Ressources humaines

Lorsqu’une entité ne répond pas à une demande fondée sur la CPDT-JUNE rapidement, comme les art. 39 et 76 CPDT-JUNE le prévoient, la partie demanderesse peut demander au PPDT la tenue d’une séance de conciliation (art. 40 CPDT-JUNE) (voir modèles) (dossier 2023.4954).

A propos de la publication des photos des employés d’une entité soumise à la CPDT-JUNE, le PFPDT a déjà eu l’occasion de préciser que : « Comme une photographie permet dans certains cas de déterminer des caractéristiques telles que la religion, l'appartenance à une race ou des déficiences physiques de la personne représentée et que, de plus, une telle photographie n'est souvent d'aucune utilité pratique, il n'est permis de mettre des photos sur Intranet ou Internet qu'avec le consentement des personnes concernées. Cette règle vaut aussi pour les photos prises lors de manifestations telles qu'apéritifs ou excursions organisés par l'entreprise. Il est conseillé de se demander au préalable si la publication de photos d'employés est indispensable à l'accomplissement des tâches. ». En droit public, il n’est pas possible d’imposer une récolte de données sans base légale, conformément aux art. 5 Cst et 16 CPDT-JUNE. Sans compter que le principe de la proportionnalité doit également être respecté et que son non-respect ne peut pas être justifié par un consentement, comme en droit privé. En l’occurrence, la nécessité de la publication de la photo de tous les collaborateurs reste à prouver (dossier 2022.4504).

Il appartient aux employeurs de demander directement à leurs employés s'ils ont suivi un cours de formation continue ou non, et non pas de s'adresser directement à l'organisateur (dossier 2022.4164).

Un dossier d’employé doit régulièrement être épuré des documents qui ne sont plus nécessaires pour la « vie active » du dossier. Le cas échéant, ils doivent être proposés aux archives qui décideront du sort de ceux-ci. Concrètement cela signifie que la durée de conservation d’évaluations est a priori de cinq ans maximum à compter de celles-ci. Pour les pièces comptables relatives à des paiements, la durée de conservation sera de 10 ans à compter de la transaction. La conservation globale d’un dossier pendant 10 ans, après le départ de l’employé, est manifestement excessive. Certes, l’employeur est tenu de pouvoir établir un certificat de travail jusqu’à 10 ans après le départ de l’employé. Cependant, cette obligation ne nécessite pas la conservation de tout le dossier. D'autant plus que rien n'empêche l’employeur d'établir un certificat, quand bien même il n’est pas demandé (dossier 2022.4144).

L'application Zoom payante est, en principe, conforme à la protection données, sous réserve que plusieurs conditions soient remplies, y compris celles pour les clouds. Le produit Zoom gratuit ne répond pas aux exigences des règles suisses de protection des données (dossier 2022.4106).

Il est permis de journaliser les activés des collaborateurs lors de l'utilisation des applications, mais la mise en place et l'utilisation doit préalablement être cadrée, et annoncée, à l'image de la Loi sur le personnel JU (dossier 2022.4133).

Une entité est en droit de demander des certificats attestant que son employé est apte à travailler en présentiel. Elle se doit de préserver la santé des employés. A l’inverse, pour bénéficier de mesures particulières en raison de l’état de santé, il appartient à l’employé de le justifier (dossier 2021.3840).

Des faits reçus pour la gestion du dossier d’une personne, ne sont pas utilisables pour en gérer d’autres, si le principe de la finalité n’est pas respecté. Excepté si les faits constituent une infraction entrant dans le devoir de dénoncer figurant dans les règles du personnel (dossier 2020.3469).

Tout employé a le droit d’accès à ses données personnelles (pour plus de détails). Les données ne peuvent être traitées que le temps nécessaire pour l’accomplissement des tâches légales. Chaque document, chaque information, doit faire l’objet d’un examen. Néanmoins, dans le Canton de Neuchâtel, il est prévu que des faits qui ont motivé un blâme ou un déplacement, ne peuvent plus être mentionnés après l'écoulement d'un laps de temps de cinq ans à compter du jour où ils ont été prononcés (art. 50 LSt). Alors que dans le Canton du Jura, l’autorité ne peut pas ouvrir la procédure de licenciement plus d’une année après la découverte des faits et, en tous les cas, pas plus de dix ans après que les faits se sont produits (art. 88 LPers). Par conséquent, les informations concernées doivent être effacées à l’échéance des délais précités. Quant aux critiques des tiers figurant dans le dossier, si les autorités n’en ont rien fait pendant plusieurs années, leur conservation devient inutile. En revanche, si elles sont utilisées pour la mise en place de mesures, les informations pourront être conservées le temps de la gestion de la problématique et quelques années suivant la fin de cette dernière.

