Accès à ses données personnelles

Les litiges relatifs à l'accès à un dossier fiscal d'un défunt ne sont pas soumis aux règles de la CPDT-JUNE. Sous l’angle des règles de protection des données, il ne s’agit pas d’une demande d’accès « à ses propres données personnelles », au sens des articles 31 ss CPDT-JUNE. De plus, les données d’un défunt ne sont plus directement protégées par les règles de la protection des données personnelles de la CPDT-JUNE, mais par les règles fiscales en pareil cas.
Sous l’angle des règles de la transparence, l’art. 69 al. 4 CPDT-JUNE exclut du champ d’application les lois spéciales, telles que les règles fiscales (voir avis 2020.3512), (dossier 2025.5897).

A propos de l’accès aux dossiers d’adoption, l’art. 268d Code Civil prévoit uniquement que « L’autorité cantonale compétente pour la procédure d’adoption communique les informations relatives aux parents biologiques, à leurs descendants directs et à l’enfant. ». Donc, seuls les descendants directs ou l’enfant concerné sont légitimés à faire une demande d'accès.
Quant aux modalités, vu que le droit fédéral ne prévoit qu’une communication, sans précisions, il est possible de reprendre celles figurant aux articles 32 CPDT-JUNE et 33 CPDT-JUNE. Le premier dit que « l’accès aux données comprend la consultation sur place et l’obtention des données par écrit. Le responsable du traitement peut aussi communiquer oralement les données si la personne concernée s’en satisfait. ». Le second précise que « Lorsque les renseignements ne peuvent être communiqués directement à la personne concernée parce qu’elle en serait par trop affectée ou parce que des explications complémentaires sont nécessaires, le responsable du traitement les transmet à un tiers mandaté à cet effet qui jouit de la confiance de celle-ci. ».
Il est possible de proposer une communication orale ou une simple lecture, faute de quoi le caviardage du dossier risque de prendre du temps. Mais si le demandeur exige des documents, il s’agira de procéder au caviardage ou obtenir le consentement des personnes concernées. Si le travail est conséquent, des émoluments pourraient éventuellement être envisagés (art. 81 CPDT-JUNE) (dossiers 2024.5465 et 2024.5365).

La protection des données personnelles s’éteint avec la mort de la personne concernée. Cependant, l’accès aux données personnelles d'une mère décédée n’est possible que si cela ne porte pas atteinte à la personnalité de personnes vivantes. Par exemple, la divulgation d’une information indiquant qu’elle aurait été pro-russe pourrait nuire à ses proches.
De plus, seules les données de la mère décédée pourraient être accessibles, mais pas celles des personnes vivantes figurant dans le dossier. La communication de données personnelles concernant des personnes vivantes n’est autorisée que si une base légale le prévoit (art. 25 CPDT-JUNE), (dossier 2024.5369).

Une demande d’accès à ses données personnelles détenues par le service de protection de l’enfant et de l’adulte ne concerne pas seulement des données de la partie demanderesse, mais aussi, souvent, celles de tiers. Selon le Tribunal fédéral (arrêt 1C_376/2022 du 10 mai 2023), l’accès aux données de tiers, dans le cadre de sa demande d’accès à ses propres données, n’est pas autorisé. S’il n’est pas possible d’anonymiser, il faut refuser la demande. Plus largement, un refus d’accès ne peut avoir lieu qu’aux conditions de l’art. 33 CPDT-JUNE (dossier 2023.4965).

Lorsqu’une entité ne répond pas à une demande fondée sur la CPDT-JUNE rapidement, comme les art. 39 et 76 CPDT-JUNE le prévoient, la partie demanderesse peut demander au PPDT la tenue d’une séance de conciliation (art. 40 CPDT-JUNE) (voir modèles) (dossier 2023.4954).

Les services vétérinaires ne sont pas en droit de communiquer un rapport relatif à une morsure directement à une assurance, malgré les clauses générales de déliement du secret signées par les assurés. Ces services pourraient entrer en matière s’il est formulé une demande d’accès aux données personnelles de l’assuré appuyée par une procuration suffisamment précise (dossier 2022.4413).

