Préposé à la protection des données et transparence Jura-Neuchâtel

Archives

Explications générales

Après la clôture définitive d'un dossier et de l'échéance d'un éventuel délai de garde au sein de l'entité, il faut déterminer si les données ont un intérêt pour les archives avant de les détruire, que les dossiers soient informatisés ou sur papier.

Pour déterminer l’intérêt archivistique, il faut s’adresser aux Offices de la culture (JU) ou des archives (NE) pour les documents détenus par les entités cantonales et communales (à moins que la commune ait désigné un responsable).

Protection des données

  

Prises de position sommaires du PPDT

2018 - 2015 - 2014 - 2013

  1. Les entités doivent respecter le secret de fonction et les règles sur la protection des données lorsqu'elles archivent à l'interne leurs documents. Elles doivent par conséquent impérativement éviter de les mettre en commun dans des locaux avec d'autres entités (dossier 2015.1023).

  2. Une liste d'anciens élèves figurant dans un registre d'école est une archive accessible après le délai ordinaire de protection de 30 ans (dossier 2014.0852).

  3. L'accès à un dossier en 2013 détenu par les archives cantonales et contenant des données sensibles sur une personne décédée en 2003 doit être refusé, sauf si l'Office des archives a pleine confiance dans le chercheur et dans le respect de l'engagement que ce dernier prendra pour ne pas porter atteinte à la personnalité de la personne concernée lors de l'utilisation des données (dossier 2013.0469).

  

Transparence


  

Prises de position sommaires du PPDT

2018 - 2017 - 2014

  1. Tant que les documents n’ont pas été formellement versés aux archives, la loi sur les archives ne s'applique pas. L'accès doit s'examiner sous l'angle des règles de la transparence prévues dans la CPDT-JUNE (dossier 2018.2521).

  2. L'accès aux archives des permis de construire doit respecter les mêmes modalités que lorsqu'ils ne sont pas archivés (voir avis du 23 octobre 2013) (dossier 2016.1566).

  3. La fille d'une personne vivante, placée par décision administrative dans le passé, n'est pas en droit d'accéder au dossier archivé sans le consentement exprès de la personne concernée (dossier 2014.0847).

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