Selon la loi sur l’archivage, tous les documents doivent être proposés aux archives, qui décideront de la conservation ou de la destruction (dossier 2020.3158).

La communication à un pays limitrophe de la liste des permis frontaliers délivrés exige l’existence d’une base légale, conformément à l’article 25 CPDT-JUNE. Or, ni l’ALCP (RS 0.142.112.681), ni la LEI (RS 142.20) ne la prévoient, malgré les articles 105 à 107 LEI. Elle ne doit dès lors pas être effectuée (dossier 2019.2846).

Un service des ressources humaines n’est pas en droit de faire signer des levées du secret médical en sa faveur afin d’obtenir du médecin traitant tous renseignements utiles sur l’état de santé d’un employé. Selon les règles de protection des données, un SRH n’est pas en droit d’obtenir de telles informations. Il ne peut récolter que des détails sur les modalités de l’aptitude au travail (dossier 2019.3075).

Pour publier sur internet la photo ou/et le nom des employés, il est nécessaire d'obtenir préalablement leur consentement et que la publication soit nécessaire à l'accomplissement des tâches de l'entité (dossier 2019.2762).

L’examen de la durée de stockage des dossiers des ressources humaines doit se faire document par document. Il n’est pas possible de considérer le dossier comme un tout. Un recueil de durée de conservation est mis à disposition par les autorités genevoises (dossier 2019.2756).

Le Service des ressources humaines neuchâtelois est en droit de communiquer les informations nécessaires à l'Office de recouvrement et d'avances des contributions d'entretien, conformément aux articles 25 CPDT-JUNE, ainsi que 3 et 7 LRACE (dossier 2018.2405).

La publication de photos des collaborateurs d'une entité n'est conforme à la CPDT-JUNE qu'en présence d'une base légale ou d'un consentement libre et éclairé (dossier 2017.1789).

Deux services des Ressources Humaines soumis à la CPDT-JUNE sont en droit de se communiquer les données non sensibles et administratives utiles à l'ouverture d'un nouveau dossier pour un collaborateur, telles que les n° AVS, références bancaires, nombre d'enfants et autres données administratives. Il est en revanche exclu de mentionner d'éventuels aspects disciplinaires, sans le consentement préalable de la personne concernée (dossier 2017.1856).

Selon l’article 24 CPDT-JUNE, une collecte de données et les finalités du traitement doivent être reconnaissables pour la personne concernée. Par conséquent, un SRH voulant investiguer à propos des qualités d'un candidat doit l’en informer préalablement pour respecter cet article et lui rappeler qu’il est en droit de s’opposer à la récolte de données, au sens des articles 34 et 36 CPDT-JUNE. Voir aussi à ce propos l'avis du Préposé fédéral (dossier 2016.1515).

Les entités soumises à la CPDT-JUNE ne peuvent adresser des e-mails sur la boîte privée de leurs collaborateurs que si elle offre les mêmes garanties de confidentialité et de sécurité que la boîte professionnelle. Elles ne doivent donc pas envoyer de courriel à des adresses, telles que @gmail.com, @outlook.com (dossier 2016.1507).

La publication de photos "passeport" des collaborateurs sur internet ou par l'intermédiaire d'une messagerie n'est en principe pas conforme aux règles de la protection des données. Il faut au moins le consentement libre et exprès de la personne concernée (dossier 2016.1320).

Un doctorant est autorisé à enquêter sur le contenu des entretiens d'embauche, pour autant que l'article 53 CPDT-JUNE soit respecté (dossier 2015.1246).

Les caisses de pensions des cantons du Jura et Neuchâtel ne sont pas en droit, sans établir une convention préalable, de livrer des données d'assurés, même sous la forme anonymisée, à un employeur ou son courtier, dans le cadre d'un appel d'offre précédant une éventuelle résiliation ordinaire du contrat d'affiliation (dossier 2015.1045).

Il n'est pas conforme au principe de la proportionnalité de publier sur internet le taux d'activité des collaborateurs d'une entité (dossier 2013.0456).

Un responsable hiérarchique n'est pas en droit de récolter des données médicales de ses subalternes. S'il soupçonne une incapacité de travail, il doit les envoyer chez un médecin conseil (dossier 2011.0122).

La Police a besoin du consentement du nouvel agent pour communiquer, à l'ensemble des collaborateurs, son parcours professionnel. En revanche, il est conforme à la protection des données d'annoncer son engagement avec une photo (dossier 2015.1098).

