Echanges entre entités

En principe, les échanges entre entités sont soumis au secret de fonction. Selon ce dernier, le service d'un département ne pourrait en aucun cas communiquer des données personnelles à un service d'un autre département.

Mais l'art. 25 CPDT-JUNE offre un assouplissement à ce secret puisque les entités sont en droit de communiquer des données, d'office ou sur requête, si une base légale l’autorise ou si la communication est nécessaire à l’accomplissement d’une tâche légale par le destinataire; en présence de données sensibles ou de profilages, l’autorisation ou la tâche doit reposer sur une loi au sens formel.

1. L’art. 97 LEI impose aux autorités cantonales et communales de communiquer aux services des migrations, sur demande, les données et les informations nécessaires à l’application de la LEI. Il appartient néanmoins aux entités d’apprécier « superficiellement » si la demande paraît proportionnée pour la gestion du dossier (dossier 2022.4165).

2. Selon la dernière détermination du Conseil fédéral dans le cadre de la révision de la LPD, les OPF sont soumis à la surveillance des préposés cantonaux et aux règles cantonales de protection des données, sous réserve du respect de la hiérarchie des normes fédérales : « Les registres publics de droit privé qui relèvent de la compétence des cantons sont régis par le droit cantonal de protection des données, y compris lorsque ces données sont traitées en exécution du droit fédéral. Le droit cantonal ne doit toutefois pas empêcher l’application uniforme et juste du droit privé fédéral et en particulier le principe de publicité des registres. L’abrogation de l’art. 2, al. 2, let. d, LPD n’a ainsi pas de conséquences pour les registres cantonaux suivants: le registre foncier, le registre des bateaux, les registres cantonaux du commerce, les registres concernant la poursuite pour dettes et faillites et le registre public sur les pactes de réserves de propriété. ».
   Les commandements de payés ne contiennent pas systématiquement des données sensibles au sens de la loi, mais peuvent en avoir. Notamment lorsque le créancier est un organisme d’aide sociale. Le cas échéant, on obtient l’information que le poursuivi est ou a été bénéficiaire d’une prestation sociale. Par conséquent, pour être légitimé à communiquer à un autre service ou à des tiers des données sensibles, il faut une base légale adoptée par le Parlement. Par conséquent, la sous-traitance de l’impression de ceux-ci doit répondre aux exigences de ce modèle. Sans compter, que de nos jours, les produits étant souvent sous forme de cloud, il faut encore respecter les exigences pour ce dernier (dossier 2022.4185).

3. Les adresses e-mails et numéros de téléphone ne sont pas des données officielles légales du registre du CdH. Ils sont néanmoins usuellement récoltés et constituent un « fichier » indépendant. Selon l’art. 25 CPDT-JUNE, les CdH sont en droit de communiquer des données à une autre entité, telle que le SMIG, si l'accomplissement d'une tâche légale clairement définie l'exige et que les principes généraux de la protection des données sont respectés, en particulier celui de la finalité. C’est-à-dire que les données ne doivent être traitées que dans le but qui est indiqué lors de leur collecte, qui est prévu par une base légale ou qui ressort des circonstances (art. 18 CPDT-JUNE). Autrement dit, pour qu’une adresse e-mail soit communicable, il faut que le CdH ait clairement et préalablement indiqué qu’elle pourrait être communiquée à d’autres entités (dossier 2021.3859).

4. Le Centre de Puériculture jurassien, dans la mesure où il s’est vu confier une tâche d’intérêt public par le Service de la santé, H-JU est en droit de lui communiquer, de manière sécurisée, toutes les données nécessaires à l’accomplissement de cette tâche légale, notamment la liste des enfants nés le mois précédent (nom, prénom, date de naissance, noms et prénoms des parents, langue parlée, numéro de téléphone) (dossier 2021.3618).

