013