Un arrêté du Conseil communal relatif au personnel et entré en vigueur est en principe un document officiel accessible. Pourrait par exemple faire exception à ce principe, un arrêté traitant de la sécurité (dossier 2015.1089).

Le Service des ressources humaines jurassien est en droit d'utiliser le système d'information Biings pour communiquer les informations aux assureurs maladies et accidents. Il veillera à ne communiquer que les données nécessaires au traitement des sinistres. Le service informatique veillera quant à lui que les exigences de sécurité soient respectées (dossier 2014.0840).

En principe, un employé a accès à l'ensemble de son dossier. Les conditions pour restreindre l'accès sont rarement remplies (dossier 2013.0574).

Une entité est en droit de sous-traiter le traitement des postulations des candidats sous réserve du respect de nombreuses conditions (dossiers 2013.0415 / 2013.0437).

Le médecin cantonal est en droit de fournir la liste des vaccinations d'employés de l'Etat au Service des ressources humaines si le but est de faire une évaluation de la situation, pour  autant que l'article 53 CPDT-JUNE soit respecté (2014.0744).

Le Service de l'emploi, l'Office de l'assurance-invalidité et les Services sociaux sont en droit d'échanger des données, sous réserve du respect du droit fédéral et d'obtenir le déliement du secret professionnel (dossier 2014.0686).

Une entité soumise à la CPDT-JUNE n'est pas en droit d'exiger une liste des salaires non anonymisée si elle ne bénéficie pas d'une base légale (dossier 2014.0666).

Les services des ressources humaines ne sont pas en droit de communiquer le dossier d'un postulant à une autre entreprise sans le consentement du postulant (dossier 2013.0633).

Les dossiers du personnel peuvent être communiqués pour une recherche si toutes les conditions de l'article 53 CPDT-JUNE sont remplies. Le détenteur des données peut, mais ne doit pas forcément accéder à la demande. La décision dépendra beaucoup de la confiance accordée au "chercheur" quant au respect des engagements qu'il doit prendre (dossier 2013.0519).

Le Service des contributions ne peut pas demander aux ressources humaines la référence bancaire d'un député, sans l'avoir préalablement demandé à ce dernier (dossier 2013.0560).

Les Offices AI sont en droit d'obtenir les lettres de sortie des patients si elles sont relatives à un traitement lié à l'incapacité de travail, conformément à l'article 28 LPGA (dossier 2013.0527).

Il n'est pas conforme au principe de la proportionnalité de publier sur internet le taux d'activité des collaborateurs d'une entité (dossier 2013.0456).

La Commission chargée d'évaluer la participation aux dégâts de véhicules privés ou de service utilisés par des agents de l'Etat en service, ne peut pas faire signer une clause générale d'accès à des documents. Elle doit se contenter de demander exclusivement les documents indispensables pour l'évaluation au collaborateur concerné. L'éventuel manque de collaboration de ce dernier sera sanctionné par la quotité de la participation (dossier 2013.0431).

Lorsqu’une entité ne répond pas à une demande fondée sur la CPDT-JUNE rapidement, comme les art. 39 et 76 CPDT-JUNE le prévoient, la partie demanderesse peut demander au PPDT la tenue d’une séance de conciliation (art. 40 CPDT-JUNE) (voir modèles) (dossier 2023.4954).

Selon une jurisprudence constante, les rapports d’audit sont des documents officiels accessibles au public, à moins que l’une des restrictions de l’art. 72 CPDT-JUNE puisse être invoquée par l’administration. Selon le principe de la proportionnalité, seuls les passages concernés par la-les restrictions doivent être caviardés. A relever que l’art. 69 CPDT-JUNE exclut de l’accès les PV du Conseil communal et des entretiens de l’auditeur (dossier 2022.4108).

Les catalogues de fonctions de l'administration et des systèmes de classification des fonctions sont en principe accessibles, à moins qu'une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE soit réalisée (dossier 2022.4229).

En principe, l’agenda des membres d’une entité constitue un document officiel accessible, à moins que le titulaire de l’agenda ne puisse faire valoir une exception au sens des art. 69 à 72 CPDT-JUNE (dossier 2021.4062).

Les rapports de la Commission tripartite sont en principe accessibles s'ils peuvent être anonymisés et qu'ils sont définitifs (dossier 2018.2139).

Une grille des salaires des responsables administratifs et médicaux des établissements médicaux publics, avec la mention du minimum et du maximum en cas de fourchette, ainsi que le nombre de personnes concernées par les paliers salariaux, est en principe un document accessible (dossier 2017.1942).