5. Le Service de la consommation et des affaires vétérinaire est en droit de communiquer des faits pouvant être nécessaires à la police ou au service communal des constructions. La communication doit néanmoins respecter le principe de la proportionnalité en se limitant aux informations strictement utiles pour les missions du destinataire. L’envoi d’une décision complète ne permet pas de respecter ces exigences (dossier 2020.3175).

6. Il n’est pas possible de communiquer à d’autres entités la liste des personnes en retard de paiement des factures d’une crèche subventionnée, faute de base légale (dossier 2019.2891).

7. Selon l’avis du 29 juin 2018 les écoles jurassiennes ne sont pas en droit de communiquer la religion des élèves aux Églises. Par conséquent, les règles de protection des données ne permettent pas de récolter une telle donnée, avec ou sans le consentement des personnes concernées (dossier 2019.2659).

8. Le service de la santé jurassien est en droit de communiquer des données anonymisées liées aux hospitalisations extérieures des patients jurassiens à H-JU, pour que ce dernier puisse analyser ce choix. H-JU n’est pas en droit de croiser les données avec d’autres fichiers pour identifier les personnes concernées (dossier 2019.2631).

9. L’AI est en droit d’effectuer des investigations, mais il est conseillé aux entités sollicitées de demander une copie de l’autorisation de prendre des renseignements signée par l’assuré-e. Si l'entité répond et qu’une telle autorisation n’existe pas, les règles de protection des données et le secret de fonction, voire médical sont violés. De plus, l’autorisation doit être relativement précise et cadrée. Une autorisation générale n’est pas suffisante. Pour plus de détails, voir cet avis. Avant d'investiguer, l'AI doit respecter les modalités suivantes : Art. 3c LAI pour la détection précoce et l’article 28 LAI pour le traitement du dossier (dossier 2018.2511).

10. L’article 32 LPGA, accompagné de l’article 96c LACI imposent au service concerné de communiquer un contrat d'apprentissage à une caisse de chômage, sans le consentement de la personne concernée (RVJ 2005 p. 121). La communication du contrat devra éviter l’utilisation d’e-mails non protégés (dossier 2018.2586).

11. La police peut, mais n'est pas obligée, communiquer le nom d'un propriétaire de véhicule à une commune si elle en a besoin pour l'accomplissement de ses tâches légales (dossier 2018.2126).

12. Les offices AI ne sont pas en droit de communiquer la liste des bénéficiaires de rente au service chargé de facturer la taxe d'exemption de servir au service du feu, sauf s'ils bénéficient du consentement de la personne concernée (dossier 2017.2090).

13. Les entités d'accueil extrafamilial ne sont pas en droit de demander des informations directement à l'entité concernée, comme par exemple l'assurance chômage, un guichet social ou l'assurance invalidité, lorsqu'elles ne les obtiennent pas des personnes concernées ou ont des doutes sur la véracité des informations fournies (dossier 2017.2066).

14. Une caisse de chômage peut se prévaloir de l’article 32 LPGA pour demander des renseignements à une école sur un apprenti. Cette règle fédérale constitue la base légale suffisante exigée par l’article 25 CPDT-JUNE pour légitimer un tel traitement de données. De plus, celle-ci n’offre pas simplement la possibilité de répondre, mais oblige les autorités cantonales à communiquer les données. Toutefois, l'entité sollicitée doit néanmoins juger, avant de répondre, si le principe de la proportionnalité est respecté. C’est-à-dire s'assurer que les données demandées sont à priori propres à effectuer les tâches légales du destinataire (dossier 2017.1812).

15. Deux services des Ressources Humaines soumis à la CPDT-JUNE sont en droit de se communiquer les données non sensibles et administratives utiles à l'ouverture d'un nouveau dossier pour un collaborateur, telles que les n° AVS, références bancaires, nombre d'enfants et autres données administratives. Il est en revanche exclu de mentionner d'éventuels aspects disciplinaires, sans le consentement préalable de la personne concernée (dossier 2017.1856).