Tout employé a le droit d’accès à ses données personnelles (voir cette page pour plus de détails). Les données ne peuvent être traitées que le temps nécessaire pour l’accomplissement des tâches légales. Chaque document, chaque information, doit faire l’objet d’un examen. Néanmoins, dans le Canton de Neuchâtel, il est prévu que des faits qui ont motivé un blâme ou un déplacement, ne peuvent plus être mentionnés après l'écoulement d'un laps de temps de cinq ans à compter du jour où ils ont été prononcés (art. 50 LSt). Alors que dans le Canton du Jura, l’autorité ne peut pas ouvrir la procédure de licenciement plus d’une année après la découverte des faits et, en tous les cas, pas plus de dix ans après que les faits se sont produits (art. 88 LPers). Par conséquent, les informations concernées doivent être effacées à l’échéance des délais précités. Quant aux critiques des tiers figurant dans le dossier, si les autorités n’en ont rien fait pendant plusieurs années, leur conservation devient inutile. En revanche, si elles sont utilisées pour la mise en place de mesures, les informations pourront être conservées le temps de la gestion de la problématique et quelques années suivant la fin de cette dernière.

Selon la loi sur l’archivage, tous les documents doivent être proposés aux archives, qui décideront de la conservation ou de la destruction (dossier 2020.3158).

En ce concerne l'accès aux dossiers des personnes placées par décision administrative, la nouvelle loi fédérale sur la réhabilitation des personnes placées par décision administrative (prochainement en vigueur) n'étend pas le droit d'accès déjà offert par la CPDT-JUNE, excepté qu'il impose aux autorités de conserver les documents relatifs à ce sujet (dossier 2014.0762).

Un directeur concerné par un audit a le droit d'accéder à ses données personnelles, sous réserve des exceptions prévues à l'article 33 CPDT-JUNE. Il peut aussi avoir droit à l'ensemble de l'audit lorsque ce document peut être qualifié d'officiel (art. 71 CPDT-JUNE) et que les exceptions prévues à l'article 72 CPDT-JUNE ne sont pas remplies (avis du PPDT 2014.0690).

Les règles sur le droit d'accès de la CDPT-JUNE sont suspendues pendant les procédures devant les autorités judiciaires. Ce sont les règles de procédure qui s'appliquent pour l'accès aux documents (dossier 2014.0722).

L'accès à ses données personnelles est en principe gratuit. Mais il est cependant des situations dans lesquelles la perception d’un émolument et de débours doit être rendue possible (2013.0614).

Le droit d'accès à ses données personnelles permet d'accéder à son dossier de tutelle. Les données de tiers ne doivent pas être transmises et un accompagnement est souvent nécessaire (dossier 2013.0583).

En principe, un employé a accès à l'ensemble de son dossier. Les conditions pour restreindre l'accès sont rarement remplies (dossier 2013.0574).

Les litiges relatifs à l'accès à un dossier fiscal d'un défunt ne sont pas soumis aux règles de la CPDT-JUNE. Sous l’angle des règles de protection des données, il ne s’agit pas d’une demande d’accès « à ses propres données personnelles », au sens des articles 31 ss CPDT-JUNE. De plus, les données d’un défunt ne sont plus directement protégées par les règles de la protection des données personnelles de la CPDT-JUNE, mais par les règles fiscales en pareil cas.
Sous l’angle des règles de la transparence, l’art. 69 al. 4 CPDT-JUNE exclut du champ d’application les lois spéciales, telles que les règles fiscales (voir avis 2020.3512), (dossier 2025.5897).

Lorsqu’une entité ne répond pas à une demande fondée sur la CPDT-JUNE rapidement, comme les art. 39 et 76 CPDT-JUNE le prévoient, la partie demanderesse peut demander au PPDT la tenue d’une séance de conciliation (art. 40 CPDT-JUNE) (voir modèles) (dossier 2023.4954).