16. Le service compétent en matière de droit des étrangers peut, en principe, légitimement communiquer des données à celui qui est compétent en matière de lutte contre le travail au noir. Ces données devraient se limiter aux procès-verbaux qui constatent un cas de non-respect des obligations et d’autorisations mentionnées à l’article 6 LTN (RS 822.41), ainsi qu'aux décisions, sanctions, amendes, émoluments et frais d’instructions qui concernent le domaine du travail au noir. Il n'est dès lors pas possible de livrer intégralement un dossier (dossier 2016.1603).

17. La police cherche quotidiennement à obtenir des données personnelles auprès de particuliers ou d'entreprises, association, fondation, etc… Cette démarche est notamment cadrée par les articles 12, 15, 73, 95, 162, 299, 300, 306, 307 Code de procédure pénale (CPP) et 91 LPol (RSN 561.1). Concrètement elle peut demander des documents ou des informations personnelles sans donner d'explications qui pourraient compromettre l'enquête ou atteindre la personnalité de tiers. Les personnes sollicitées peuvent communiquer les données requises sans violer leurs obligations en matière de protection des données. Si une demande devait être perçue comme "exagérée", le PPDT peut être sollicité a posteriori pour vérification, mais il ne pourra agir que dans la mesure où une procédure pénale n'est pas pendante (dossier 2014.0941).

18. Les entités chargées de la lutte contre le travail au noir ne bénéficient pas d'une base légale suffisante pour dénoncer spontanément des situations à celle qui s'occupe des contributions, conformément à la jurisprudence (arrêt du la Cour administrative du Tribunal cantonal jurassien du 25 octobre 2012, ADM 65/2012). Les articles 11 et 12 LTN (RS 822.41) ne prévoient pas ce cas de figure et le droit cantonal n'a pas de disposition répondant aux exigences de la jurisprudence (dossier 2015.1205).

19. Les contrôles des habitants neuchâtelois n'ont pas besoin de communiquer au service des contributions les formulaires de renseignement sur le caractère principal ou secondaire des résidences. Il leur suffit de mettre à jour les informations qui seront accessibles par l'intermédiaire de la BDP (dossier 2016.1355).

20. Les communes sont en droit de communiquer sur demande l'origine d'une personne lorsqu'une autorité (ou son sous-traitant) en a besoin pour recouvrer une amende impayée (dossier 2015.1267).

21. Les entités chargées de fournir l'électricité sont en droit de communiquer la consommation d'un client au service des contributions, dans le but d'une décision d'assujettissement (dossier 2015.1206).

22. La police neuchâteloise est en droit de communiquer les informations requises dans le cadre d'une procédure de naturalisation directement au service de la cohésion multiculturelle (COSM), mais pas à d'autres autorités. Quant aux communes, elles ne peuvent recevoir les informations que par l'intermédiaire du dossier officiel. Si elles le trouvent insuffisant, elles doivent s'adresser au COSM pour qu'il complète son enquête (dossier 2013.0338).

23. Les contrôles des habitants ne sont en droit de communiquer aux communes bourgeoises que les données nécessaires pour la mise à jour de leurs registres (dossier 2015.1109).

24. Une disposition contenue dans une ordonnance ne suffit pas pour autoriser le médecin cantonal à communiquer des données sensibles afin d'obtenir l'avis de la société cantonale des médecins (dossier 2014.0907).

25. Une caisse de pension n'est pas en droit de communiquer des informations à la police sans un mandat du ministère public, conformément au droit fédéral (dossier 2014.0903).

26. Des services industriels sont en droit de communiquer des données relatives aux installations de chauffage lorsqu'elles ne peuvent pas être rattachées à un bâtiment. Sinon, ils doivent respecter les conditions de l'article 54 CPDT-JUNE.

27. Les autorités de protection des enfants et des adultes ne sont pas en droit de communiquer des listes de personnes mises sous curatelle aux communes ou à qui que ce soit d'autre, conformément au Code civil suisse (dossier 2013.0581).

28. Le service des contributions n'est pas en droit de communiquer le nom des héritiers, faute de bases légales (dossier 2012.0373).